Aggiornato al 4 aprile 2025

Come preparare al successo il processo di rilascio delle licenze COA: 5 considerazioni chiave

Questi passi critici possono aiutarvi a garantire la conformità e a evitare di mettere a rischio gli studi clinici.

Come preparare al successo il processo di rilascio delle licenze COA: 5 considerazioni chiave
Questi passi critici possono aiutarvi a garantire la conformità e a evitare di mettere a rischio gli studi clinici.

La maggior parte delle sperimentazioni cliniche - circa il 75% - subisce ritardi a causa di problemi normativi o di autorizzazione. La concessione di licenze per la valutazione degli esiti clinici (COA) è una fase critica, ma spesso trascurata, della pianificazione degli studi clinici. Se gestita male, può portare a: 

  • Fallimenti nella presentazione delle normative 
  • Tempi di studio non rispettati e costi maggiori 
  • Violazioni della proprietà intellettuale (PI) 
  • Rischi di conformità e complicazioni legali 

Una sola svista nella concessione delle licenze COA può costare agli sponsor milioni e ritardare lo sviluppo del farmaco di mesi o addirittura anni.

Per aiutarvi a evitare queste insidie, esamineremo cinque delle aree più critiche della licenza COA, gli errori che possono verificarsi e alcune strategie efficaci per evitarli. 

Chi dovrebbe leggerlo?

  • I responsabili delle sperimentazioni cliniche alle prese con i ritardi nella concessione delle licenze COA.
  • I professionisti degli affari regolatori garantiscono la conformità degli studi clinici.
  • I team di approvvigionamento gestiscono i costi delle COA e gli accordi di licenza.
  • Sponsor e CRO ottimizzano le operazioni di studio a livello globale.

Come si applicano le considerazioni sul copyright alle sperimentazioni cliniche?

Molte organizzazioni non verificano la proprietà dei diritti d'autore COA prima di utilizzare le valutazioni negli studi clinici. 

Questo può portare a:

  • Controversie legali e sanzioni finanziarie dovute all'uso non autorizzato. 
  • Interruzioni del processo a causa di un'improvvisa restrizione del COA
  • Non conformità normativa che porta al rifiuto della presentazione.

Come superare le sfide del copyright in tribunale:

  • Verificare la titolarità dei diritti d'autore prima dell'invio del protocollo.
  • Assicurare che tutti gli accordi di licenza siano conformi alle normative regionali.
  • Rivolgetevi agli esperti di licenze COA per evitare costosi errori legali.

In generale, verificare la proprietà dei diritti d'autore e garantire la conformità in anticipo è essenziale per evitare contrattempi legali, normativi e operativi negli studi clinici.

Soluzioni su misura per le esigenze uniche della ricerca clinica

In che modo i consulenti possono aiutare nella fase di progettazione del protocollo?

La concessione di licenze viene spesso trattata come un compito amministrativo dell'ultimo minuto, ma dovrebbe essere una priorità strategica fin dall'inizio, soprattutto quando si tratta di studi multilingue.

Alcune delle sfide principali includono:

  • Selezione delle COA sbagliate, con conseguenti modifiche del protocollo e ripresentazioni.
  • Mancate scadenze di presentazione a causa di requisiti di licenza imprevisti.
  • Aumento dei costi di sperimentazione a causa di modifiche in fase avanzata.

Un consulente per le licenze COA può aiutarvi:

  • Ottenere identificazioni COA accurate ed evitare confusioni.
  • Valutare le varianti disponibili - assicurarsi che i COA protetti da copyright, modificati e riferiti dai pazienti siano in linea con le esigenze dello studio.
  • Effettuare un'analisi delle lacune per individuare le traduzioni o le versioni mancanti che potrebbero causare ritardi.
  • Valutare i parametri chiave della valutazione verificando i metodi di somministrazione, i periodi di richiamo e i formati dei questionari.

Prendendo in considerazione queste parti cruciali della fase di progettazione del protocollo, è possibile ridurre al minimo i ritardi imprevisti degli studi clinici e migliorare l'esperienza dei pazienti.

Quando si deve iniziare a ottenere la licenza COA?

Molti sponsor partono dal presupposto che le licenze possano essere gestite dopo l'approvazione del protocollo, per poi trovarsi di fronte a ostacoli inaspettati che possono causare problemi significativi, tra cui:

  • I tempi di risposta degli sviluppatori COA, che possono essere di mesi o anni, ritardano l'attivazione dello studio.
  • La limitata disponibilità di traduzioni costringe a modificare i protocolli.
  • Le approvazioni normative sono bloccate a causa di autorizzazioni mancanti

Suggerimenti per eliminare gli ostacoli alle scadenze delle licenze:

  • Assicurare l'approvazione delle licenze prima dell'inizio dello studio.
  • Valutare per tempo le tempistiche degli sviluppatori per evitare ritardi dell'ultimo minuto.
  • Verifica delle traduzioni esistenti dei contenuti dello studio: le lingue mancanti possono far deragliare gli studi internazionali.
  • Verifica preliminare della compatibilità delle eCOA: non tutte le valutazioni funzionano sulle piattaforme digitali.

