Una empresa internacional de ciencias de la vida centraliza su gestión de proyectos de traducción

Tras un riguroso proceso de solicitud de propuestas para seleccionar a nueve proveedores oficiales, se eligió a Acolad como proveedor principal. El primer objetivo era desarrollar un programa de traducción centralizado que se implantaría a escala mundial y constaría de dos procesos operativos estándar principales:

1. Procedimientos internos de gestión de proyectos de traducción
2. Definición de cómo colaboraría la red del proveedor en proyectos futuros

Para apoyar el programa, como proveedor principal, Acolad también facilita la plataforma de tecnología que utilizarán todos los servicios de traducción: tanto los usuarios internos como otros proveedores aprobados. La plataforma centraliza todos los activos lingüísticos de la empresa para optimizar la colaboración entre todas las partes interesadas internas y externas:

• Memorias de traducción
• Presupuestos
• Gestión de proyectos
• Integración con el sistema de contratación del cliente (SAP Ariba)

El portal de gestión de proyectos de traducción ofrece varias ventajas clave para el cliente, entre ellas:

La integración del repositorio de memorias de traducción permite que todos los proveedores y divisiones puedan acceder al inventario de contenidos previamente traducidos.

Una de las ventajas más apreciadas del repositorio es que permite que los proveedores recuperen y descarguen el contenido de la memoria de traducción que necesitan para realizar la traducción fuera del portal, utilizando sus propios procesos y herramientas.

El portal incluye funciones de presupuestos centralizados y ofertas competitivas. La integración con SAP Ariba garantiza una captura rápida y sencilla de los costes aprobados.

El módulo de presupuestos de traducción incluido en el portal permite a las partes interesadas internas solicitar ofertas competitivas a todos los proveedores al mismo tiempo. Gracias a esta opción centralizada no es necesario enviar varios correos electrónicos a los distintos proveedores ni utilizar diferentes herramientas propias.

Una vez que el trabajo se ha adjudicado, la integración de SAP Ariba facilita la aprobación financiera, la emisión de órdenes de compra y el seguimiento financiero tanto en SAP Ariba como en el portal. El flujo de trabajo no se interrumpe, ya que el cliente no tiene que salir del portal y entrar en Ariba. Es una solución integral que comienza con la solicitud de presupuestos y termina con la emisión de la orden de compra. La integración les garantiza el cumplimiento a los proveedores aprobados. 

El portal también cuenta con un módulo para gestionar proyectos de traducción. Debido a la diversidad de requisitos por toda la empresa, para nuestro cliente era importante que los usuarios tuvieran la flexibilidad necesaria para poder crear sus propios flujos de trabajo adaptados a sus necesidades. El portal mantiene un buen equilibrio entre estandarización de procesos y flexibilidad, a la vez que registra una pista de auditoría detallada para cada proyecto.

A través del repositorio de archivos, el portal almacena los glosarios, convenciones estilísticas, plantillas y procedimientos operativos normalizados adicionales para agilizar los procesos y garantizar la coherencia de todos los contenidos traducidos.

El objetivo, aparte de contar con una funcionalidad potente, también era desarrollar una plataforma intuitiva y fácil de usar, adaptada a las necesidades del cliente y a los distintos perfiles de usuario. El propósito era garantizar que todos los usuarios pudieran aprender y adoptar el sistema en unos minutos, en lugar de tardar días o semanas.

El diseño intuitivo minimiza la necesidad de tener que facilitar una formación y una documentación demasiado largas. En última instancia, pensamos que los usuarios no tienen por qué entender los entresijos del proceso de traducción para gestionar su trabajo: el portal se ocupa ello. 

Desde la puesta en marcha del portal, el tiempo de los procesos de traducción ha disminuido considerablemente, ya que ahora las divisiones de toda la empresa pueden aprovechar el contenido previamente traducido para sus propios proyectos. En lo que respecta a los proveedores, en lugar de tener acceso únicamente a las memorias de traducción que han creado para el cliente a lo largo de los años, ahora tienen acceso a las memorias de traducción compartidas de otros ocho proveedores, lo cual garantiza la coherencia de todo el contenido traducido.

Al animar a los proveedores a que presenten ofertas competitivas para los proyectos con una plantilla de presupuesto estándar, nuestro cliente ha podido reducir los costes de los proyectos y los plazos de entrega. Los proveedores saben que trabajan en un entorno muy competitivo y se les anima a ofrecer precios agresivos y ser innovadores para poder entregar los proyectos más rápido.

A medida que estos se completan, los proveedores van cargando memorias de traducción nuevas, de manera que la base de datos de contenidos traducidos que pueden reutilizarse es cada vez mayor, lo cual ayuda a reducir costes.