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O seu Guia Passo a Passo completo para um RFP de tradução bem sucedido

Melhores práticas para o planeamento tranquilo de um pedido de proposta de tradução e localização, incluindo uma lista de verificação modelo.


Elaborar um RFP de forma correta traduz-se por uma carga de trabalho que é facilmente subestimada, com muitos fatores a considerar e partes interessadas envolvidas - um enorme desafio, para qualquer parte do negócio! E quando se trata de tradução e localização, há aspetos essenciais únicos a ter em conta. 

Foi por isso que redigimos este ebook detalhado. Orientamo-lo no processo do seu RFP, passo a passo, para garantir que encontrará "o tal" - o parceiro que cumpre todos os seus requisitos!


RFP, RFI, RFQ: do que se trata?

A explicação dos acrónimos já fornece uma visão geral de muito alto nível:

  • RFI: pedido de informação 
    -> Identificar potenciais fornecedores e as suas soluções

  • RFP: pedido de proposta
    -> Avaliar as ofertas de fornecedores pré-selecionados

  • RFQ: pedido de orçamento  
    -> Ponderar os custos para os diferentes requisitos de cada fornecedor.

O que é um RFP?

Um RFP é um anúncio de projeto público ou apenas por convite com o qual a sua organização descreve um projeto, procurando propostas de fornecedores para satisfazer as necessidades especificadas.

Permite aos emissores comparar as ofertas de fornecedores pré-selecionados, pedindo-lhes que demonstrem que soluções proporiam, com os USP relacionados (propostas de venda únicas, idealmente distinguindo o candidato ideal para a função).

Elaborado corretamente, um RFP de tradução é o melhor procedimento padrão para selecionar o fornecedor de tradução certo para o seu negócio - o mais vantajoso em geral, para a sua situação específica.

Um procedimento de RFP bem organizado é crucial para qualquer despesa ou compromisso maior da sua organização. É não só um passo crítico para melhorar o resultado e maximizar o seu ROI, mas também o ajuda a evitar potenciais perdas!

Embora benéfico em última análise, a organização e gestão de um RFP pode ser um investimento de recursos complexo e moroso. Por isso, é importante: 

  • identificar adequadamente as situações que exigem este investimento
  • saber como executar o RFP da forma mais eficiente e benéfica.

Precisa realmente de um RFP de tradução?

Há vários cenários em que um RFP de tradução será provavelmente a abordagem correta:

  • Se ainda não estabeleceu um processo de tradução padrão centralizado (embora já possa estar a lidar com traduções há anos) - para otimizar a qualidade, eficiência, entrega e monitorização dos fornecedores de tradução. 
  • Se tiver um projeto em grande escala que exija experiência e conhecimentos específicos.
  • Se estiver insatisfeito com a sua atual configuração de tradução, geralmente por pelo menos uma das seguintes razões: 
    • Qualidade de tradução inadequada
    • Pouca qualidade de serviço (comunicação, prazos de entrega, etc.)
    • Processos de tradução e tecnologia insuficientes
    • Falta de uma oferta de serviços completa
    • Custos de tradução muito altos
    • Volumes crescentes/línguas adicionais.

Empresas líderes viram em primeira mão que um processo de RFP otimizado não só melhora o ROI como também proporciona simplificação e benefícios em toda a organização.

O seu RFP torna-se real: planeamento e configuração

Como irá gerir as perguntas que possam vir dos fornecedores? Dispõe de um sistema de gestão de consultas, com responsabilidades bem definidas? Tratará de questões por e-mail? Se assim for, considere a criação de um endereço eletrónico específico ou pasta - e não se esqueça de assegurar que cada membro da equipa do RFP terá acesso, com competências e respetivas funções de acompanhamento bem definidas.

É também crucial decidir antecipadamente se o seu RFP será apenas por convite ou se prefere abri-lo a qualquer fornecedor qualificado. Se assim for, faz ainda mais sentido confirmar um prazo para todas as respostas.

Por último, mas não menos importante: tal como em qualquer projeto importante, é melhor designar a equipa do RFP muito antes de iniciar o processo. As suas principais responsabilidades padrão: 

  • Avaliar as propostas
  • Lidar com negociações contratuais
  • Ser o ponto de contacto entre intervenientes internos secundários e potenciais parceiros.

