Séché Environnement: En samarbetsbaserad metod för flerspråkiga rapporter

Utmaningen

Företagets URD/årsredovisning blir allt längre varje år, vilket gör hanteringen allt mer tidskrävande.
Antalet medarbetare växer på grund av det ökande deltagandet av interna (konsolidering, CSR, juridik) och externa intressenter: grafikdesigners uppströms och nedströms, översättare och XBRL-partners.
Publiceringen av den översatta engelska versionen skedde med stor fördröjning jämfört med den franska versionen föregående år.

Som internationellt börsnoterat företag på Parisbörsen måste Séché Environnement ta fram en årsredovisning, även kallad universellt registreringsdokument (URD), till ett visst datum varje redovisningsår.

Med en lång rad investerare världen över behöver de inte bara ta fram ett URD på franska, utan också på engelska. Därför har Séché sedan företaget börsnoterades 1997 samarbetat med Acolad för att översätta detta dokument.

De ständigt växande kraven på innehållet i URD och behovet av bidrag från fler medarbetare gjorde sammanställningen av rapporten allt mer tidskrävande för varje år som gick.

Detta gjorde att tiden mellan det att den franska versionen (masterversionen) var färdig och den efterföljande översättningen och korrekturläsningen var mer än en månad – mycket längre än vad som är önskvärt – och dokumentet behövde även passera andra mellanhänder, till exempel grafikbyråer.

Dessutom insåg Séché att det fanns behov av att vara mer effektiva, samarbetsinriktade och låta ämnesexperter vara mer direkt inblandade, och göra det möjligt för alla att arbeta samtidigt på dokumentet.

Lösningen

Eftersom Acolad insåg att det befintliga samarbetet inte uppfyllde alla Séchés behov identifierade vi som global innehållspartner en möjlighet att förenkla processen och erbjuda Séché såväl produktions- som lokaliseringslösningar för URD.

Acolad använde Pomdoc Pro (en Pomelo Paradigm-teknik) som grund för ett anpassningsbart samarbetsverktyg för innehåll som gör det möjligt att sköta korrekturläsning och översättning parallellt med innehållsproduktionen. Detta möjliggör ett progressivt slutförande av dokumentet med önskad layout/resultat inom en kort tidsrymd.

För att hjälpa Séché att uppfylla regulatoriska krav anpassade Acolad plattformens innehållsmallar till URD-standarderna och varumärkets visuella identitet, riktlinjer och typografi.

Dessutom är plattformen lättåtkomlig online, möjliggör tydligt ansvar och ger utrymme för gemensamt arbete utan begränsning av antalet användare.

När informationen lagts upp i plattformen organiserade Séché ett internt seminarium med alla medarbetare så att de skulle kunna fortsätta sammanställa rapporten självständigt i sina egna arbetsmiljöer.

Samtidigt övervakade ett finanslösningsteam från Acolad projektet i sin helhet och samordnade allt med Séché.

Aktuella finansiella innehållstjänster

Global innehållsrådgivning inklusive teknik och processer
Implementering och anpassning av en samarbetsinriktad innehållsplattform
- Mallar som följer URD-standarderna och varumärkets visuella identitet
- Personlig åtkomst för varje medarbetare
- Tilldelning av rättigheter per kapitel till varje användare som möjliggör konfidentialitet och samarbetsinriktat skrivande
Exakt information om gjorda ändringar (datum + tid + författarens namn + ändrat kapitel)
Parallell översättningsprocess: den engelska översatta versionen skapas samtidigt som det franska originalet
Innehållsstöd: inledande användarutbildning och dagligt teknikstöd

Resultatet

10 gånger snabbare URD-produktion
Innehållsproduktion, korrekturläsning och översättningstjänster via en enda plattform
Snabbare lagenliga revisionsintyg
Automatiserad efterlevnad av URD-standarder och varumärkesriktlinjer
Autonom hantering av rapporter från Séché Environnements skribenter

Tack vare de samarbetsinriktade plattformarna och processerna kunde Acolad tillhandahålla den engelska versionen av Séchés URD-rapport praktiskt taget samtidigt som den franska originalversionen – inom bara 2–3 dagar, vilket sparade mer än en månads arbetstid. Detta bidrog till att stärka företagets image bland engelskspråkiga investerare, eftersom det är mycket viktigt för dem att ha samma information tillgänglig som de franska investerarna.

Ett av Séchés största problem innan implementeringen av plattformen var produktionen av den visuella identiteten, som krävde inblandning av externa grafikbyråer. Acolads lösning kunde uppfylla Séchés behov av grafik och design mycket snabbare (och mer kostnadseffektivt), eftersom Acolads egna designers ingick i den samarbetsinriktade innehållsprocessen redan från början.

För de inblandade teamen är det en mycket mer intuitiv process, förklarar Manuel Andersen, Séché Environnements Investor Relationships Manager: ”Nu kan vi exportera innehållet direkt för översättning i XLIFF-format, översättaren arbetar i sin vanliga miljö och vi kan återintegrera översättningen direkt i verktyget. Layouten görs automatiskt i det här skedet och det översatta dokumentet ser redan ut som källdokumentet, som fick sitt format redan i början av processen. Det är helt annorlunda än att klippa och klistra, det handlar bara om finjustering och sparar massor av tid.”

Resultatet

Utnyttja tekniken för att säkerställa effektivitet

Acolad har ett långvarigt samarbete med Hitachi Energy, som sträcker sig ända tillbaka till deras tid som del av ABB. I mer än 15 år har vi samarbetat för att utveckla en heltäckande lösning skräddarsydd efter deras unika behov som global tillverkare och tjänsteleverantör.

Vi samarbetade för att implementera:

En centraliserad översättningsplattform: En heltäckande plattform för alla översättningsförfrågningar, tillgänglig för alla Hitachi Energy-användare med en särskild startsida och enkel inloggning (SSO).
Förbättrad översättningseffektivitet: Ett robust översättningsminne och en terminologidatabas används för att optimera återanvändning av innehåll och minska det mänskliga översättningsarbetet, tillsammans med Ariba-konnektorn som minimerar manuellt arbete för översättningsförfrågningar.
Flexibla översättningsalternativ: En rad tjänster inklusive maskinöversättning, mänsklig översättning och ytterligare alternativ som tolkning kan begäras vid behov.
En säker översättningsplattform: Detta säkerställer att alla känsliga data hanteras på säkert sätt i enlighet med de striktaste säkerhetsprotokollen och procedurerna.