Globalt företag inom life science centraliserar hanteringen av översättningar

Efter en omfattande anbudsinfordran för att välja ut nio officiella leverantörer, utsågs Acolad till huvudleverantör. Den första åtgärden var att utveckla ett centraliserat översättningsprogram som skulle implementeras globalt och bestå av två huvudsakliga standardprocesser:

1. interna procedurer för översättningshantering
2. definition av hur leverantörsnätverket skulle samarbeta under kommande projekt.

Till stöd för programmet skulle Acolad som huvudleverantör också tillhandahålla den teknikplattform som alla översättningstjänster skulle använda, både interna användare och andra godkända leverantörer. Plattformen centraliserar alla företagets språktillgångar för att optimera samarbetet mellan alla interna och externa intressenter:

• Översättningsminnen
• Offerter
• Projektledning
• Integrering med kundens inköpssystem (SAP Ariba)

Portalen för översättningshantering erbjuder flera viktiga fördelar för kunden, däribland följande:

Integreringen av arkivet med översättningsminnen ger alla leverantörer och avdelningar tillgång till allt tidigare översatt innehåll.

En av de mest uppskattade fördelarna med detta arkiv är att leverantörerna kan leta upp och ladda ned det innehåll de behöver i översättningsminnena och sköta själva översättningen utanför portalen, med sina egna verktyg och processer.

Portalen innehåller centraliserade offerter och konkurrenskraftiga anbud. Integreringen med SAP Ariba säkerställer snabb och enkel överblick över godkända kostnader.

Med den modul för översättningsofferter som ingår i portalen kan interna intressenter begära in konkurrenskraftiga anbud från alla leverantörer samtidigt. Detta centraliserade alternativ eliminerar behovet av att skicka flera e-postmeddelanden till flera olika leverantörer eller använda olika egenutvecklade verktyg.

När arbetet tilldelats underlättar integreringen med SAP Ariba det finansiella godkännandet, utfärdandet av inköpsorder och finansiell uppföljning både i SAP Ariba och i portalen. Kunden behöver inte logga ut från portalen och in i Ariba, så arbetsflödet avbryts inte. Detta är en heltäckande lösning som börjar med att efterfråga offerter och slutar med att inköpsordern utfärdas. Integreringen säkerställer efterlevnad för godkända leverantörer. 

Portalen innehåller också en modul för hantering av översättningsprojekt. På grund av de varierade kraven inom bolaget var det viktigt för vår kund att ge användarna flexibiliteten att kunna skapa egna arbetsflöden anpassade till deras behov. Portalen håller en balans mellan standardisering av processer och flexibilitet, samtidigt som en detaljerad verifieringskedja registreras för varje projekt.

Genom filarkivet lagrar portalen ordlistor, stilguider, mallar och ytterligare standardrutiner för att göra processerna smidigare och säkerställa konsekvens i det översatta innehållet.

Förutom den kraftfulla funktionaliteten ville vi också utveckla en intuitiv, användarvänlig plattform, skräddarsydd efter kundens behov och de olika användarprofilerna. Målet var att säkerställa att alla användare kunde lära sig och komma igång med systemet på ett par minuter – inte på flera dagar eller veckor.

Den intuitiva designen minimerar behovet av omfattande utbildning och dokumentation. I slutänden anser vi att användare inte ska behöva förstå de komplicerade delarna av översättningsprocessen för att sköta sitt arbete – det gör portalen åt dem. 

Efter att portalen implementerades har översättningstiden minskat kraftigt. Det beror på att olika avdelningar inom företaget kan utnyttja tidigare översatt innehåll i sina egna projekt. I stället för att leverantörerna bara har tillgång till de översättningsminnen de skapat för kunden genom åren, har de nu åtkomst till delade översättningsminnen från åtta andra leverantörer. Detta säkerställer konsekvens i det översatta innehållet.

Genom att utmana leverantörerna att ge konkurrenskraftiga anbud genom en standardiserad offertmall, har kunden kunnat minska kostnaderna och hanteringstiden för sina projekt. Leverantörerna vet att de befinner sig i en konkurrensutsatt miljö. Därmed använder de aggressiv prissättning och arbetar innovativt för att leverera projekten snabbare.

Allteftersom projekten blir klara laddas nya översättningsminnen upp av leverantörerna, vilket resulterar i en ständigt växande databas med översatt innehåll som kan återanvändas. Detta bidrar till minskade kostnader.