Que intervenientes devem estar a bordo?

Antes de mais, é preciso decidir quem integrar na equipa de preparação e tratamento do RFP de tradução. 

Aquisição

A aquisição é uma aposta óbvia, mas não a podem fazer sozinhos. Porquê? É muito provável que não sejam o departamento que vai interagir diretamente com o futuro Fornecedor de Serviços Linguísticos e, portanto, não saberão dos requisitos detalhados dos colegas que precisam de um novo fornecedor. E, naturalmente, a avaliação da qualidade é muito mais difícil para qualquer departamento cuja especialidade não esteja diretamente relacionada com o negócio do fornecedor.

Assim, é necessária a integração das equipas operacionais afetadas; além disso, os gestores responsáveis pelo planeamento estratégico das suas respetivas unidades de negócio precisam de definir os fluxos de trabalho desejados, os níveis de integração necessários, os KPI em termos de qualidade e quantidade, etc. Normalmente, isto inclui chefes de equipa e pelo menos um membro a um nível superior de gestão. 

Equipas de TI e tecnologia

As questões técnicas, tais como as opções de integração de sistemas necessárias, também desempenham um papel crítico quando se trata de serviços linguísticos modernos - o que torna o departamento de TI outro parceiro obrigatório na mesa da equipa do RFP. 

Se tiver conteúdos de website para traduzir, o papel das TI será crucial, por exemplo, na automatização dos processos de tradução/localização e em todos os requisitos de sistema relacionados. Também precisam de avaliar e evitar riscos, por exemplo, escolher um conector de tradução compatível com o CMS do seu website ou plataformas de automatização de marketing. Dependendo da sua organização, este papel pode estar aninhado numa equipa digital/desenvolvimento ou mesmo parcialmente sob marketing, pelo que poderá ter de ter um cuidado extra para assegurar o envolvimento das TI no processo.

Equipa de marketing

Quando se trata do envolvimento dos proprietários de conteúdos, a equipa de marketing deve vir no topo da sua lista, fornecendo uma variedade de disciplinas - do marketing de conteúdos à comunicação empresarial e da publicidade digital às campanhas multicanais.

As suas necessidades de localização também incluem conteúdos de redes sociais, sejam esporádicos ou com campanhas completas? Isto exige não só Marketing em geral, mas também a equipa designada em particular. A localização das redes sociais deve seguir estritamente as regras individuais para cada canal, definidas pelos especialistas designados.

Outros proprietários de conteúdos

Pode ser mais complicado, no entanto, não esquecer o convite de outros interessados no conteúdo! O marketing é certamente o recurso mais óbvio quando se trata de questões relacionadas com o conteúdo. Mas pensando melhor, pode muito bem haver outros a serem envolvidos, também: 

Algum dos conteúdos deve ser traduzido e localizado dentro da responsabilidade dos RH?  Peça aos intervenientes principais e operacionais do departamento que façam parte da equipa do RFP, para garantir que as suas necessidades serão satisfeitas - por exemplo em termos de redação, estilo, calendarização, prazos, e confidencialidade. 

Também precisa da equipa de planeamento de eventos a bordo? As suas necessidades são muito específicas - em termos de redação, estilo, mas também quando se trata da localização de elementos visuais e prazos/calendarização curtos, etc. Se as reuniões e eventos forem multilingues, podem também ter requisitos avançados para serviços de interpretação (presencialmente ou à distância).

Técnicos especialistas

Se o projeto a localizar contém conteúdo técnico, comunicações tais como documentação do produto, conteúdo estruturado (XML/DITA) ou outros documentos típicos de indústrias tais como produção, envolva os fabricantes, desenvolvedores e/ou  gestores de documentos técnicos! A linguagem deles tem as suas próprias necessidades em termos de glossários e memória de tradução e requer um conhecimento muito específico da matéria.

Qualquer que seja o seu negócio: pense sempre nos gestores de produtos como intervenientes para a localização, também! Os conhecimentos e necessidades de comunicação destes devem complementar a especialização do marketing no planeamento do RFP. 

Outros intervenientes

Esta é a regra geral: para qualquer projeto de tradução e localização, os intervenientes de todas as equipas de proprietários de conteúdos que possam eventualmente contribuir na língua de origem têm de estar também à mesa da equipa do RFP - para assegurar que todas as necessidades e possíveis restrições sejam satisfeitas.

