Séché Environnement: Een gezamenlijke aanpak voor meertalige rapporten

De uitdaging

Het jaarlijkse URD-verslag wordt elk jaar langer en langer en het beheer ervan neemt steeds meer tijd in beslag
Het aantal personen dat eraan meewerkt, neemt toe door de tussenkomst van interne (consolidatie, MVO, juridisch) en externe medewerkers: grafisch ontwerpers, vertalers, XBRL-partners in verschillende fasen van het proces
De publicatie van de vertaalde Engelse versie met een aanzienlijke vertraging in vergelijking met de Franse versie vorig jaar

Als internationale openbare vennootschap die genoteerd staat op de Beurs van Parijs, is Séché Environnement verplicht om elk boekjaar tijdig een jaarverslag, ook Universal Registration Document (URD) genoemd, op te stellen.

Aangezien de vennootschap wereldwijd over heel wat investeerders beschikt, moet dit URD niet alleen in het Frans, maar ook in het Engels worden opgesteld. Sinds Séché in 1997 naar de beurs ging, werkt ze voor de vertaling van dit document samen met de diensten van Acolad.

Door de steeds toenemende URD-contentvereisten en de behoefte aan extra medewerkers neemt de opstelling van het verslag elk jaar meer tijd in beslag.

Hierdoor zat er meer dan een maand tussen de voltooiing van de Franse versie (hoofdtaal) en de daaropvolgende vertaling en proofreading. Dat het zolang duurde, was natuurlijk alles behalve ideaal. Bovendien moest ook een beroep worden gedaan op grafisch ontwerpers.

Daarnaast begreep Séché dat het nodig was om doeltreffender te zijn, meer samen te werken en het mogelijk te maken om experts ter zake op directere wijze te laten tussenkomen en tegelijkertijd aan het document te laten werken.

De oplossing

Omdat het bestaande partnerschap niet aan alle behoeften van Séché beantwoordde, zag Acolad, als internationale contentpartner, een mogelijkheid om het proces te vereenvoudigen en oplossingen op het gebied van zowel URD-opstelling als lokalisatie te verstrekken aan Séché.

Acolad gebruikte Pomdoc Pro (een Pomelo Paradigm-technologie) als de basis voor een personaliseerbare contentsamenwerkingstool waarbij proofreading en vertaling tegelijkertijd met contentcreatie kunnen plaatsvinden. Hierdoor is de progressieve voltooiing van het document binnen een korte termijn mogelijk in de gewenste lay-out/output.

Om ervoor te zorgen dat Séché aan de regelgevingsvereisten voldeed, stemde Acolad de contenttemplates af op de URD-normen en op de visuele identiteit, richtlijnen en typografie van het merk.

Bovendien is het platform gemakkelijk online toegankelijk, opent het de deur voor verantwoordelijkheid en biedt het mogelijkheden om tegelijkertijd te werken zonder beperking van het aantal gebruikers.

Nadat de informatie geïntegreerd was in het platform, organiseerde Séché een interne workshop met alle medewerkers, zodat zij autonoom verder konden werken aan de opstelling van het verslag in hun eigen werkomgeving.

Tegelijkertijd verzorgde een team inzake financiële oplossingen van Acolad de follow-up van het volledige project en de coördinatie van elke fase met Séché.

Beschikbare diensten voor financiële content

Internationaal contentadvies, inclusief technologie en processen
Implementatie en personalisering van een gezamenlijk contentplatform
- Templates afgestemd op URD-normen en visuele branding
- Persoonlijke toegang voor elke medewerker
- Toekenning van rechten per hoofdstuk aan elke gebruiker om vertrouwelijkheid en gezamenlijk schrijven te respecteren
Nauwkeurige tracering van wijzigingen (datum + tijdstip + naam auteur + gewijzigd hoofdstuk)
Parallel vertaalproces: simultane creatie van de Engelse vertaalde versie op basis van de originele Franse hoofdtekst
Contentondersteuning: initiële gebruikersopleiding en dagelijkse technologische ondersteuning

Het resultaat

URD-opstelling 10 keer sneller
Contentcreatie, proofreading en vertaling via één enkel platform
Snellere wettelijke auditcertificaten
Automatische overeenstemming met URD-normen en merkrichtlijnen
Autonoom beheer van verslagen door de schrijvers van Séché Environnement

Dankzij het gemeenschappelijke platform en de gezamenlijke processen slaagde Acolad erin om de Engelse versie van het URD-verslag van Séché nagenoeg op hetzelfde moment als de originele Franse versie te verstrekken, met een verschil van slechts 2 à 3 dagen. Hierdoor werd meer dan een maand aan werktijd bespaard. Dit zorgde voor een beter imago bij Engelstalige investeerders, aangezien het erg belangrijk is dat zij over dezelfde informatie beschikken als Franse investeerders.

Vóór de implementatie van het platform maakte Séché zich vooral zorgen over het visuele aspect, want hiervoor deden zij een beroep op externe grafisch ontwerpers. Dankzij de oplossing van Acolad kon veel sneller (en rendabeler) worden beantwoord aan de grafische en ontwerpbehoeften van Séché, aangezien de interne designers van Acolad van meet af aan betrokken waren bij het gezamenlijke contentproces.

Voor de betrokken teams is het een veel intuïtiever proces, zo legt Manuel Andersen, Séché Environnement Investor Relationships Manager, uit: “Wij kunnen de content nu rechtstreeks vertalen in XLIFF-formaat. Hierdoor werkt de vertaler in zijn gebruikelijke omgeving en kunnen wij de vertaling onmiddellijk opnieuw integreren in de tool. In deze fase gebeurt de lay-out automatisch en ziet het vertaalde document er al uit als het brondocument dat aan het begin van het proces al was geformatteerd. Het is niet te vergelijken met copy-pasten, het gaat supervlot en bespaart zoveel tijd.”

De resultaten

Technologie gebruiken om effectiviteit te waarborgen

Acolad werkt al lang samen met Hitachi Energy, zelfs al van in de tijd dat het nog deel uitmaakte van ABB. Wij werken al meer dan 15 jaar samen voor de ontwikkeling van een allesomvattende oplossing die volledig afgestemd is op hun unieke vereisten als internationale producent en dienstverlener.

Wij werkten samen aan de implementatie van:

Een gecentraliseerd vertaalplatform: Eén enkel platform voor alle vertaalverzoeken, toegankelijk voor alle gebruikers van Hitachi Energy met een specifieke landingspagina en single sign-on (SSO).
Betere vertaaleffectiviteit: Door gebruik te maken van een degelijk vertaalgeheugen en een terminologiedatabase om het hergebruik van content te optimaliseren en de menselijke vertaalinspanningen te verminderen, alsook van Ariba-connector om handmatig werk voor vertaalverzoeken weg te nemen.
Flexibele vertaalopties: Diverse diensten, waaronder machinevertaling, menselijke vertaling en bijkomende opties zoals tolken, kunnen indien nodig worden aangevraagd.
Een veilig vertaalplatform: Ter waarborging dat alle gevoelige data veilig beheerd en behandeld worden met inachtneming van de striktste veiligheidsprotocollen en -procedures.

Conclusie

Een blik op de toekomst

Séché vond de financiëlecontentoplossing van Acolad zo handig en gemakkelijk af te stemmen op de verslagleggingsnormen dat zij van plan zijn om het partnerschap met Acolad uit te breiden voor alle toekomstige financiële verslagen door binnen het bedrijf gebruik te maken van een algemeen XBRL-kader (eXtensible Business Reporting Language).