Séché Environnement: Un enfoque colaborativo de los informes multilingües

El reto

El DRU anual cada año es más largo, así que cada vez se necesita más tiempo para gestionarlo.
El número de colaboradores está aumentando con la intervención de colaboradores internos (consolidación, RSE y legal) y externos: diseñadores gráficos anteriores y posteriores, traductores o socios XBRL.
La versión inglesa traducida se publicaba con un retraso significativo en comparación con la versión francesa del año anterior.

Como empresa pública internacional que cotiza en la Bolsa de París, Séché Environnement tiene que elaborar un informe anual, también conocido como Documento de Registro Universal (DRU), en cada ejercicio económico dentro de los plazos.

Como la empresa cuenta con una gran cantidad de inversores en todo el mundo, tiene que elaborar un DRU en francés y en inglés. Por esta razón, Séché se alió con Acolad para la traducción de este documento en 1997, cuando salió a bolsa.

Sin embargo, el proceso de elaborar el informe cada año lleva más tiempo debido a los crecientes requisitos relativos a los contenidos del DRU y a la necesidad de sumar colaboradores.

En consecuencia, entre la finalización de la versión francesa (idioma del documento maestro) y su posterior traducción y revisión pasaba más de un mes —mucho más de lo ideal—, y había que trabajar con otros intermediarios, como agencias de diseño gráfico.

Además, Séché vio que había que ser más eficaces y colaborativos, y permitir que diferentes expertos en la materia pudieran intervenir de forma más directa y trabajar en el documento al mismo tiempo.

La solución

Consciente de que la colaboración existente no llegaba a responder a todas las necesidades de Séché, como socio global de contenidos, Acolad identificó una oportunidad para simplificar el proceso y proporcionar a Séché soluciones tanto para producir como para localizar el DRU.

Acolad utilizó Pomdoc Pro (una tecnología de Pomelo Paradigm) como base para implementar una herramienta de colaboración de contenidos personalizable que permite traducir y corregir en paralelo a la creación de contenido. Así, el documento se puede completar de forma progresiva en el formato o resultado deseado en poco tiempo.

Para ayudar a Séché a cumplir sus requisitos normativos, Acolad adaptó las plantillas de contenido de la plataforma a las normas aplicables a los DRU y a la identidad visual, las directrices y la tipografía de la marca.

Además, la plataforma, a la que se puede acceder en línea fácilmente, abre la puerta a la rendición de cuentas y al trabajo compartido sin límite de usuarios.

Una vez que se introdujo toda la información en la plataforma, Séché organizó un taller interno con todos los colaboradores para que pudieran recopilar informes de forma autónoma en sus propios entornos de trabajo.

Al mismo tiempo, un equipo de soluciones financieras de Acolad supervisó el proyecto y lo coordinó todo con Séché.

Servicios de contenidos financieros destacados

Consultoría de contenidos globales que incluye tecnología y procesos
Implementación y personalización de una plataforma de contenidos colaborativa
- Plantillas que cumplen con las normas aplicables a los DRU y las características visuales de la marca
- Acceso personal para cada colaborador
- Asignación de derechos por capítulo a cada usuario para respetar la confidencialidad y la redacción colaborativa
Seguimiento de cambios preciso (fecha + hora + nombre del autor + capítulo modificado)
Proceso de traducción en paralelo: creación simultánea de la versión traducida al inglés con la versión maestra original en francés
Asistencia con los contenidos: formación de usuarios inicial y soporte tecnológico a diario

El resultado

Producción del DRU 10 veces más rápida
Servicios de creación de contenido, corrección y traducción a través de una sola plataforma
Certificaciones de auditoría legal más rápidas
Cumplimiento automático de las normas aplicables a los DRU y las directrices de la marca
Gestión autónoma de los informes por parte de los autores de Séché Environment

Gracias al uso de la plataforma y los procesos colaborativos, Acolad pudo entregar la versión inglesa del DRU de Séché casi al mismo tiempo que la versión original en francés —en solo dos o tres días—, de manera que se ahorró más de un mes de trabajo. Esto ayudó a mejorar la imagen entre los inversores anglófonos, ya que para ellos es muy importante poder tener el mismo acceso a la información disponible que los inversores de habla francesa.

La producción del aspecto visual era una de las principales preocupaciones de Séché antes de implantar la plataforma, para lo que recurrían a la intervención de agencias de diseño gráfico externas. La solución de Acolad ayudó a responder a los requisitos gráficos y de diseño de Séché en mucho menos tiempo y de una forma bastante más rentable. Desde el principio se incluyó a los diseñadores internos de Acolad en el proceso de colaboración del contenido.

Tal y como explica Manuel Andersen, gestor de relaciones con inversores de Séché Environment, el proceso es mucho más intuitivo para los equipos que participan: «Ahora podemos exportar los contenidos directamente en formato XLIFF para su traducción. De esta forma, el traductor puede trabajar en su entorno habitual y, después, volvemos a integrar la traducción directamente en la herramienta. La maquetación se hace de forma automática en esta fase, así que el documento traducido aparece ya igual que el documento original, que se ha maquetado previamente al principio del proceso. No tiene nada que ver con tener que copiar y pegar, solo hay que hacer unos retoques y listo. Nos ahorra mucho tiempo».

El resultado

Aprovechar la tecnología para garantizar la eficacia

La longeva colaboración de Acolad con Hitachi Energy se remonta a su época como parte de ABB. Llevamos más de 15 años trabajando juntos para desarrollar una solución integral adaptada a sus propias demandas como proveedor de servicios y fabricante global.

Trabajamos juntos para implementar:

Una plataforma centralizada de traducción: una plataforma única para todas las solicitudes de traducción a la que pudieran acceder todos los usuarios de Hitachi Energy con una página de destino específica y un inicio de sesión único (SSO).
Mayor eficiencia de la traducción: aprovechamos una buena memoria de traducción y base de datos terminológica para optimizar la reutilización de los recursos y reducir los esfuerzos de traducción humana, así como el conector Ariba para reducir el trabajo manual de las solicitudes de traducción.
Opciones de traducción flexibles: se puede solicitar una gama de servicios que incluye traducción automática, traducción humana y opciones adicionales, como interpretación, tal y como se necesite.
Una plataforma de traducción segura: con esto garantizamos que los datos sensibles se siguen gestionando de forma segura y se tratan usando protocolos y procedimientos de máxima seguridad.

Conclusión

Mirando al futuro

A Séché le pareció que la solución de contenidos financieros de Acolad era tan útil y fácilmente compatible con las normas de elaboración de informes que tienen previsto ampliar la colaboración con Acolad a todos los informes financieros futuros utilizando el marco global del lenguaje XBLR (eXtensible Business Reporting Language) en la empresa.