Certifique-se de que tem todas as pessoas certas envolvidas, para avaliar se o seu futuro parceiro é capaz de satisfazer todos os requisitos específicos e possíveis restrições!

Ferramentas de gestão de RFP: Alternativas para todos os orçamentos

Com a equipa certa a bordo, está na hora da próxima decisão crucial: Como irá publicar o seu RFP e recolher respostas? Há várias opções disponíveis, cada uma com diferentes prós e contras:

  • Software de Automatização de RFP
    É provável que as organizações maiores já disponham de algum software para adjudicação de contratos eletrónica para gerir os RFP, o que facilita a configuração. Contudo, é preciso estar ciente de que os sistemas de leilão reverso podem ser contraproducentes quando se trata de avaliar serviços de tradução - uma vez que não têm em consideração as variáveis que detalhamos na secção de preços abaixo.

  • Ferramentas de inquérito baseadas na cloud
     Alternativamente, pode também publicar um RFP com ferramentas de inquérito baseadas na cloud. A vantagem: mantém o controlo sobre como as perguntas podem ser respondidas, definindo campos e indicando a entrada obrigatória. Também beneficia de funcionalidades de relatório, filtragem fácil e análise da resposta. Tenha em mente que com esta solução, deve também fornecer uma cópia, par download, das perguntas do RFP para os fornecedores de serviços de tradução, para que estes possam preparar as suas respostas completamente offline. 

  • Excel 
    Graças à sua acessibilidade, as folhas de cálculo são frequentemente utilizadas para recolher respostas - pelas suas vastas opções para filtrar e comparar. Mas há um lado negativo: não são muito fáceis para os fornecedores preencherem! É fácil as células tornarem-se corruptas, faltarem folhas de trabalho, etc.

  • PDF/ Word 
    Muitas empresas fornecem RFP em formato PDF, pedindo aos fornecedores de tradução que forneçam as suas respostas em Word. Isto facilita respostas abertas e inventivas; no entanto, este método só é viável quando envia o seu RFP a um número limitado de fornecedores - uma vez que é demorado analisar todas as respostas separadamente e comparar os resultados.

Dica extra

Fazer um RFI de antemão irá ajudá-lo a reduzir a lista de fornecedores a abordar - ainda iremos abordar este ponto mais tarde.

O que é uma linha cronológica realista?

Não coloque potenciais parceiros sob demasiada pressão - dê-lhes tempo para responderem às suas perguntas com diligência! Pode considerar o exemplo abaixo uma linha cronológica mínima de requisitos para um processo de RFP já bem planeado, utilizando a publicação de um RFI como ponto de partida. (Não se preocupe, ainda vamos explicar o RFI em detalhe!)

  • Semana 1: publicação do RFI 
  • Semana 2: prazo para as respostas 
  • Semana 3: análise das respostas ao RFI   
  • Semana 4: publicação do RFP 
  • Semana 5: prazo para os fornecedores de localização submeterem perguntas 
  • Semana 6: respostas às perguntas submetidas
  • Semana 7: data limite para a apresentação de propostas   
  • Semana 8: análise de propostas 
  • Semana 9: convite para apresentação final 
  • Semana 10: apresentações finais
  • Semana 11: decisão.

 

Pode saltar o RFI?

Alguns pensam que um RFI é apenas um passo extra que pode ser facilmente ignorado, pedindo todas as informações necessárias no RFP. Embora isto possa ser viável para alguns projetos mais pequenos, os RFP de tradução tendem a ser mais complexos! Juntar todas as questões no RFP acabaria num volume bastante incontrolável, não lhe prestando um bom serviço a si nem aos fornecedores a quem se dirige.  

  • As principais vantagens de um RFI prévio:
  • Os seus RFP serão muito mais objetivos, focados e concisos.
  • Não tem de processar respostas irrelevantes ao seu RFP.
  • As respostas ao seu RFP serão muito mais informativas e comparáveis.
  • Facilita respostas relevantes de fornecedores relevantes.
  • Os fornecedores desejados são muito mais propensos a responder.
  • Se desejar, o RFI permite-lhe criar primeiro uma lista restrita de fornecedores de tradução.

