Os eventos e reuniões virtuais tornaram-se numa constante nos dias de trabalho da maioria das pessoas. Com o aumento do trabalho remoto e da colaboração global, as teleconferências, webinars, encontros virtuais ou reuniões públicas empresariais online podem ser uma forma eficaz de reunir as pessoas, independentemente da parte do mundo onde se encontram.
Mas quando os participantes falam línguas diferentes, organizar uma reunião virtual que tenha sucesso e seja produtiva pode tornar-se num desafio. A comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer encontro virtual e, quando se lida com um público multilingue, pode tornar-se ainda mais desafiante.
Podem existir barreiras linguísticas, nuances culturais, sotaques e dialetos, que podem conduzir a uma má comunicação e a uma interpretação errada, resultando em confusão e obstáculos à colaboração eficaz. Pessoas de diferentes contextos culturais também podem estar habituadas a diferentes estilos de comunicação, atitudes e valores, o que pode dificultar a compreensão das perspetivas de cada um e a chegada a um entendimento comum, por exemplo.
Contudo, embora a língua seja um grande desafio, é provável que também se depare com obstáculos no que respeita a diferentes fusos horários, limitações tecnológicas e dificuldades tecnológicas.
Para superar todos estes desafios, compilámos uma lista de melhores práticas para assegurar que a sua sessão virtual multilingue decorra sem problemas. Prepare-se para organizar eventos virtuais inclusivos que quebram as barreiras linguísticas e reforçam a acessibilidade global!
1 - Preparação
A preparação é essencial aquando do planeamento de qualquer evento virtual; quando se trata de organizar um evento para um público multilingue, é ainda mais fundamental. Nenhum participante quer assistir à sua sessão apenas para perceber que está a realizar-se numa língua que não consegue compreender sem quaisquer opções multilingues disponíveis. Como começar então a preparar-se para o sucesso?
Descubra a(s) língua(s) falada(s) pelos seus participantes
O seu primeiro passo na preparação de um evento virtual multilingue deve ser descobrir as exigências linguísticas dos seus participantes, anfitriões e moderadores. Isto significa escolher quais as línguas que serão utilizadas e verificar se existe uma língua comum na qual todos os seus participantes se sintam confortáveis em comunicar.
Selecione o apoio linguístico adequado
Explorar as exigências linguísticas do seu público também o ajudará a determinar a necessidade de traduzir documentos da reunião e materiais de comunicação, tais como agendas e apresentações, que contribuirá para garantir que todos os participantes conseguem acompanhar e participar plenamente na reunião ou no evento.
Deve igualmente ponderar se precisará de intérpretes para apoiar o diálogo. A interpretação ajuda todos os participantes a compreenderem e participarem no seu debate à medida que este decorre. Dessa forma, sentem-se envolvidos e ouvidos.
Escolha as ferramentas e a plataforma virtual certas
Provavelmente já esteve nalguma reunião em que o anfitrião esteve a falar enquanto tinha o microfone desligado, alguém perdeu a ligação ou os participantes não conseguiam ouvir corretamente os moderadores. Então, como é que tal se pode evitar?
Antes do evento, certifique-se de que todos os que participam possuem o equipamento certo para aderir e participar plenamente. Isto pode significar uma ligação à Internet fiável, um microfone, uma câmara Web ou mesmo uns auscultadores.
Escolher as ferramentas certas é fundamental para o sucesso da sua reunião ou do seu evento. A plataforma que escolher para ser o palco deve ser fácil de utilizar, fiável e fornecer as ferramentas necessárias para uma comunicação eficaz. Procure opções para acrescentar tradução em tempo real, gravação da sua sessão, resumos e notas da reunião gerados por IA e a capacidade de ter vias separadas para todos os intérpretes. Estas ferramentas ajudam a eliminar as barreiras linguísticas, garantindo que todos os participantes conseguem compreender e participar.
Teste antes de entrar em ação
Antes de carregar no botão de entrar ao vivo, teste a tecnologia e a plataforma para garantir que estão a funcionar corretamente. Isto pode ajudar a evitar dificuldades técnicas. Certifique-se de reunir todos os seus oradores e moderadores para que possam garantir que a sua ligação está estável, que têm boa iluminação e que os microfones e dispositivos de som estão a funcionar sem problemas.
Ao realizar estes passos na preparação, elimina eventuais barreiras à comunicação e garante que tanto os seus anfitriões como os participantes podem participar em termos iguais.
2 - Comunicação
Uma comunicação eficaz em sessões multilingues vai muito além de proporcionar opções multilingues. Embora possa parecer que a comunicação ocorre apenas durante o evento, esta começa muito antes das fases de planeamento, com os convites e a promoção antes do evento. Esta também não termina quando o calendário do evento está concluído - as comunicações após o evento, como os e-mails de seguimento para participantes e as mensagens de agradecimento para oradores, também são fundamentais.
Promova a sua sessão
Antes da data, precisa de promover a sua sessão, quer seja "apenas" enviar convites a colegas e encontrar um horário compatível nos seus calendários ou preparar uma campanha multicanal.
Irá precisar de uma página inicial dedicada ao evento ou de um website do evento totalmente localizado? Se estiver a preparar uma campanha por e-mail multilingue, certifique-se de que o conteúdo do e-mail está bem localizado de acordo com o público-alvo do seu evento. Ao promover os principais resultados ou benefícios do seu evento, lembre-se de que podem existir diferentes expectativas consoante o contexto cultural do participante, por isso, personalize as suas mensagens para demonstrar o que a sua sessão irá oferecer.
Utilize uma linguagem clara e simples
Quando comunicar num evento ou reunião virtual, deve utilizar uma linguagem clara e simples que todos consigam compreender. Este aspeto é ainda mais importante em reuniões virtuais do que em eventos físicos, porque os participantes não podem recorrer a sinais não verbais, como a linguagem corporal e as expressões faciais, para ajudar a interpretar e compreender o que se está a dizer.
Os participantes também podem estar a fazer várias coisas ao mesmo tempo ou distrair-se facilmente, sendo, por isso, importante manter a linguagem simples e direta para prender a sua atenção e envolvimento.
Além destes fatores, as limitações ou questões técnicas com plataformas de comunicação virtual podem igualmente dificultar a compreensão de uma linguagem técnica ou complexa, por exemplo, quando existe uma qualidade do som medíocre, questões de ligação à Internet ou banda larga limitada.
Pergunte a si próprio - o meu público irá compreender isto? E evite utilizar jargão ou termos técnicos com os quais os participantes possam não estar familiarizados.
Tenha em mente as nuances culturais
As diferenças culturais desempenham um papel significativo na comunicação. É fundamental ter em conta quaisquer sensibilidades culturais de todos os participantes. Evite utilizar linguagem ou gestos que possam ser entendidos como ofensivos ou insensíveis noutras culturas.
Incentive a participação de todos os participantes
Utilizar jogos para quebrar o gelo, colocar frequentemente perguntas e utilizar ferramentas interativas, como aplicações móveis, podem ser a forma perfeita para que os seus participantes se sintam incluídos e envolvidos nos seus debates, tornando-os mais interessantes e dinâmicos.
Ilustre o seu ponto de vista
As ajudas visuais podem ajudar a quebrar a monotonia de uma reunião virtual, tornando mais fácil para os participantes compreender as informações que estão a ser apresentadas. Também podem ser uma ajuda enorme no que respeita a reduzir as barreiras linguísticas, apresentando uma representação visual da informação.
