Séché Environnement: Yhteistyöhön perustuva lähestymistapa monikielisiin raportteihin

Haaste

Vuosikertomuksen pituus kasvaa vuosi vuodelta, joten sen tuottaminen vie entistä enemmän aikaa.
Tekijöiden määrä kasvaa, ja raportin tekemiseen osallistuu sekä sisäisiä (konsolidointi, yhteiskuntavastuu, lakiasiat) että ulkoisia sidosryhmiä, kuten alku- ja loppuvaiheen graafisia suunnittelijoita, kääntäjiä ja XBRL-kumppaneita.
Englanniksi käännetty versio julkaistiin edellisenä vuonna huomattavalla viiveellä ranskankieliseen versioon verrattuna.

Kansainvälisenä Pariisin pörssiin listattuna yhtiönä Séché Environnement on velvollinen laatimaan vuosikertomuksen jokaisesta tilivuodesta tiettyyn määräaikaan mennessä.

Yhtiöllä on laaja sijoittajakunta kaikkialla maailmassa, joten vuosikertomus on tuotettava sekä ranskaksi että englanniksi. Acolad on toiminut Séchén kumppanina ja hoitanut vuosikertomusten käännökset listautumisvuodesta 1997 lähtien.

Vuosikertomuksen sisältövaatimukset kuitenkin laajenevat jatkuvasti, ja sen tuottamiseen tarvitaan entistä enemmän tekijöitä. Raportin laatiminen vie siis vuosi vuodelta enemmän aikaa.

Ranskankielisen (pääkieli) version valmistumisen jälkeen kului yli kuukausi – eli aivan liian kauan –, ennen kuin englanninkielinen versio oli käännetty ja oikoluettu, ja lisäksi prosessissa tarvittiin myös muita välikäsiä, kuten graafisen suunnittelun toimistoja.

Séché myös ymmärsi, että tarvitaan tehokkaampaa toimintaa ja enemmän yhteistyötä ja että aihealueiden asiantuntijoilla pitäisi olla mahdollisuus työstää asiakirjaa suoraan ja samanaikaisesti.

Ratkaisu

Acolad tiesi, että silloinen kumppanuus ei täyttänyt kaikkia Séchén tarpeita. Globaalina sisältökumppanina Acolad huomasi tilaisuuden yksinkertaistaa prosessia ja tarjota Séchélle sekä vuosikertomuksen tuotanto- että lokalisointiratkaisut.

Acolad rakensi räätälöidyn sisällöntuotannon yhteistyötyökalun Pomelo Paradigmin kehittämälle Pomdoc Pro -alustalle. Työkalu mahdollistaa oikoluvun ja käännökset sisällöntuotannon rinnalla. Näin asiakirja voidaan viimeistellä vaiheittain halutussa muodossa ja lyhyessä ajassa.

Acolad auttoi Séchéä täyttämään lainsäädännön vaatimukset mukauttamalla alustan sisältömallit vastaamaan vuosikertomusta koskevia standardeja sekä brändin visuaalista identiteettiä, ohjeistuksia ja typografiaa.

Alustaa on myös helppo käyttää verkossa, se mahdollistaa sisällön omistajuuden ja tarjoaa yhteistyömahdollisuuksia rajattomalle määrälle käyttäjiä.

Kun tiedot oli saatu alustalle, Séché järjesti sisäisen työpajan kaikille vuosikertomuksen tekijöille, jotta he voisivat työstää raporttia itsenäisesti omissa työympäristöissään.

Samalla Acoladin talousviestintäratkaisujen tiimi valvoi projektia alusta loppuun ja koordinoi projektin hallinnan Séchén kanssa.