Pense no RFI como uma navegação ainda não muito direcionada, ajudando-o a descobrir todas as opções. Assim, deve incluir algumas perguntas genéricas e abertas - mas não exagere. O objetivo é recolher informações e pré-qualificar potenciais fornecedores para a próxima ronda! 

Se fizer demasiadas perguntas, não só os fornecedores de tradução poderão estar relutantes em responder, como também acabará por gastar muito tempo a analisar muitas respostas. Lembre-se também de incluir informação de fundo sobre a sua situação e as suas necessidades. Desta forma, é mais provável que receba contributos úteis. 

O RFI certo fornece uma visão geral dos perfis dos fornecedores, ajudando a familiarizar-se com o mercado e a selecionar os fornecedores certos a visar com o próximo RFP.

O que procurar no seu futuro parceiro de tradução e localização

Após a avaliação das respostas do RFI, deverá ser capaz de definir com bastante precisão o tipo de parceiro que procura - e se estaria melhor só com um, capaz de servir como uma extensão próxima do seu negócio, ou se também quer considerar parcerias múltiplas. Outras questões essenciais às quais já deve estar preparado para responder:

  • A localização física do fornecedor é do seu interesse? 
  • Quais são os seus requisitos mínimos em termos de registos de sucesso e experiência comprovada? 
  • Os seus projetos de tradução podem ser tratados por freelancers? 
  • Beneficiaria de fornecedores de serviços linguísticos únicos, especializados numa única língua? Podem ter experiência num determinado estilo linguístico, terminologia e utilização. 
  • Será que o volume ou a extensão previsível exige fornecedores de serviços linguísticos múltiplos, tratando várias línguas ao mesmo tempo? Normalmente, estes fornecedores fornecem especialistas numa vasta variedade de línguas, tratando de traduções que podem variar em tamanho, finalidade e foco.
  • Ou precisa de um parceiro de conteúdo global, para ir além das suas necessidades de tradução? Este é o caso sempre que precisar de mais do que apenas traduções precisas e pode também requerer a criação de conteúdos, fluxos de trabalho automatizados com a mais recente tecnologia de tradução, conteúdos digitais otimizados para fins de SEO, aconselhamento e consultoria.

Em suma: quanto maior for o volume/complexidade/número de línguas dos seus projetos, maior será a probabilidade de precisar de um parceiro de conteúdo global com uma abordagem end-to-end.

Aconselhamento especializado

Porquê escolher um parceiro de conteúdo global?

Em vez de se limitarem a entregar traduções exatas, podem adaptar uma seleção de serviços múltiplos para satisfazer as suas necessidades individuais, incluindo:

  • Aconselhamento e consultoria especializados em processos de tradução e tecnologia
  • Criação multilingue do conteúdo que o seu negócio exige
  • Otimização SEO do seu conteúdo digital
  • Automatização do fluxo de trabalho com as mais recentes tecnologias de conteúdo e linguagem

Quanto maior for o seu volume e necessidades para uma localização completa e quanto maior for a complexidade dos seus projetos, mais benéfico será para si um parceiro de conteúdo global experiente e de renome como a Acolad. Especialmente para qualquer projeto que exija a mais alta qualidade e serviço end-to-end!

Qual é a informação que precisa de fornecer?

O que é mais importante: fornecer uma visão geral do projeto - e informação de base sobre a sua empresa. Os fornecedores precisam de identificar rapidamente se são uma boa opção que justifique a licitação. Inclua informação detalhada sobre a razão pela qual está a executar o RFP e quais são as suas necessidades de tradução. Aqui está uma lista dos pontos mais cruciais: 

  • Quem somos? Forneça detalhes sobre a sua organização, sobre o seu negócio e porque está a considerar a tradução/localização.  

  • Como é a sua configuração tecnológica? 

  • Com que API/integrações trabalha habitualmente e quais são as suas opções preferidas de upload e download?  

  • De que combinações linguísticas necessita (incluindo quaisquer variantes linguísticas locais)? 

  • Qual é o volume e a frequência previstos dos seus pedidos de tradução?  

  • Quais são os principais objetivos gerais do projeto? Seja o mais específico possível sobre as suas expetativas!

  • De que tipo de serviço necessita? (Tradução automática, tradução humana, localização, recreação, etc.) 

  • Quais são as especialidades temáticas, formato (por exemplo xml, resx, srt, pdf, indd, docx, rtf, etc.) e tipo do seu conteúdo?

