Séché Environnement: Un approccio collaborativo ai rapporti multilingue

La sfida

Il DRU annuale cresce in lunghezza di anno in anno, il che comporta una crescente complessità nella sua gestione e un maggiore dispendio di tempo
Il numero di contributori sta crescendo grazie all'intervento di contributori interni (consolidamento, CSR, legale) ed esterni: grafici interni ed esterni, traduttori, partner XBRL
Pubblicazione della versione tradotta in inglese con un notevole ritardo rispetto alla versione francese dell'anno precedente

In quanto società internazionale quotata alla Borsa di Parigi, Séché Environnement è obbligata a redigere entro una data specifica un rapporto annuale, comunemente noto come Documento di Registrazione Universale (DRU), per ciascun anno fiscale.

Con una vasta gamma di investitori in tutto il mondo, deve produrre un DRU non solo in francese, ma anche in inglese. Pertanto, dal momento della quotazione in borsa nel 1997, Séché ha affidato i servizi di traduzione di questo documento ad Acolad.

Tuttavia, i crescenti requisiti in termini di contenuti dei DRU e la necessità di ulteriori contributori rendono la redazione del rapporto sempre più dispendiosa, anno dopo anno.

Di conseguenza, tra il completamento della versione francese (lingua principale) e la successiva traduzione e revisione, trascorreva più di un mese (tempistica lungi dall’essere ideale), con l’intervento di altri intermediari, come le agenzie di grafica.

Inoltre, Séché sapeva che c'era bisogno di essere più efficienti, più collaborativi e consentire agli esperti in materia sia di intervenire in modo più diretto che di lavorare simultaneamente sul documento.

La soluzione

Consapevole che la partnership esistente non soddisfaceva tutte le esigenze di Séché, in qualità di partner globale per i contenuti, Acolad ha identificato un'opportunità per semplificare il processo e fornire a Séché soluzioni di produzione e di localizzazione dei DRU.

Acolad ha utilizzato Pomdoc Pro (una tecnologia Pomelo Paradigm) come base per uno strumento di collaborazione sui contenuti personalizzabile che consente la correzione e la traduzione parallelamente alla creazione dei contenuti. Ciò permette la progressiva finalizzazione del documento nel layout/output desiderato in un breve lasso di tempo.

Per garantire a Séché la conformità ai requisiti normativi, Acolad ha personalizzato i modelli di contenuto della piattaforma, garantendo la conformità agli standard DRU e all'identità visiva, alle linee guida e alla tipografia del marchio.

Inoltre, la piattaforma è facilmente accessibile online, consente l’assegnazione di responsabilità e offre l’opportunità di lavorare in condivisione senza limiti al numero di utenti.

Una volta che le informazioni sono state predisposte nella piattaforma, Séché ha organizzato un workshop interno con tutti i contributori in modo che potessero continuare la redazione del rapporto in autonomia nei rispettivi ambienti di lavoro.

Nel frattempo, un team specializzato nelle soluzioni finanziarie di Acolad ha monitorato l'intero progetto dall'inizio alla fine, in coordinamento con Séché.

Servizi per contenuti finanziari globali

Consulenza sui contenuti globali comprensiva di tecnologia e processi
Implementazione e personalizzazione della piattaforma per contenuti collaborativi
- Modelli conformi agli standard DRU e alle caratteristiche visive del brand
- Accesso personale per ogni contributore
- Assegnazione dei diritti per capitolo a ciascun utente per rispettare la riservatezza e la scrittura collaborativa
Tracciamento preciso delle modifiche (data + ora + nome dell'autore + capitolo modificato)
Processo di traduzione parallelo: creazione simultanea della versione tradotta in inglese con la versione master francese originale
Supporto in materia di contenuti: formazione iniziale degli utenti e supporto tecnologico quotidiano

Il risultato

Produzione dei DRU 10 volte più veloce
Servizi di creazione, traduzione e revisione di contenuti in un'unica piattaforma
Certificazioni di revisione legale dei conti più rapide
Conformità automatica agli standard DRU e alle linee guida del brand
Gestione autonoma dei report da parte dei redattori di Séché Environment

Grazie alla piattaforma e ai processi collaborativi, Acolad è stata in grado di consegnare la versione inglese del rapporto DRU di Séché quasi contemporaneamente alla versione francese originale, appena 2-3 giorni dopo, con un risparmio di tempo di oltre un mese. Questo risultato ha contribuito a rafforzare l'immagine tra gli investitori di lingua inglese, dato che per loro è molto importante poter accedere alle stesse informazioni di cui dispongono gli investitori francesi.

Una delle principali preoccupazioni di Séché prima dell'implementazione della piattaforma riguardava la produzione dell'aspetto visivo, per la quale avevano bisogno dell'intervento di agenzie di grafica esterne. La soluzione di Acolad ha permesso di soddisfare le richieste di Séché in termini di grafica e progettazione in un tempo molto più breve (e a costi più contenuti), grazie al coinvolgimento dei grafici interni di Acolad sin dall'inizio del processo di collaborazione sui contenuti.

Per i team coinvolti il processo è molto più intuitivo, come spiega Manuel Andersen, Investor Relations Manager presso Séché Environment: “Adesso possiamo esportare direttamente il contenuto da tradurre in formato XLIFF, pertanto il traduttore può lavorare nel suo ambiente abituale e, al termine, noi possiamo reintegrare la traduzione direttamente nello strumento. Visto che il layout viene eseguito automaticamente in quella fase, il documento tradotto è già nel formato di origine formattato all'inizio del processo. È completamente diverso dal copia e incolla, bastano pochi ritocchi, con un enorme risparmio di tempo.”

I risultati

Sfruttare la tecnologia per garantire l'efficienza

Acolad collabora con Hitachi Energy da molto tempo, fin da quando faceva parte di ABB. Da più di 15 anni collaboriamo strettamente per sviluppare una soluzione completa, personalizzata in base alle esigenze specifiche dell'azienda come produttore e fornitore globale di servizi.

Abbiamo collaborato per implementare:

Una piattaforma di traduzione centralizzata: Una piattaforma unica per tutte le richieste di traduzione, accessibile a tutti gli utenti di Hitachi Energy tramite una pagina dedicata e accesso con Single Sign-On (SSO).
Efficienza di traduzione migliorata: Sfruttare una robusta memoria di traduzione e un database terminologico per ottimizzare il riutilizzo dei contenuti e ridurre il lavoro di traduzione manuale, nonché il connettore Ariba per eliminare le attività manuali nelle richieste di traduzione.
Opzioni di traduzione flessibili: È possibile richiedere una vasta gamma di servizi, tra cui traduzione automatica, traduzione umana e opzioni aggiuntive come l'interpretariato, a seconda delle necessità.
Una piattaforma di traduzione sicura: Garantire che tutti i dati sensibili vengano gestiti e trattati in modo sicuro, rispettando i più elevati protocolli e procedure di sicurezza.