Une entreprise mondiale du secteur des sciences de la vie centralise la gestion de ses traductions

Suite à un appel d’offres en profondeur qui a conduit à la sélection de neuf prestataires officiels, Acolad a été choisi comme prestataire principal. La première priorité était de développer un programme de traduction centralisé qui serait mis en place à l'échelle mondiale et qui consisterait en deux principaux procédés opérationnels :

1. Procédures internes de gestion de la traduction
2. La définition des modalités de collaboration du réseau de fournisseurs pour les projets à venir

Pour soutenir le programme, Acolad en tant que partenaire principal a également fourni la plateforme technologique qui sera utilisée par tous les services de traduction, qu'il s'agisse de fournisseurs internes ou de fournisseurs approuvés. La plateforme centralise tous les actifs linguistiques de l'entreprise afin d'optimiser la collaboration entre toutes les parties prenantes impliquées à l’interne et à l’externe, incluant :

• Mémoires de traduction
• Devis
• Gestion de projets
• Intégration avec le système d’achat du client (SAP Ariba)

Le portail de gestion des traductions offre aussi plusieurs avantages au client :

L’intégration du référentiel des mémoires de traduction, qui permet à tous les fournisseurs et aux divisions d'accéder à l'ensemble du contenu déjà traduit.

L'un des avantages les plus appréciés du référentiel de traduction est qu'il permet aux fournisseurs de récupérer et de télécharger le contenu des mémoires de traduction dont ils ont besoin et d'effectuer le travail de traduction proprement dit en dehors du portail, à l'aide de leurs propres outils et procédés.

Le portail comprend un système centralisé d'appels d'offres et de soumissions. L’intégration avec SAP Ariba permet de trouver rapidement et facilement les coûts déjà approuvés.

Le module de devis de traduction inclus au portail permet aux parties prenantes à l’interne de demander des offres compétitives à tous ses fournisseurs simultanément. Grâce à cette option centralisée, il n'est plus nécessaire d'envoyer plusieurs courriels à différents fournisseurs ou d'utiliser différents outils exclusifs.

Une fois qu’un projet est attribué, l’intégration avec SAP Ariba simplifie l’approbation financière, l’émission des bons de commande et le suivi financier par SAP Ariba et le portail. Le client n'a pas besoin de se déconnecter du portail et de se connecter à Ariba, de sorte que l’acheminement du travail n'est pas interrompu. Il s'agit d'une solution d’un bout à l’autre qui commence par les appels d'offre et se termine par l'émission du bon de commande. L'intégration garantit la conformité avec les fournisseurs approuvés. 

Le portail comprend également un module de gestion des projets de traduction. En raison de la diversité des besoins au sein de l'entreprise, il était important pour notre client d'offrir aux prestataires de service la possibilité de créer leur propre acheminement de travail en fonction de leurs besoins. Le portail maintient un équilibre entre la normalisation des procédés et la flexibilité, tout en enregistrant une piste d'audit détaillée pour chaque projet.

Grâce au référentiel des fichiers, le portail entrepose des glossaires, des conventions de style, des gabarits et des modes opératoires normalisés supplémentaires afin de rationaliser les procédés et d'assurer la cohérence de tous les produits traduits.

Au-delà des fonctionnalités de grande capacité, l'objectif était également de développer une plateforme intuitive et conviviale adaptée aux besoins du client et aux différents profils d'utilisateurs. Le but était de faire en sorte que tous les utilisateurs puissent apprendre et adopter le système en quelques minutes, et non en quelques jours ou semaines.

La conception intuitive réduit au minimum la nécessité d'une formation et d'une documentation approfondies. Nous pensons que les utilisateurs ne devraient pas avoir besoin de comprendre les subtilités du processus de traduction pour gérer leur travail - le portail le fait pour eux. 

Depuis la mise en place du portail, les délais de traduction ont considérablement diminué, car les divisions de l'entreprise peuvent désormais utiliser le contenu déjà traduit pour leurs propres projets. Les fournisseurs n'ont plus seulement accès aux mémoires de traduction qu'ils ont créées pour le client au fil des ans, ils ont aussi accès aux mémoires de traduction partagées des huit autres fournisseurs, ce qui garantit une meilleure cohérence de tous les contenus traduits.

En incitant les fournisseurs à présenter des offres concurrentielles pour les projets au moyen d'un modèle de devis standard, notre client a été en mesure de réduire les coûts et les délais d'exécution. Les fournisseurs savent qu'ils se trouvent dans un environnement très compétitif et ils sont invités à soumettre des offres de façon agressive et à faire preuve d'innovation pour réaliser les projets plus rapidement.

Une fois les projets terminés, les nouvelles mémoires de traduction sont téléchargées par les fournisseurs, enrichissant la base de données des contenus traduits à réutiliser, ce qui contribue à diminuer les coûts.