"Affrontando precocemente il problema delle licenze e gestendo in modo proattivo le tempistiche, le traduzioni e la compatibilità, gli sponsor possono evitare costosi ritardi e garantire un percorso più agevole per l'attivazione dello studio."

 

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Kajal Chopra
Esperto senior di licenze e COA, Acolad

Scarsa comunicazione con i titolari di copyright

Gli sponsor spesso sottovalutano la complessità della negoziazione degli accordi di licenza con gli autori e i licenziatari di COA, con la conseguenza che:

  • Ritardi nell'esecuzione dovuti a una comunicazione poco chiara.
  • Costi imprevisti e restrizioni di licenza.
  • Rischi di conformità derivanti da un'errata interpretazione dei requisiti del contratto.

Soluzioni per una comunicazione COA efficace:

  • Stabilire canali di comunicazione diretti con i licenziatari fin dall'inizio.
  • Chiarire tutti i requisiti di utilizzo della licenza per evitare malintesi.
  • Sfruttare le relazioni preesistenti di un partner con gli sviluppatori di COA per accelerare le approvazioni.

Una comunicazione chiara e proattiva e il ricorso a relazioni consolidate con i licenzianti sono fondamentali per evitare ritardi, costi imprevisti e rischi di conformità negli accordi di licenza.

Perché tracciare e conservare sistematicamente i documenti dei contratti di licenza?

Il mantenimento di una documentazione chiara e strutturata degli accordi di licenza COA è fondamentale per la conformità e la gestione del rischio. Le conseguenze dell'assenza di un'accurata tracciabilità di questi accordi includono:

  • Non conformità normativa dovuta alla mancanza di documentazione.
  • Controversie legali per uso non autorizzato.
  • Interruzioni della sperimentazione dovute a una comunicazione poco chiara dei termini di licenza.

Le soluzioni per la gestione della documentazione includono:

  • Implementazione di un sistema strutturato di documentazione delle licenze.
  • Tracciare tutti gli accordi, gli emendamenti e le comunicazioni in un database centralizzato.
  • Utilizzare un quadro di conformità per garantire una documentazione pronta per l'audit, come facciamo noi di Acolad.

Dovrei considerare una partnership per le licenze di contenuti COA e multilingue?

La gestione delle licenze COA e delle esigenze di contenuti multilingue può essere complessa, con molte sfide che, come abbiamo già sottolineato, potrebbero avere un impatto sulle tempistiche dello studio e sulla conformità. Un'opzione per superare queste complessità è la collaborazione con un fornitore specializzato. Tali partnership possono offrire vantaggi, tra cui:

  • Ha stabilito relazioni con aziende farmaceutiche globali e licenziatari di COA, potenzialmente in grado di semplificare le trattative.
  • Competenza in materia di licenze COA, conformità e supporto agli studi globali per contribuire a ridurre i rischi.
  • Processi collaudati progettati per ridurre i ritardi e ottimizzare le tempistiche di attivazione degli studi.

"Tracciare e mantenere sistematicamente gli accordi di licenza garantisce la conformità, riduce al minimo i rischi legali e previene le interruzioni dei processi causate da una documentazione poco chiara o mancante - e un approccio di partnership può essere il modo migliore per affrontare efficacemente questo problema".

 

Melissa May

Responsabile delle vendite per le sperimentazioni cliniche, Acolad

Dovrei considerare una partnership per le licenze di contenuti COA e multilingue?

La gestione delle licenze COA e delle esigenze di contenuti multilingue può essere complessa, con molte sfide che, come abbiamo già sottolineato, potrebbero avere un impatto sulle tempistiche dello studio e sulla conformità. Un'opzione per superare queste complessità è la collaborazione con un fornitore specializzato. Tali partnership possono offrire vantaggi, tra cui:

  • Ha stabilito relazioni con aziende farmaceutiche globali e licenziatari di COA, potenzialmente in grado di semplificare le trattative.
  • Competenza in materia di licenze COA, conformità e supporto agli studi globali per contribuire a ridurre i rischi.
  • Processi collaudati progettati per ridurre i ritardi e ottimizzare le tempistiche di attivazione degli studi.
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Scoprite come Acolad può aiutarvi a rendere sicuro il vostro processo di concessione delle licenze COA