Talousviestinnän sisältöpalvelut

Globaali sisältökonsultointi, mukaan lukien teknologiat ja prosessit
Yhteistyötä edistävän sisältöalustan toteutus ja räätälöinti
- Raportointistandardien ja brändin visuaalisen identiteetin mukaiset mallipohjat
- Jokaiselle tekijälle henkilökohtainen pääsy järjestelmään
- Käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjille sisältöosioittain varmistaa luottamuksellisuuden ja mahdollistaa yhteismuokkauksen
Tarkka muutosten seuranta (päivämäärä + aika + tekijän nimi + muutettu luku)
Samanaikainen käännösprosessi: englanniksi käännetty versio tuotetaan samanaikaisesti alkuperäisen ranskankielisen version kanssa
Sisältötuki: alustava käyttäjäkoulutus ja päivittäinen teknologiatuki

Tulos

Vuosikertomuksen tuotanto 10 kertaa nopeammin
Sisällöntuotanto, oikoluku ja käännöspalvelut yhdellä alustalla
Nopeammat lakisääteiset auditointitarkastukset
Automatisoitu raportointistandardien ja brändiohjeistusten noudattaminen
Séché Environnementin kirjoittajilla mahdollisuus hallita raportteja itsenäisesti.

Yhteistyöalustan ja -prosessien ansiosta Acolad pystyi tuottamaan Séchén vuosikertomuksen englanninkielisen version lähes samanaikaisesti alkuperäisen ranskankielisen version kanssa. Aikaa kului vain 2–3 päivää, joten työaikaa säästyi yli kuukausi. Tämä auttoi parantamaan yrityskuvaa englanninkielisten sijoittajien keskuudessa, sillä heidän on tärkeää saada tiedot samaan aikaan ranskalaisten sijoittajien kanssa.

Yksi Séchén suurimmista huolenaiheista ennen alustan käyttöönottoa liittyi visuaaliseen suunnitteluun, jossa heillä oli tapana käyttää ulkoisia suunnittelutoimistoja. Acoladin ratkaisu auttoi Séchéä suoriutumaan graafisesta ja visuaalisesta suunnittelusta paljon aiempaa nopeammin (ja kustannustehokkaammin), sillä Acoladin omat suunnittelijat osallistuivat sisällöntuotantoprosessiin alusta alkaen.

Vuosikertomusta tekeville tiimeille prosessi on huomattavasti intuitiivisempi, kuten Séché Environnementin sijoittajasuhdejohtaja Manuel Andersen toteaa: ”Nyt voimme viedä sisällön suoraan käännettäväksi XLIFF-muodossa. Kääntäjä tekee käännöstyön omassa ympäristössään, ja sen jälkeen voimme integroida käännöksen suoraan takaisin työkaluun. Tässä vaiheessa ulkoasu tuotetaan automaattisesti, joten käännetty asiakirja näyttää välittömästi samalta kuin lähdetiedosto, jonka ulkoasu on muotoiltu prosessin alkuvaiheessa. Kyse ei siis ole leikkaamisesta ja liimaamisesta, vaan pienestä säätämisestä. Aikaa säästyy valtavasti.”

Tulos

Tehokkuutta teknologiasta

Acolad on tehnyt Hitachi Energyn kanssa pitkään yhteistyötä, sillä kumppanuus alkoi yrityksen ollessa vielä osa ABB:tä. Yli 15 vuoden ajan olemme yhdessä kehittäneet kattavia ratkaisuja, jotka vastaavat Hitachi Energyn ainutlaatuisiin tarpeisiin globaalina teollisuusyrityksenä ja palveluntuottajana.

Otimme yhdessä käyttöön seuraavat ratkaisut:

Keskitetty käännöstenhallinta-alusta: kaikki käännöspyynnöt keskitetään yhdelle alustalle, jota Hitachi Energyn käyttäjät voivat käyttää oman aloitussivun ja kertakirjautumisen kautta.
Parempi käännöstehokkuus: käännösmuisti ja termikanta optimoivat sisällön uudelleenkäytön ja vähentävät kääntäjien työpanosta, ja Ariba-konnektori poistaa manuaalisen työn käännösprosessista.
Joustavat käännösvaihtoehdot: asiakas voi tilata tarpeen mukaan erilaisia palveluja, kuten konekäännöksiä, ihmiskäännöksiä tai tulkkauksen kaltaisia lisäpalveluja.
Turvallinen käännösalusta: varmistaa, että arkaluonteisia tietoja käsitellään turvallisesti tiukimpien tietoturvaprotokollien ja -menettelyjen mukaan.