Séché Environnement: Uma abordagem colaborativa para relatórios multilingues

O desafio

O relatório anual do URD está a aumentar a sua extensão de ano para ano, pelo que a sua gestão está a tornar-se cada vez mais demorada
O número de colaboradores aumenta com a intervenção de colaboradores internos (consolidação, RSE, departamento jurídico) e externos: designers gráficos a montante e a jusante, tradutores, parceiros XBRL
Publicação da versão inglesa traduzida com um atraso significativo em comparação com a versão francesa no ano anterior

Sendo uma empresa pública internacional cotada na Bolsa de Valores de Paris, a Séché Environnement é obrigada a elaborar um relatório anual, também conhecido como Documento Universal de Registo (URD), todos os anos financeiros em tempo oportuno.

Com uma vasta gama de investidores em todo o mundo, necessitam não só de produzir um URD em francês, mas também em inglês. Por conseguinte, e desde que se tornou pública em 1997, a Séché associou-se aos serviços da Acolad para a tradução deste documento.

No entanto, os sempre crescentes requisitos de conteúdo URD, e a necessidade de contribuições adicionais tornam a compilação do relatório um projeto mais demorado, ano após ano.

Consequentemente, o tempo que demorou entre a conclusão da versão francesa (língua principal) e a sua posterior tradução e revisão, foi de mais de um mês - muito mais do que o ideal - e exigia outros intermediários, tais como agências de design gráfico.

Além disso, a Séché compreendeu que era necessário ser mais eficiente, ser mais colaborativo e permitir que os especialistas na matéria interviessem mais diretamente e trabalhassem simultaneamente no documento.

A solução

Consciente de que a parceria existente não estava a satisfazer todas as necessidades da Séché, como seu parceiro de conteúdo global, a Acolad identificou uma oportunidade para simplificar o processo e fornecer tanto a produção do URD como soluções de localização à Séché.

A Acolad utilizou o Pomdoc Pro (uma tecnologia Pomelo Paradigm) como base para uma ferramenta de colaboração de conteúdo personalizável que permite a revisão e tradução em paralelo com a criação do conteúdo. Isto permite a finalização progressiva do documento no layout/resultado desejável num curto espaço de tempo.

Para ajudar a Séché a cumprir os seus requisitos regulamentares, a Acolad adaptou os modelos de conteúdo da plataforma às normas do URD e à identidade visual, diretrizes e tipografia da marca.

Além disso, a plataforma é facilmente acessível online, abre a porta para a responsabilização e oferece possibilidades de trabalho partilhado sem limite no número de utilizadores.

Uma vez colocada a informação na plataforma, a Séché organizou um workshop interno com todos os colaboradores para que pudessem proceder à compilação de relatórios de forma autónoma nos seus próprios ambientes de trabalho.

Ao mesmo tempo, uma equipa de soluções financeiras da Acolad monitorizou todo o projeto de A a Z e coordenou tudo com a Séché.

Serviços de Conteúdo Financeiro em Destaque

Consultoria de conteúdo global que engloba tecnologia e processos
Implementação e personalização de plataformas de conteúdo colaborativo
- Modelos em conformidade com as normas do URD e marca visual
- Acesso pessoal para cada contribuinte
- Atribuição de direitos por capítulo a cada utilizador para respeitar a confidencialidade e a escrita colaborativa
Rastreador de alterações preciso (data + hora + nome do autor + capítulo modificado)
Processo de tradução paralela: criação simultânea da versão traduzida em inglês com o original em francês
Apoio ao conteúdo: formação inicial do utilizador e apoio tecnológico diário

O resultado

Produção do URD 10 vezes mais rápida
Criação de conteúdos, revisão e serviços de tradução através de uma única plataforma
Certificações de revisão legal de contas mais rápidas
Cumprimento automatizado das normas do URD e orientações da marca
Gestão autónoma dos relatórios dos autores da Séché Environment

Graças à plataforma e processos de colaboração, a Acolad conseguiu fornecer a versão inglesa do relatório URD da Séché quase ao mesmo tempo que a versão original francesa - em apenas 2-3 dias, poupou mais de 1 mês de tempo de trabalho. Este feito ajudou a reforçar a imagem entre os investidores de língua inglesa, uma vez que é muito importante que tenham o mesmo acesso à informação que os investidores franceses.

Uma das principais preocupações da Séché antes da implementação da plataforma era a produção do aspeto visual, através do qual exigiam a intervenção de agências externas de design gráfico. A solução da Acolad ajudou a satisfazer as exigências gráficas e de design da Séché num espaço de tempo muito mais curto (e rentável), os designers internos da Acolad foram incluídos no processo de colaboração de conteúdos desde o início.

Para as equipas envolvidas, é um processo muito mais intuitivo, como explica Manuel Andersen, Gestor de Relações com Investidores da Séché Environment: "Podemos agora exportar diretamente o conteúdo a ser traduzido em formato XLIFF e assim, o tradutor trabalha no seu ambiente habitual e podemos reintegrar a tradução diretamente na ferramenta. O layout é feito automaticamente nessa fase e o documento traduzido já se parece com o documento de origem que tinha sido previamente formatado logo no início do processo. É completamente diferente de copiar e colar, é apenas uma questão de ajuste, é uma enorme poupança de tempo."

Os resultados

Aproveitar a tecnologia para garantir a eficiência

A Acolad tem uma colaboração de longa data com a Hitachi Energy, que remonta ao seu tempo como parte da ABB. Durante mais de 15 anos, trabalhámos em conjunto para desenvolver uma solução abrangente adaptada às suas exigências únicas enquanto fabricante e prestador de serviços global.

Trabalhámos em conjunto para implementar:

Uma plataforma de tradução centralizada: Uma plataforma única para todos os pedidos de tradução, acessível a todos os utilizadores da Hitachi Energy através de uma página de destino dedicada e de um início de sessão único (SSO).
Eficiência de tradução melhorada: Tirar partido de uma memória de tradução robusta e de uma base de dados terminológica para otimizar a reutilização de conteúdos e reduzir os esforços de tradução humana, bem como do conector Ariba para eliminar o trabalho manual dos pedidos de tradução.
Opções de tradução flexíveis: Pode ser solicitada uma gama de serviços, incluindo tradução automática, tradução humana e opções adicionais, como interpretação, conforme necessário.
Uma plataforma de tradução segura: Garantir que todos os dados sensíveis são geridos de forma segura e tratados com os mais rigorosos protocolos e procedimentos de segurança.