Séché Environnement: En samarbejdsorienteret tilgang til flersprogede rapporter

Udfordringen

URD-årsrapporten bliver længere og længere hvert år, så håndteringen af den bliver mere og mere tidskrævende
Antallet af bidragsydere vokser med deltagelse fra interne (konsolidering, CSR, juridisk afdeling) og eksterne bidragsydere, herunder grafiske designere, oversættere og XBRL-partner
Den oversatte engelske version blev offentliggjort med en betydelig forsinkelse i forhold til den franske version i det foregående år

Som en international offentlig virksomhed noteret på børsen i Paris er Séché Environnement forpligtet til hvert regnskabsår i god tid at udarbejde en årsrapport, også kendt som et Universal Registration Document (URD).

Med en bred vifte af investorer i hele verden er det ikke nok kun at udarbejde en URD på fransk, men også på engelsk. Derfor, og siden børsnoteringen i 1997, har Séché indgået partnerskab med Acolad om oversættelse af dette dokument.

Men de stadigt voksende krav til indholdet i deres URD og behovet for yderligere bidragsydere gør udarbejdelsen af rapporten til et mere tidskrævende projekt hvert år.

Derfor gik der over en måned, fra den franske version (udgangssprog) blev færdig, til den blev oversat og korrekturlæst. Denne tidshorisont er langt fra ideel, og oversættelsesprocessen krævede endda hjælp udefra, f.eks. fra grafiske designbureauer.

Desuden var Séché klar over, at de skulle være mere effektive, være mere samarbejdsvillige og give eksperter mulighed for at deltage mere direkte og arbejde samtidigt med dokumentet.

Løsningen

Acolad var bevidste om, at det eksisterende partnerskab ikke opfyldte alle Séchés behov. Derfor fandt de, i deres egenskab af globale indholdspartner, en mulighed for at forenkle processen og levere både produktion af URD og lokaliseringsløsninger til Séché.

Acolad brugte Pomdoc Pro (en Pomelo Paradigm-teknologi) som grundlaget for et specialtilpasset værktøj til samarbejde om indhold, der gør det muligt at foretage korrekturlæsning og oversættelse parallelt med udarbejdelsen af indhold. Dette gjorde det muligt at færdiggøre dokumentet i det ønskede layout/output inden for en kort tidsramme.

Med henblik på at hjælpe Séché med at opfylde sine lovgivningsmæssige krav tilpassede Acolad platformens indholdsskabeloner til URD-standarder og til brandets visuelle identitet, retningslinjer og typografi.

Desuden er platformen let tilgængelig online, åbner op for ansvarlighed og tilbyder delte arbejdsmuligheder uden begrænsning på antallet af brugere.

Lige så snart oplysninger var tilgængelige på platformen, kunne Séché indkalde til en intern workshop med alle bidragsyderne, så de selvstændigt kunne fortsætte rapportindsamlingen i deres egne arbejdsområder.

Samtidig overvågede et Finance Solutions Team fra Acolad hele projektet fra A til Z og koordinerede det hele med Séché.

Udvalgte services til finansielt indhold

Global indholdsrådgivning, der omfatter teknologi og processer
Implementering og tilpasning af samarbejdsbaseret indholdsplatform
- Skabeloner, der passer til URD-standarder og indeholder visuel branding
- Personlig adgang for hver bidragsyder
- Tildeling af kapitelbaserede rettigheder til hver bruger med henblik på at respektere fortrolighed og samarbejde om udarbejdelse af indhold
Præcis registrering af ændringer (dato, klokkeslæt, forfatterens navn og ændret kapitel)
Parallel oversættelsesproces, den engelske oversatte version udarbejdes samtidigt med den originale franske tekst
Indholdssupport: indledende brugeruddannelse og daglig teknologisupport

Resultatet

10 gange hurtigere produktion af URD
Udarbejdelse af indhold, korrekturlæsning og oversættelsesservices på én enkelt platform
Hurtigere lovpligtige revisionscertificeringer
Automatiseret efterlevelse af URD-standarder og retningslinjer for brandet
Autonom håndtering af rapporter fra Séché Environment-forfattere

Takket være samarbejdsplatform og -processer var Acolad i stand til at levere den engelske version af Séchés URD-rapport næsten på samme tid som den originale franske version – inden for blot 2-3 dage. Det betyder med andre ord, at Séché har sparet mere end 1 måneds arbejdstid. Denne præstation var med til at styrke virksomhedens image blandt engelsktalende investorer, da det er meget vigtigt for dem at have samme adgang til tilgængelig information som franske investorer.

En af Séchés største bekymringer, før platformen blev implementeret, var produktionen af det visuelle aspekt, der krævede hjælp fra eksterne grafiske designbureauer. Acolads løsning bidrog til at opfylde Séchés grafiske og designmæssige krav og behov på meget kortere tid (og mere omkostningseffektivt). Acolads interne designere var med i indholdssamarbejdet fra starten.

For de deltagende teams er det en meget mere intuitiv proces, som Manuel Andersen, Séché Environment Investor Relationships Manager, forklarer: "Vi kan nu eksportere indholdet direkte til oversættelse i XLIFF-format, hvorefter oversætteren arbejder i sine sædvanlige omgivelser. Bagefter kan vi reintegrere oversættelsen direkte i værktøjet. Layoutet udføres automatisk på det tidspunkt, og det oversatte dokument ligner allerede kildedokumentet, der allerede blev formateret helt i begyndelsen af processen. Det er noget helt andet end "copy/paste", der skal bare flyttes lidt rundt. Det er en enorm tidsbesparelse."

Resultaterne

Udnyttelse af teknologi for større effektivitet

Acolad har haft et langvarigt samarbejde med Hitachi Energy, der går tilbage til tiden, hvor de var en del af ABB. Det udgør mere end 15 år, hvor vi har arbejdet sammen om at udvikle en totalløsning skræddersyet til deres unikke krav som global producent og serviceudbyder.

Vi arbejdede sammen om at implementere:

En centraliseret oversættelsesplatform: En alt i et-platform for alle oversættelsesanmodninger, der er tilgængelig for alle Hitachi Energy-brugere med en fælles destinationside og single sign-on (SSO).
Forbedret oversættelseseffektivitet: Vi udnyttede en solid oversættelseshukommelse og terminologidatabase til at optimere genbrug af indhold og nedbringe den menneskelige del af oversættelsen samt Ariba-connectoren til at fjerne manuelt arbejde i forbindelse med oversættelsesanmodninger.
Fleksible oversættelsesmuligheder: Der er mulighed for at anmode om forskellige services såsom maskinoversættelse, menneskelig oversættelse og yderligere muligheder som tolkning.
En sikker oversættelsesplatform: Den skal sikre, at alle følsomme data forvaltes sikkert og håndteres med de sikreste protokoller og procedurer.