Séché Environnement: Uma abordagem colaborativa para produzir relatórios anuais multilingues

• O relatório anual do URD está a aumentar a sua extensão de ano para ano, pelo que a sua gestão está a tornar-se cada vez mais demorada

• O número de colaboradores aumenta com a intervenção de colaboradores internos (consolidação, RSE, departamento jurídico) e externos: designers gráficos a montante e a jusante, tradutores, parceiros XBRL

• Publicação da versão inglesa traduzida com um atraso significativo em comparação com a versão francesa no ano anterior

Sendo uma empresa pública internacional cotada na Bolsa de Valores de Paris, a Séché Environnement é obrigada a elaborar um relatório anual, também conhecido como Documento Universal de Registo (URD), todos os anos financeiros em tempo oportuno.  

Com uma vasta gama de investidores em todo o mundo, necessitam não só de produzir um URD em francês, mas também em inglês. Por conseguinte, e desde que se tornou pública em 1997, a Séché associou-se aos serviços da Acolad para a tradução deste documento.

No entanto, os sempre crescentes requisitos de conteúdo URD, e a necessidade de contribuições adicionais tornam a compilação do relatório um projeto mais demorado, ano após ano. 

Consequentemente, o tempo que demorou entre a conclusão da versão francesa (língua principal) e a sua posterior tradução e revisão, foi de mais de um mês - muito mais do que o ideal - e exigia outros intermediários, tais como agências de design gráfico. 

Além disso, a Séché compreendeu que era necessário ser mais eficiente, ser mais colaborativo e permitir que os especialistas na matéria interviessem mais diretamente e trabalhassem simultaneamente no documento. 

Consciente de que a parceria existente não estava a satisfazer todas as necessidades da Séché, como seu parceiro de conteúdo global, a Acolad identificou uma oportunidade para simplificar o processo e fornecer tanto a produção do URD como soluções de localização à Séché.

A Acolad utilizou o Pomdoc Pro (uma tecnologia Pomelo Paradigm) como base para uma ferramenta de colaboração de conteúdo personalizável que permite a revisão e tradução em paralelo com a criação do conteúdo. Isto permite a finalização progressiva do documento no layout/resultado desejável num curto espaço de tempo. 

Para ajudar a Séché a cumprir os seus requisitos regulamentares, a Acolad adaptou os modelos de conteúdo da plataforma às normas do URD e à identidade visual, diretrizes e tipografia da marca. 

Além disso, a plataforma é facilmente acessível online, abre a porta para a responsabilização e oferece possibilidades de trabalho partilhado sem limite no número de utilizadores. 

Uma vez colocada a informação na plataforma, a Séché organizou um workshop interno com todos os colaboradores para que pudessem proceder à compilação de relatórios de forma autónoma nos seus próprios ambientes de trabalho. 

Ao mesmo tempo, uma equipa de soluções financeiras da Acolad monitorizou todo o projeto de A a Z e coordenou tudo com a Séché.

• Produção do URD 10 vezes mais rápida
  
• Criação de conteúdos, revisão e serviços de tradução através de uma única plataforma
  
• Certificações de revisão legal de contas mais rápidas
  
• Cumprimento automatizado das normas do URD e orientações da marca 
  
• Gestão autónoma dos relatórios dos autores da Séché Environment
  

Graças à plataforma e processos de colaboração, a Acolad conseguiu fornecer a versão inglesa do relatório URD da Séché quase ao mesmo tempo que a versão original francesa - em apenas 2-3 dias, poupou mais de 1 mês de tempo de trabalho. Este feito ajudou a reforçar a imagem entre os investidores de língua inglesa, uma vez que é muito importante que tenham o mesmo acesso à informação que os investidores franceses.

Uma das principais preocupações da Séché antes da implementação da plataforma era a produção do aspeto visual, através do qual exigiam a intervenção de agências externas de design gráfico. A solução da Acolad ajudou a satisfazer as exigências gráficas e de design da Séché num espaço de tempo muito mais curto (e rentável), os designers internos da Acolad foram incluídos no processo de colaboração de conteúdos desde o início.

Para as equipas envolvidas, é um processo muito mais intuitivo, como explica Manuel Andersen, Gestor de Relações com Investidores da Séché Environment: "Podemos agora exportar diretamente o conteúdo a ser traduzido em formato XLIFF e assim, o tradutor trabalha no seu ambiente habitual e podemos reintegrar a tradução diretamente na ferramenta. O layout é feito automaticamente nessa fase e o documento traduzido já se parece com o documento de origem que tinha sido previamente formatado logo no início do processo. É completamente diferente de copiar e colar, é apenas uma questão de ajuste, é uma enorme poupança de tempo."