  • O que precisa de traduzir? Informe os seus possíveis futuros parceiros de tradução sobre a natureza do conteúdo, o grau de localização que pretende, etc. 

  • Quais são as suas prioridades? Forneça uma lista de todos os requisitos e classifique-os por importância. Diferencie quais as características que são obrigatórias e quais gostaria de ter. 

  • Que plataformas e canais serão abordados? 

  • Existem requisitos de comprimento de texto padrão que os potenciais clientes devem ter em conta?

  • Quais são os seus processos e requisitos internos?  

  • Que experiência anterior de tradução tem? Partilhar as suas experiências passadas (boas e más!) revela o que é crucial para uma boa cooperação consigo; isto irá ajudar os fornecedores a dar uma resposta útil ao seu RFP. 

  • O que falta na sua atual configuração de serviços de tradução?   

  • Quais são as principais questões e desafios que enfrenta atualmente no que respeita à tradução?

Quanto mais informação partilhar sobre as suas necessidades, melhor os potenciais clientes podem adaptar as suas propostas à sua situação específica! 

Com base em algumas das informações anteriores, certos fornecedores podem mesmo decidir não participar no RFP, uma vez que alguns dos seus requisitos obrigatórios podem não ser viáveis ou simplesmente não fazem parte dos serviços que prestam. Neste caso, poupa-lhes e a si próprio o tempo gasto na criação e, da sua parte, na avaliação de uma proposta fútil!

Como colocar as perguntas certas no seu RFP de tradução

Embora um atalho possa parecer tentador: um RFP não é apenas um meio de dar a conhecer as suas condições a potenciais fornecedores! Para melhor corresponder às suas necessidades, terá também de pedir as informações certas. Mais uma vez, comecemos com o básico:  

dimensão e estrutura da empresa

Isto é de interesse para si tanto em termos de rotatividade como de número de funcionários a tempo inteiro, divididos por função - uma vez que estes são fortes indicadores do poder de alavancagem da organização.  

Dica extra: pergunte sobre a taxa de rotatividade dos principais funcionários e parceiros deles! Como as parcerias de sucesso com fornecedores de tradução dependem frequentemente de relações pessoais, construídas ao longo do tempo com os principais interessados, é útil saber se poderá contar com contactos estáveis. A não esquecer, uma baixa rotatividade de funcionários indica uma boa gestão, um negócio bem sucedido e uma organização estável.

Localização(ões) da empresa 

As principais localizações e escritórios locais de um fornecedor de tradução podem indicar os seus pontos fortes e fracos em termos de combinações linguísticas abrangidas. 

Gestão da empresa e organigrama 

Compreender como a empresa é organizada e gerida dar-lhe-á uma ideia da cultura da empresa - e se esta pode ser uma boa opção para a sua organização.

Informação de gestão de contas 

Pergunte aos LSP como será a sua estrutura de gestão de contas e quem será o(s) seu(s) ponto(s) de contacto. Idealmente, solicite logo detalhes sobre os conhecimentos e experiência de cada membro previsível do projeto, juntamente com o nome, cargo e detalhes de contacto.

Referências de clientes e casos de estudo 

Uma das melhores formas de compreender a experiência de um fornecedor de tradução no seu negócio específico é solicitar referências de clientes. É melhor perguntar-lhes sobre os seus principais clientes em geral! Em primeiro lugar, isto é uma boa referência da sua qualidade; além disso, dar-lhe-á uma ideia de como será visto: poderia ser um cliente demasiado grande ou demasiado pequeno para eles, em comparação com a sua atual base de clientes?

Seja específico nas suas perguntas: peça detalhes sobre os volumes traduzidos, as combinações linguísticas e o(s) tipo(s) de conteúdo(s) fornecido(s). As respostas correspondem às suas necessidades?

Dica extra: peça que lhe enviem casos de estudo! Podem mostrar-lhe se e como os potenciais fornecedores têm sido proativos na implementação de soluções inovadoras para resolver os problemas dos seus clientes quando se trata de traduções. 

