Miten transkriptiotyöt organisoidaan Acoladilla?

Kun ihmiset kysyvät työstämme ja vastaamme työskentelevämme johtavassa lokalisointiyrityksessä, vastaus saattaa aiheuttaa hetkellisesti hämmennystä. Selvennämme kuitenkin mielellämme, että yrityksemme työ on monisyisempää kuin miltä se kuulostaa!

Monet asiakkaistamme eivät ole kuulleet kokousmuistiinpanojen ja -yhteenvetojen kirjoituspalveluista, ennen kuin ne tarvitsevat sellaisia omassa työssään. Kirjoittajien työ on myös vain jäävuoren huippu, kun pyrimme tuottamaan asiakkaillamme laadukkaan asiakirjan mahdollisimman pian heidän kokouksensa jälkeen.

Kurkistetaanpa siis kirjoitustoimeksiannon tärkeimpiin työvaiheisiin:

Asiakkaan ymmärtäminen

Ensimmäisen tapaamisen aikana pyrimme ymmärtämään toimeksiannon haasteet: millainen kokous on kyseessä, mikä on sen asiayhteys ja millaisia viestintätavoitteita asiakkaalla on. Käytännön tietojen (päivämäärän, ajan, paikan) lisäksi tämä vaihe auttaa meitä selvittämään, mikä ratkaisuistamme sopisi asiakkaalle parhaiten. Sopivan kirjallisen muodon (transkription, raportin tai yhteenvedon) valinta vaikuttaa olennaisella tavalla lopulliseen asiakastyytyväisyyteen.

Yksi toimeksianto, yksi kirjoittaja

Seuraavaksi kuvaan astuu suunnitteluosastomme, jonka työnä on päättää, kuka kirjoittajistamme sopisi parhaiten sovittuun työhön. Suunnitteluosaston on myös varmistettava sopiva tasapaino toimituksellisiin kokouksiin osallistumisen ja kirjoitustyön välillä. Tiimi laatii tarkan aikataulun jokaiselle viikolle.

”Tehtäväni on johtaa kirjoittajatiimiä ja suunnitella heidän aikataulujaan (paikan päällä ja etänä) ja kirjoittamistaan eri kriteerien mukaan. Huomioin esimerkiksi maantieteellisen sijainnin, tehtävien aikataulut, eri asiakkaisiin yhdistetyt kirjoittajat, laadittavat asiakirjat, toimitusaikataulut jne”, yksi suunnitteluosaston päälliköistämme kertoo.

”Suunnitteluosasto takaa palvelun laadun ja jatkuvuuden. Olemme liima projektipäälliköiden, kirjoittajien ja muiden tuotannon työntekijöiden välillä.” 

H-hetki

Kokouspäivän koittaessa kirjoittaja osallistuu tapaamiseen paikan päällä tai etäyhteydellä. Hän huolehtii kokouksen äänittämisestä, osallistujien tunnistamisesta – ja ennen kaikkea muistiinpanojen tekemisestä! Tapaamisen aikana kirjoittaja keskittyy seuraamaan huolellisesti keskustelua. 

Yhteenvedon tuottaminen alkaa keskustelun aikana tehtyjen huomautusten analysoimisesta. Jos asiakirjaa ei tuoteta reaaliajassa, kirjoittaja jatkaa luonnostelua mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun keskustelut ovat vielä tuoreena mielessä.

Silmää yksityiskohdille

Suunnitteluosaston päällikkö kuvaa koulutus- ja oikolukuosaston vastuita näin: ”Tiimimme vastaa uusien kirjoittajien rekrytoinnista ja kattavasta kouluttamisesta. Oikoluemme huolella heidän kirjoittamansa asiakirjat, jotta voimme varmistua niiden vastaavan Acoladin laatuvaatimuksia."

Valitsemme kaikkiin toimeksiantoihin kirjoittajan, joka osaa tuottaa laadukasta jälkeä, minkä lisäksi kirjoittajataustainen oikolukutiimi tarkistaa asiakirjat huolellisesti, jotta virheille tai epätarkkuuksille ei jää sijaa.

Viimeistelty lopputuote

Sisällön lisäksi toimitustiimi varmistaa, että lopullinen asiakirja noudattaa joko Acoladin vakiomuotoilua tai asiakkaan omia muotoiluvaatimuksia. Tiimin vastuulla on saattaa asiakirja lopulta asiakkaan saataville.

Huolellista työtä loppuun asti 

Joskus asiakas haluaa selventää jotakin asiaa tai tehdä korjauksia lopulliseen asiakirjaan. Tällöin laatuosastomme ottaa tarvittaessa suoraan yhteyttä asiakkaaseen. Kaikki asiakkaan erityisvaatimukset, kuten tapa käyttää lyhenteitä, tallennetaan tulevia toimeksiantoja varten.

”Tehtävänämme on vastata asiakkaan kysymyksiin kirjoituspalveluistamme. Analysoimme asiakkaan palautteen, tarkistamme valitun palvelun sopivuuden, arvioimme asiakirjat kuuntelemalla äänitteet uudelleen ja kirjoitamme tarvittaessa puutteelliset kohdat uudelleen. Monimutkaisissa toimeksiannoissamme autamme myös myyntitiimiämme analysoimaan asiakkaan tarpeita”, laatuosaston päällikkö selittää. 

Oletko ikinä miettinyt, kuinka paljon työtä laadukkaan asiakirjan laatiminen vaatii? Vaikka prosessi sisältää useita vaiheita, se kestää yleensä vain muutaman tunnin tai päivän riippuen asiakkaan aikataulusta. Ja juuri tämä vuosien aikana hioutunut prosessi varmistaa Acoladin laadun.