Global biovidenskabelig virksomhed centraliserer deres oversættelsesarbejde

Efter en omfattende udbudsrunde med henblik på at udvælge ni officielle leverandører, blev Acolad valgt som hovedleverandør. Den første prioritet var at udvikle et centraliseret oversættelsesprogram, der kunne implementeres globalt, bestående af to primære standard arbejdsprocesser:

1. Procedurer for intern håndtering af oversættelser
2. Definition af leverandørnetværkets samarbejde i kommende projekter.

For at understøtte dette leverer Acolad som hovedleverandør også den teknologiske platform, der skal bruges af alle involverede, både interne brugere og andre godkendte leverandører. Platformen centraliserer alle de sproglige aktiver i hele virksomheden for at optimere samarbejdet mellem alle interne og eksterne interessenter, herunder:

• Oversættelseshukommelser
• Tilbud
• Projektstyring
• Integration med kundens indkøbssystem (SAP Ariba)

Portalen til håndtering af oversættelser byder på flere vigtige fordele for kunden, herunder:

Integrationen af et register over oversættelseshukommelser giver alle leverandører og divisioner adgang til hele corpus af tidligere oversat indhold.

En af de største fordele ved dette register er, at det giver leverandørerne mulighed for at hente og downloade det indhold fra oversættelseshukommelser, de har brug for, og udføre det faktiske oversættelsesarbejde uden for portalen ved hjælp af deres egne værktøjer og processer.

Portalen inkluderer centraliseret indhentning af prisoverslag og konkurrencedygtig tilbudsgivning. Integration med SAP Ariba sikrer hurtig og nem registrering af godkendte omkostninger.

Modulet til indhentning af pristilbud på oversættelser, der er inkluderet i portalen, giver interne interessenter mulighed for at anmode om konkurrencedygtige tilbud fra alle leverandører samtidigt. Ved centralisering elimineres behovet for at sende flere e-mails til forskellige leverandører eller bruge forskellige proprietære værktøjer.

Når arbejdet er tildelt, giver SAP Ariba-integrationen mulighed for let økonomisk godkendelse, udstedelse af PO'er og finansiel sporing, alt sammen via SAP Ariba og portalen. Kunden behøver ikke afbryde sit arbejde for at logge ud af portalen og ind på Ariba. Det er en komplet løsning, der starter med at indhente priser og slutter med at udstede en PO. Integrationen sikrer, at der kun anvendes godkendte leverandører. 

Portalen indeholder også et modul til håndtering af oversættelsesprojekter. På grund af forskellige krav og behov i virksomheden var det vigtigt for vores kunde at give brugerne fleksibiliteten til at skabe deres egne arbejdsgange tilpasset deres behov. Med portalen opretholdes en balance mellem standardisering af processer og fleksibilitet, alt imens der registreres et detaljeret revisionsspor for hvert projekt.

I registeret over filer gemmer portalen ordlister, stilistiske konventioner, skabeloner og andre arbejdsprocedurer, der skal anvendes til at strømline processer og sikre sammenhæng på tværs af alt oversat materiale.

Udover at udvikle en portal med mange funktioner var målet også at designe en intuitiv og brugervenlig platform skræddersyet til kundens behov og de forskellige brugerprofiler. Målet var at sikre, at alle brugere var i stand til at lære og tage systemet til sig inden for få minutter – ikke dage eller uger.

Det intuitive design minimerer behovet for omfattende træning og dokumentation. Faktisk mener vi, at brugeren ikke selv behøver at forstå oversættelsesprocessens forviklinger for at udføre deres arbejde – portalen gør det for dem. 

Siden implementeringen af portalen er oversættelsestiden faldet betydeligt, da virksomhedens forskellige afdelinger nu kan udnytte tidligere oversat indhold til deres egne projekter. Leverandørerne har nu, i stedet for kun at have adgang til de oversættelseshukommelser, de har skabt for kunden gennem årene, også adgang til delte oversættelseshukommelser fra otte andre leverandører, hvilket sikrer ensartethed i alt oversat indhold.

Ved at udfordre leverandører til at give konkurrencedygtige priser på projekter ved hjælp af en standardiseret tilbudsskabelon har vores kunde været i stand til at reducere projektomkostninger og leveringstider. Leverandørerne ved, at det er et område med stor konkurrence, og de udfordres til aggressiv prissætning og til at være innovative for at levere projekter hurtigere.

Efterhånden som projekterne afsluttes, uploades nye oversættelseshukommelser af leverandørerne, hvilket resulterer i en stadigt større database med oversat indhold, der genbruges. Dette bidrager til at reducere omkostningerne.