Custos

A melhor prática é ter um modelo pronto que os LSP possam facilmente preencher, estruturado para facilitar as comparações posteriores. Pergunte e classifique os preços dos produtos e serviços mais relevantes para si - que, em geral, incluirão todos ou alguns dos seguintes:  

  • Taxa de tradução padrão por palavra/por hora (se aplicável, por exemplo, para tradução automática pós-edição)

  • Possíveis taxas diferentes para diferentes línguas de origem e de destino 

  • Custos de processamento posterior, como o DTP

  • Possíveis custos ocultos de integração, por exemplo, para implementação/migração

  • Possíveis custos de subscrição adicionais, por exemplo, para licenças

  • Quaisquer descontos possíveis (tipicamente para correspondências de memórias de tradução e/ou baseados no volume do projeto), taxas adicionais (por exemplo, para entrega noturna) e taxas mínimas.

Dica extra: peça um orçamento de amostra, baseado num projeto típico, para ter uma ideia do seu preço global. 

Tecnologia e processos de tradução

Pode ter requisitos tecnológicos avançados para além da tradução automática; para um melhor suporte do processo de tradução e fluxos de trabalho simplificados, compatíveis com a sua configuração tecnológica, pode necessitar de: 

  • Sistema de gestão de tradução (TMS), com alinhamento claro sobre o ambiente de alojamento, responsabilidade e localização

  • Bibliotecas em crescimento, tornando cada projeto potencialmente uma base para futuras traduções/localizações

  • Processos claros de revisão e aprovação dos termos do glossário 

  • Revisões no contexto

  • Revisão baseada na cloud para múltiplos utilizadores 

  • Armazenamento de documentos em repositório, a recuperar em qualquer data

  • Portal do cliente com características especificadas a serem incluídas, de acordo com as suas necessidades

  • Opções para pedir traduções online e acompanhar os projetos em tempo real

  • Comunicação direta opcional com tradutores

  • Ferramentas tecnológicas linguísticas adicionais.

Qualidade

Certamente que pode esperar que todos os fornecedores de tradução digam que estão a fornecer traduções de alta qualidade! Então, como é que compreende quem vai ser realmente o mais adequado para as suas necessidades? Traduções de alta qualidade dependem de processos sólidos, geralmente combinando verificações manuais e automáticas de garantia de qualidade com uma excelente gestão de fornecedores. Assim, as dicas cruciais são: 

  • Coloque perguntas específicas sobre certificações de qualidade reconhecidas tais como ISO 17100 e ISO 18587 (serviços de tradução/pós-edição de traduções automáticas). 

  • Solicite os resultados do inquérito de satisfação do cliente. 

  • Pergunte como é que as não conformidades estão a ser seguidas e geridas.

Infra-estruturas informáticas, segurança e proteção de dados

Os processos de tradução envolvem geralmente informações e conteúdos altamente confidenciais - o que significa que é crucial que o seu fornecedor de serviços linguísticos assegure a proteção completa dos seus dados. Pergunte aos seus potenciais parceiros acerca das suas precauções de segurança para salvaguardar as suas informações!

Capacidade e disponibilidade 

Por último, mas não menos importante, certifique-se de que o seu futuro fornecedor será capaz de lidar com os seus volumes de tradução - pergunte-lhe sobre os seus tempos de entrega para projetos típicos. A disponibilidade deste pode não corresponder às suas necessidades!

A avaliação do RFP - e o que um RFQ tem a ver com esta


Como irá avaliar as propostas?

Quando as propostas começarem a chegar, já deverá estar bem definido quem na equipa irá avaliá-las - e como. Questões fundamentais, tais como se o maior enfoque é na qualidade ou na poupança de custos, precisam de ser discutidas de antemão; neste momento, já deve ser possível dar prioridade a estes requisitos de forma clara, para a melhor avaliação por projeto. 

Dica extra: pode considerar que um sistema baseado em pontos leva muito tempo a avaliar as propostas. Certifique-se de que já definiu uma lista dos requisitos para ser o melhor indicador de candidatos impressionantes: que características são obrigatórias, quais são desejáveis? Por exemplo, pode não necessitar de tradução automática (MT) por agora, mas prefere ter essa opção no futuro.

Considere cuidadosamente o que melhor lhe convém; diferentes itens essenciais ainda terão um significado diferente para si ... daí a oportunidade de classificação! Os feedbacks das equipas devem vir de diferentes partes interessadas dentro da sua organização, direta ou indiretamente afetadas. Uma decisão conjunta sobre a importância individual de diferentes critérios acabará por definir a classificação - e com ela a compreensão de qual(is) proposta(s) se revela(m) mais adequada(s).

