Empresa global de ciências da vida centraliza a gestão da tradução

Na sequência de um processo abrangente de RFP para selecionar nove fornecedores oficiais, foi atribuído à Acolad o papel de Fornecedor Principal. A primeira prioridade era desenvolver um programa de tradução centralizado que seria implementado globalmente, consistindo em dois processos principais de operação padrão:

1. Procedimentos internos de gestão de tradução
2. Definir a forma como a rede de fornecedores colaboraria nos próximos projetos.

Para apoiar o programa, como Fornecedor Principal, a Acolad também fornece a plataforma tecnológica a ser utilizada por todos os serviços de tradução: tanto utilizadores internos como outros fornecedores aprovados. A plataforma centraliza todos os bens linguísticos em toda a empresa para otimizar a colaboração entre todos os intervenientes internos e externos:

• Memórias de tradução
• Orçamentos
• Gestão de projetos
• Integração com o sistema de compras do cliente (SAP Ariba)

O portal de gestão de tradução oferece vários benefícios chave ao cliente, incluindo:

A integração do repositório de memória de tradução, que permite a todos os fornecedores e divisões acederem a todo o inventário de conteúdos previamente traduzidos.

Um dos benefícios mais valorizados do repositório é que permite aos fornecedores recuperar e descarregar o conteúdo da memória de tradução de que necessitam e realizar o trabalho de tradução propriamente dito fora do portal, utilizando as suas próprias ferramentas e processos.

O portal inclui orçamentos centralizados e licitações competitivas. A integração com o SAP Ariba assegura a captura rápida e fácil dos custos aprovados.

O módulo de cotação de tradução incluído no portal permite aos intervenientes internos solicitar propostas competitivas a todos os fornecedores em simultâneo. Esta opção centralizada elimina a necessidade de enviar múltiplos e-mails a diferentes fornecedores ou utilizar diferentes ferramentas proprietárias.

Uma vez adjudicado o trabalho, a integração SAP Ariba permite facilidade na aprovação financeira, emissão de PO e acompanhamento financeiro tanto no SAP Ariba como no Portal. O cliente não precisa de sair do Portal e entrar no Ariba, pelo que o fluxo de trabalho é ininterrupto. É uma solução end-to-end que começa com a solicitação de orçamentos e termina com a emissão da PO. A integração assegura a conformidade com os fornecedores aprovados. 

O portal inclui também um módulo para a gestão de projetos de tradução. Devido a diversos requisitos em toda a empresa, era importante para o nosso cliente proporcionar aos utilizadores a flexibilidade necessária para criar os seus próprios fluxos de trabalho ajustados às suas necessidades. O portal mantém um equilíbrio entre a padronização do processo e a flexibilidade, tudo isto enquanto regista uma pista de auditoria detalhada para cada projeto.

Através do repositório de ficheiros, o portal armazena glossários, convenções estilísticas, modelos e SOP adicionais para racionalizar processos e assegurar a consistência em todos os produtos traduzidos.

Além da funcionalidade poderosa, o objetivo era também o de desenvolver uma plataforma intuitiva e de fácil utilização adaptada às necessidades do cliente e aos diferentes perfis de utilizador. O objetivo era assegurar que todos os utilizadores pudessem aprender e adotar o sistema em minutos, e não em dias ou semanas.

A conceção intuitiva minimiza a necessidade de formação e documentação extensiva. Em última análise, acreditamos que os utilizadores não devem precisar de compreender os meandros do processo de tradução para gerir o seu trabalho - o portal faz isso por eles. 

Desde a implementação do portal, o tempo de tradução diminuiu significativamente, uma vez que as divisões em toda a empresa podem agora aproveitar conteúdos anteriormente traduzidos para os seus próprios projetos. Para os fornecedores, em vez de apenas terem acesso às memórias de tradução que criaram para o cliente ao longo dos anos, têm agora acesso a memórias de tradução partilhadas de outros oito fornecedores, assegurando a consistência em todos os conteúdos traduzidos.

Ao desafiar os fornecedores a apresentarem propostas competitivas para projetos através de um modelo de orçamento padrão, o nosso cliente foi capaz de reduzir os custos e os prazos de entrega dos projetos. Os fornecedores sabem que se encontram num ambiente muito competitivo e são desafiados a fixar preços agressivamente e a serem inovadores para entregarem projetos mais rapidamente.

À medida que os projetos são concluídos, novas memórias de tradução são carregadas pelos fornecedores, resultando numa base de dados cada vez maior de conteúdo traduzido a ser reutilizado, o que ajuda a reduzir os custos.