Riunioni ed eventi virtuali sono diventati una costante nella giornata lavorativa della maggior parte di noi. Con l'aumento del lavoro remoto e della collaborazione globale, teleconferenze, webinar, riunioni virtuali o uffici aziendali online possono essere un modo efficiente per riunire le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
Ma quando i partecipanti parlano lingue diverse, organizzare una riunione virtuale efficace e produttiva può risultare una vera sfida. Comunicare in modo efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi riunione virtuale ma, quando si ha a che fare con un pubblico multilingue, questo aspetto può diventare particolarmente impegnativo.
Possono entrare in gioco problematiche aggiuntive quali barriere linguistiche, sfumature culturali, accenti e dialetti. Queste possono portare a comunicazioni e interpretazioni erronee, che possono a loro volta generare confusione e ostacolare una collaborazione efficace. Persone di diversi background culturali possono avere stili comunicativi, atteggiamenti e valori diversi, che possono rendere difficile comprendere i reciproci punti di vista e trovare un terreno d'intesa.
Ma se la lingua rappresenta una sfida, esistono anche ostacoli di altro genere, quali fusi orari, limitazioni e difficoltà tecnologiche di vario tipo.
Per superare tutte queste difficoltà, abbiamo compilato delle linee guida volte a garantire che la tua sessione virtuale multilingue si svolga senza intoppi. Preparati a organizzare eventi virtuali inclusivi che superino le barriere linguistiche e promuovano l’accessibilità globale!
1 - Preparazione
La preparazione è fondamentale nel pianificare un evento virtuale, soprattutto se il pubblico è multilingue. Nessuno vorrebbe partecipare ad una sessione che si tiene in una lingua che non parla e senza opzioni multilingue. Quindi... come preparare un evento riuscito?
Informati sulle lingue parlate dai partecipanti
Il primo passo per prepararsi a un evento virtuale multilingue dovrebbe essere quello di scoprire quali sono le lingue parlate da partecipanti, host e moderatori. Ciò significa scegliere le lingue di lavoro e verificare se esiste una lingua comune in cui tutti i partecipanti si sentirebbero a proprio agio.
Seleziona la lingua appropriata
L'analisi delle esigenze linguistiche del pubblico ti aiuterà inoltre a determinare la necessità di tradurre i documenti delle riunioni e i materiali di comunicazione come gli ordini del giorno e le presentazioni, in modo tale da garantire che tutti i partecipanti siano in grado di seguire la riunione o l'evento e di interagire senza difficoltà.
È inoltre necessario valutare se è necessario ricorrere a interpreti. Il servizio di interpretariato permette ai partecipanti di capire ciò che viene detto e di interagire in tempo reale. In questo modo, si sentono coinvolti e ascoltati.
Scegli la piattaforma virtuale più adatta e gli strumenti giusti
Probabilmente ti è capitato di assistere a riunioni in cui l'host parlava con l'audio disattivato, in cui non si sentiva bene quello che dicevano i moderatori o ancora in cui qualcuno aveva perso la connessione. Come fare per evitare queste situazioni?
Prima dell'evento, assicurati che tutti i partecipanti dispongano delle attrezzature necessarie per partecipare attivamente. Ciò può significare una connessione Internet affidabile, un microfono, una webcam o una cuffia.
La scelta degli strumenti giusti è fondamentale per il successo della riunione o dell'evento. La piattaforma scelta deve essere user-friendly, affidabile e fornire gli strumenti necessari per una comunicazione efficace. Scopri come integrare la traduzione in tempo reale, registrare la sessione, ottenere appunti e riassunti delle riunioni utilizzando l’intelligenza artificiale e realizzare registrazioni separate per ciascun interprete. Questi strumenti consentono di eliminare le barriere linguistiche, facendo in modo che tutti i partecipanti siano in grado di capire ciò che viene detto e intervenire.
Test prima di andare in onda
Prima di premere il pulsante di inizio, verifica che la tecnologia e la piattaforma funzionino correttamente. Questo può aiutarti a evitare difficoltà tecniche. Fai in modo di riunire tutti i relatori e moderatori, in modo da verificare la stabilità del collegamento, l'illuminazione e il funzionamento di microfoni e dispositivi audio.
Adottando queste misure elimini potenziali barriere nella comunicazione e garantisci agli organizzatori e ai partecipanti un’esperienza di pari qualità.
2 - Comunicazione
Garantire una comunicazione efficace nelle sessioni multilingue non significa solo offrire opzioni multilingue. Anche se può sembrare che la comunicazione si limiti all'evento, in realtà inizia ben prima delle fasi di preparazione con gli inviti e la promozione pre-evento. Inoltre non termina alla fine dell'evento: anche le comunicazioni successive, come le e-mail di follow-up inviate ai partecipanti e i messaggi di ringraziamento per i relatori, sono di capitale importanza.
Promuovi la tua sessione
Prima della data della sessione dovrai occuparti della promozione dell'evento. Ciò può "limitarsi" ad inviare inviti ai colleghi e a trovare una data e un orario compatibili, ma può significare anche preparare una campagna multicanale.
Pensi di aver bisogno di una landing page dedicata all'evento o di un sito Web completamente localizzato? Se stai preparando una campagna e-mail multilingue, assicurati che i contenuti e-mail siano localizzatiin base al pubblico di destinazione dell'evento. Nel promuovere i risultati o i vantaggi dell'evento, ricorda che le aspettative possono essere diverse a seconda del background culturale dei partecipanti, quindi personalizza il messaggiose vuoi mettere in valore i contenuti della sessione.
Utilizza un linguaggio chiaro e semplice
Quando si comunica in una riunione o in un evento virtuale, è necessario utilizzare un linguaggio chiaro e semplice che tutti possano comprendere. Ciò è ancora più vero nelle riunioni virtuali rispetto agli eventi i presenza, perché i partecipanti non possono contare su segnali non verbali, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, per interpretare e comprendere ciò che viene detto.
I partecipanti potrebbero essere in multitasking o distrarsi facilmente, pertanto è importante che il linguaggio rimanga semplice e diretto se si vuole garantire la loro piena e costante attenzione.
Oltre a questi fattori, le limitazioni o i problemi tecnici delle piattaforme di comunicazione virtuale possono a loro volta complicare la comprensione di un linguaggio tecnico o complesso, ad esempio se la qualità audio è scarsa o la connessione Internet o la larghezza di banda sono limitate.
Fatti questa domanda: il mio pubblico sarà in grado di capire? Evita i termini tecnici o gergali che i partecipanti potrebbero non conoscere.
E non sottovalutare le sfumature culturali
Le differenze culturali svolgono un ruolo determinante nella comunicazione. È fondamentale essere a conoscenza delle sensibilità culturali dei partecipanti. Evita di utilizzare linguaggio o gesti che altre culture potrebbero percepire come offensivi o privi di tatto.
Incoraggia la partecipazione di tutti
Proporre dei giochi per rompere il ghiaccio, porre domande con una certa frequenza e utilizzare strumenti interattivi come le app per dispositivi mobili può essere il modo migliore per coinvolgere i partecipanti nelle discussioni, rendendole così più interessanti e dinamiche.
Esprimi il tuo punto di vista
Gli ausili visivi possono servire a rompere la monotonia di una riunione virtuale, facilitando la comprensione delle informazioni presentate. Questi possono essere di grande aiuto nel ridurre le barriere linguistiche, in quanto forniscono una rappresentazione visiva delle informazioni.
