Globaali biotieteiden yritys keskittää käännösten hallinnan

Asiakas kävi läpi kattavan tarjouspyyntöprosessin valitakseen yhdeksän virallista toimittajaa. Sen jälkeen Acoladille myönnettiin päätoimittajan rooli. Ensisijaisena tavoitteena oli kehittää keskitetty käännösten hallintamalli maailmanlaajuiseen käyttöön. Se koostuu pääosin kahdesta vakiotoimintaprosessista:

1. sisäisten käännösten hallintaprosessit
2. toimittajaverkoston yhteistyömalli tulevissa projekteissa.

Päätoimittajana Acolad tarjosi hallintamallin tueksi myös teknologia-alustan, jota käyttävät kaikki käännöspalvelut – sekä sisäiset käyttäjät että muut hyväksytyt toimittajat. Tavoitteena oli tehostaa yhteistyötä kaikkien sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien välillä, joten alustalle keskitettiin yrityksen kaikki kieliresurssit ja käännösprosessiin liittyvät toiminnot:

• käännösmuistit
• tarjoukset
• projektinhallinta
• integraatio asiakkaan hankintajärjestelmään (SAP Ariba).

Käännösten hallintaportaali tarjoaa asiakkaalle useita merkittäviä hyötyjä:

Käännösmuistitietokannan integraatio antaa kaikille toimittajille ja yrityksen osastoille pääsyn aiemmin käännettyyn sisältöön kokonaisuudessaan.

Yksi tietokannan hyödyllisimmistä ominaisuuksista on se, että toimittajat voivat noutaa ja ladata tarvitsemansa käännösmuistin sisällön ja tehdä varsinaisen käännöstyön portaalin ulkopuolella käyttämällä omia työkalujaan ja prosessejaan.

Portaali sisältää keskitetyn tarjous- ja kilpailutusprosessin. SAP Ariba -integraatio varmistaa, että hyväksyttyjä kustannuksia voidaan seurata nopeasti ja helposti.

Portaali sisältää käännösten tarjouspyyntömoduulin, jonka avulla sisäiset sidosryhmät voivat pyytää kilpailukykyisiä tarjouksia kaikilta toimittajilta samanaikaisesti. Keskitetyn prosessin ansiosta yrityksen ei enää tarvitse lähetellä useita sähköposteja eri toimittajille tai käyttää muita työkaluja.

Kun käännöstyön toimittaja on valittu, SAP Ariba -integraatio helpottaa kustannusten hyväksyntää, ostotilauksen tekemistä ja kulujen seurantaa SAP Aribassa ja portaalissa. Asiakkaan ei tarvitse kirjautua ulos portaalista ja sisään Aribaan, joten työnkulku toimii keskeytyksettä. Kyse on päästä päähän -ratkaisusta, joka käynnistyy tarjousten pyytämisestä ja päättyy ostotilauksen tekemiseen. Integraatio varmistaa, että yrityksessä käytetään vain hyväksyttyjä toimittajia. 

Portaali sisältää myös moduulin käännösprojektien hallintaan. Yrityksen eri osastoilla on erilaisia vaatimuksia, joten asiakkaallemme oli tärkeää tarjota käyttäjille joustava toimintamalli, jossa he voivat luoda omiin tarpeisiinsa sopivat työnkulut. Portaali säilyttää tasapainon prosessien standardoinnin ja joustavuuden välillä ja tallentaa myös yksityiskohtaisen kirjausketjun jokaisen projektin toiminnasta.

Portaalin tiedostokantaan voidaan tallentaa sanastoja, tyyliohjeistuksia, mallipohjia ja muita vakioituja toimintaohjeita. Tämä sujuvoittaa prosesseja ja varmistaa, että kaikki käännökset ovat yhdenmukaisia.

Tehokkaiden toiminnallisuuksien lisäksi tavoitteena oli kehittää intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen alusta, joka on räätälöity asiakkaan ja eri käyttäjäprofiilien tarpeisiin. Tavoitteena oli, että kaikki käyttäjät oppivat käyttämään järjestelmää minuuteissa – ei päivissä tai viikoissa.

Intuitiivinen käyttöliittymä vähentää laajamittaisen koulutuksen ja dokumentaation tarvetta. Loppujen lopuksi käyttäjien ei tarvitse työssään ymmärtää kaikkia käännösprosessin koukeroita – portaali hoitaa sen heidän puolestaan. 

Portaalin käyttöönoton myötä käännöksiin kuluu huomattavasti vähemmän aikaa, sillä kaikki yrityksen osastot voivat nyt hyödyntää aiemmin käännettyä sisältöä omissa projekteissaan. Ennen toimittajilla oli pääsy vain niihin käännösmuisteihin, joita he olivat luoneet asiakkaalle vuosien mittaan, mutta nyt heillä on pääsy myös kahdeksan muun toimittajan jaettuihin käännösmuisteihin. Tämä parantaa käännettyjen sisältöjen yhdenmukaisuutta.

Asiakkaamme on haastanut toimittajia tekemään kilpailukykyisiä tarjouksia vakiomallisen tarjouspohjan avulla ja onnistunut siten alentamaan projektikustannuksia ja nopeuttamaan toimitusaikoja. Toimittajat ovat tietoisia tiukasta kilpailusta, joten heillä on paineita hinnoitella aggressiivisesti ja toimia innovatiivisesti toimittaakseen projektit entistä nopeammin.

Projektien päätteeksi toimittajat lataavat portaaliin uusia käännösmuisteja. Näin tietokantaan tulee jatkuvasti uutta käännettyä sisältöä, jota voidaan käyttää uudelleen kustannusten vähentämiseksi.