O resultado deverá ser uma lista restrita dos candidatos mais promissores. Para escolher entre eles, não ignore os seguintes critérios:

  • A sua proposta foi precisa e oportuna? 
  • Têm experiência em tradução e conteúdo na sua indústria ou área? 
  • Serão capazes de dimensionar os seus serviços à medida que o seu negócio cresce?
  • Há quanto tempo já estão em atividade?

Para a avaliação final do(s) seu(s) futuro(s) parceiro(s), considere também a possibilidade de solicitar:

  • Referências de clientes existentes cujas necessidades empresariais correspondem às suas.
  • Traduções do conteúdo do teste que fornece - para melhor comparação, utilize amostras idênticas para todos os futuros parceiros elegíveis!
  • Um RFQ.
O que é exatamente um RFQ (Pedido de Orçamento)?

Um RFQ é um documento que detalha as opções de preços para um serviço ou produto altamente específico; pede-se aos fornecedores que forneçam listas de preços para os produtos a entregar propostos no RFP. É assim um instrumento adicional de contratação, concentrando-se nos aspetos financeiros - os RFQ são apenas sobre preços e custos.

Após um RFP bem-sucedido, a avaliação nunca para

 

Implementação e integração 

Depois de toda a avaliação ter sido concluída e a decisão sobre o seu futuro LSP ter sido tomada, está na altura da implementação e da integração. Converse com o seu novo Parceiro de Serviços Linguísticos e defina previamente: 

  • Que recursos lhe são exigidos à partida?  
  • Quem irá levar a cabo a implementação tecnológica?  
  • Que formação é necessária?  
  • Quanto tempo demorarão os processos?  
  • Como irá o LSP selecionar os tradutores encarregues do seu projeto?
Avaliação contínua

Quando tudo estiver formalizado e o seu novo fornecedor de serviços linguísticos estiver integrado, verifique regularmente o progresso. Compare os relatórios sobre o desempenho do LSP com os indicadores-chave de desempenho (KPI) que acordou. Implementar um processo de avaliação todos os meses, trimestres ou pelo menos semestres - dependendo da natureza do produto e da sua colaboração - apresenta oportunidades para partilhar feedback e discutir planos, objetivos e iniciativas para o próximo período. 
 
Áreas a serem verificadas: 

  • Qualidade de tradução (tipicamente medida principalmente pelo número e gravidade das reclamações)
  • Entrega pontual (medida em relação aos prazos acordados)
  • Qualidade de serviço (indicadores de satisfação do cliente).

Mesmo mais tarde no futuro, uma vez que o projeto tenha chegado ao fim, faz sentido avaliar exaustivamente o desempenho global da parceria! Isto ajudá-lo-á a compreender o que correu bem, o que pode ser melhorado... e, em última análise, se deseja continuar a parceria com esse LSP.

Encerramento

A sua lista de verificação final para o sucesso da RFP

Aí tem - o seu processo de RFP do princípio ao fim, incluindo RFI e RFQ. Como se trata de muita informação a processar e lembrar, vamos resumi-la numa lista de verificação prática do RFP:

Os fatores-chave para o sucesso global do seu projeto de RFP:

  • Clareza sobre as suas razões para emitir um RFP
  • Compreensão substancial do que é essencial para si no parceiro LSP
  • Consenso sobre as partes interessadas que vai envolver
  • Uma linha temporal estruturada e realista para todos os processos de RFP, do início ao fim
  • Avaliação bem definida das propostas 
  • Uma classificação de acordo com a importância individual dos requisitos, acordada entre as equipas
  • Fornecimento exaustivo de qualquer informação relevante para os possíveis LSP 
  • As perguntas certas para os LSP
  • Pedido aos LSP para fornecerem exemplos do seu trabalho anterior
  • Uma amostra de lista de preços
  • Fornecimento de requisitos-chave para fluxos de trabalho otimizados
  • Políticas suficientes de proteção de dados do futuro LSP
  • Acordos sobre avaliações dos KPI
  • Monitorização constante dos processos, uma vez que o novo parceiro LSP esteja a bordo.

E não se esqueça, pode descarregar um modelo fácil de usar para trabalhar com este guia.

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