Internationales Life-Science-Unternehmen zentralisiert sein Übersetzungsmanagement

Nach einer umfassenden Ausschreibung kamen zunächst neun Dienstleister in die engere Wahl. Das Rennen machte schließlich Acolad. Der erste Schritt war die Entwicklung eines zentralisierten Übersetzungsprogramms, das weltweit umgesetzt werden sollte und zwei Standardprozesse umfasste:

1. Interne Übersetzungsmanagementprozesse
2. Zusammenarbeit des Dienstleister-Netzwerks bei zukünftigen Projekten

Zur Unterstützung des Programms stellte Acolad als wichtigster Lieferant die technologische Plattform bereit, die von allen Übersetzungs-Stakeholdern verwendet werden sollte, also von internen Beteiligten genauso wie von zugelassenen externen Dienstleistern. Auf der Plattform laufen alle linguistischen Ressourcen aus dem ganzen Unternehmen zusammen. Das optimiert die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten:

• Translation Memories
• Angebote
• Projektmanagement
• Integration in das Beschaffungssystem des Kunden (SAP Ariba)

Das Translation Management Portal bietet dem Kunden mehrere wichtige Vorteile, darunter:

Durch die Integration bestehender Translation Memories können alle Dienstleister und Abteilungen auf den gesamten Übersetzungsbestand zugreifen.

Einer der größten Vorteile: Dienstleister können Inhalte der Translation Memories abrufen und herunterladen und Content dann außerhalb des Portals mit ihren eigenen Werkzeugen und Prozessen übersetzen.

Das Portal bietet ein zentrales Tool zur Angebotserstellung und für Ausschreibungen. Die Integration von SAP Ariba erlaubt einen schnellen und einfachen Überblick über freigegebene Ausgaben.

Das Angebotsmodul erlaubt es internen Beteiligten, gleichzeitig Angebote mehrerer Dienstleister einzuholen. Das Versenden unzähliger E-Mails an verschiedene Dienstleister oder der Einsatz unterschiedlicher proprietärer Tools gehört dank diesem zentralisierten Prozess der Vergangenheit an.

Nach der Projektvergabe vereinfacht SAP Ariba die Freigabe des Budgets, das Erstellen der Projektaufträge und die Nachverfolgung der Ausgaben sowohl in SAP Ariba als auch im Portal. Der Kunde muss sich nicht mehr beim Portal ab- und bei Ariba anmelden, sodass der Workflow nicht unterbrochen wird. So entstand eine echte Lösung von A bis Z: vom Einholen der Angebote bis zum Anlegen des Projektauftrags. Durch die Integration werden alle zugelassenen Dienstleister mit eingebunden. 

Das Portal umfasst auch ein Modul für das Management der Übersetzungsprojekte. Im Unternehmen gibt es die unterschiedlichsten Anforderungen. Der Kunde wollte den Benutzern daher die Möglichkeit geben, eigene Workflows zu gestalten, die sie flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen können. Das Portal ist eine ausgewogene Mischung aus Prozessstandardisierung und Flexibilität. Trotzdem ist für jedes Projekt ein detaillierter Audit-Trail garantiert.

In einem Datei-Repository sind Glossare, Stilvorgaben, Vorlagen und zusätzliche SOPs gespeichert. Das Ergebnis: optimierte Prozesse und einheitliche Übersetzungsergebnisse.

Dem Kunden ging es nicht nur um Funktionalität. Ziel war außerdem eine intuitive, benutzerfreundliche Plattform, die präzise an die Anforderungen und die verschiedenen Nutzerprofile angepasst sein sollte. Alle Benutzer sollten sich innerhalb weniger Minuten in das System einarbeiten können.

Das intuitive Design macht eine umfassende Schulung und Dokumentation überflüssig. Die Benutzer müssen für ihre Arbeit den Übersetzungsprozess nicht bis ins Detail verstehen – das erledigt das Portal für sie. 

Seit der Einführung des Portals hat sich die Übersetzungszeit deutlich reduziert, denn die einzelnen Abteilungen können nun bereits vorhandene Übersetzungen für ihre Projekte wiederverwenden. Externe Dienstleister haben nicht nur Zugriff auf Translation Memories, die sie selbst in den letzten Jahren für den Kunden erstellt haben, sie können auch Translation Memories von acht anderen Dienstleistern nutzen. Das garantiert mehr Einheitlichkeit bei allen Übersetzungen.

Über eine Standardvorlage können Dienstleister jetzt an Projektausschreibungen teilnehmen. So konnte der Kunde die Projektkosten und Bearbeitungszeiten weiter senken. Dienstleister stehen im Wettstreit miteinander und müssen mit überzeugenden Preisen und kurzen Lieferzeiten punkten.

Nach Abschluss der Projekte laden die Dienstleister die neuen Translation Memories hoch. Dadurch werden die Übersetzungs-Datenbanken kontinuierlich erweitert, was wiederum zu Kostensenkungen beiträgt.