Virtuele vergaderingen en evenementen maken ondertussen deel uit van de werkdagen van de meeste mensen. Door de toename van thuiswerk en internationale samenwerking kunnen teleconferenties, webinars, virtuele bijeenkomsten of online? een effectieve manier zijn om mensen samen te brengen, waar ter wereld zij ook zijn.
Wanneer jouw deelnemers verschillende talen spreken, kan het wel een hele uitdaging zijn om een succesvolle en productieve virtuele vergadering te hosten. Effectieve communicatie is essentieel voor een succesvolle virtuele bijeenkomst en als je te maken hebt met een meertalig publiek, is de uitdaging zelfs nog groter.
Het kan gaan om taalbarrières, kleine culturele verschillen, accenten en dialecten. Dit kan leiden tot communicatiestoornissen en verkeerde interpretatie ??? verwarring en obstakels ??? effectieve samenwerking. Mensen met verschillende culturele achtergronden kunnen ook worden gebruikt om communicatiestijlen, ??? en waarden te ???. Hierdoor kan het moeilijk zijn om elkaars standpunten te begrijpen en een gemeenschappelijke basis te vinden.
Maar hoewel taal een grote uitdaging vormt, krijg je waarschijnlijk ook te maken met andere obstakels zoals verschillende tijdzones, technologiebeperkingen en technologische moeilijkheden.
Om al deze obstakels te overwinnen, hebben wij een lijst met beste praktijken opgesteld om ervoor te zorgen dat jouw meertalige virtuele sessie vlot verloopt. Maak je klaar om inclusieve virtuele events te hosten die de taalbarrières doorbreken en internationale toegankelijkheid vergroten!
1 - Voorbereiding
Voorbereiding is belangrijk bij het plannen van elk virtueel evenement, en als het publiek meertalig is dan is het zelfs nog crucialer. Geen enkele deelnemer wil jouw sessie bijwonen om er dan achter te komen dat deze enkel wordt gehost in een taal die zij niet begrijpen zonder enige opties in andere talen. Hoe bereid je je dan voor op succes?
Kom te weten welke taal (talen) jouw deelnemers spreken
Bij het voorbereiden van een meertalig virtueel evenement moet je eerst de taalvereisten van jouw deelnemers, hosts en ? te weten komen. Dit betekent dat je moet kiezen welke talen gebruikt zullen worden en controleren of er een gemeenschappelijke taal is waar al jouw deelnemers graag in communiceren.
Selecteer de geschikte taal???
Als je de taalvereisten van jouw publiek kent, kan je ook bepalen of het nodig is om vergaderdocumenten en communicatiemateriaal, zoals agenda's en presentaties, te vertalen. Zo zorg jij ervoor dat alle deelnemers in staat zijn om te volgen en volledig deel te nemen aan de vergadering of het evenement.
Je moet ook overwegen of je nood hebt aan tolken om de dialoog te ondersteunen. Door tolken kunnen alle deelnemers jouw ??? begrijpen en eraan deelnemen op het ogenblik zelf??? Zo voelen zij zich betrokken en gehoord.
Kies het juiste virtuele platform en tools
Je hebt waarschijnlijk als eens deelgenomen aan een vergadering waarbij de host een hele tijd aan het spreken was terwijl ???, iemand de verbinding verloor of deelnemers de ??? niet goed konden verstaan. Maar hoe kan je dit vermijden?
Zorg er vóór het evenement voor dat iedereen die deelneemt over de juiste uitrusting beschikt om ??? en volledig deel te nemen. Het kan hierbij gaan om een betrouwbare internetverbinding, een microfoon, een webcam of zelfs een hoofdtelefoon.
De juiste tools kiezen is cruciaal voor het succes van jouw vergadering of event. Het hostplatform dat jij kiest moet gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn en beschikken over de tools die noodzakelijk zijn voor effectieve communicatie. Kijk naar opties om vertaling in realtime toe te voegen, jouw sessie op te nemen, notulen en samenvattingen van de vergadering op te stellen op basis van AI, evenals de mogelijkheid om te beschikken over afzonderlijke tracks voor alle tolken. Deze tools helpen om taalbarrières te vermijden en zorgen ervoor dat alle deelnemers alles kunnen begrijpen en kunnen deelnemen.
Test voordat je live gaat
Vóór je op de live? klikt, moet je de technologie en het platform testen om ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkt. Hierdoor kan je technische problemen? vermijden. Let erop dat je al jouw sprekers en ??? samenbrengt, zodat zij ??? dat hun verbinding stabiel is, de verlichting goed is en dat de microfoons en geluidstoestellen allemaal goed werken.
Door deze stappen op te nemen in de voorbereiding, elimineer jij mogelijke communicatiebarrières en waarborg jij dat zowel jouw hosts als deelnemers op gelijke wijze kunnen deelnemen.
2 - Communicatie
Effectieve communicatie bij meertalige sessies gaat veel verder dan het verstrekken van meertalige opties. Hoewel het misschien lijkt dat communicatie enkel plaatsvindt tijdens het evenement, begint dit al ruim voor de planningsfasen, namelijk met de uitnodigingen en de promotie vóór het evenement. Het stopt ook niet wanneer het evenement gedaan is want ook de communicatie na het evenement is cruciaal: follow-up-e-mails aan deelnemers en bedankberichtjes? voor sprekers.
Promoot jouw sessie
Vóór de datum moet jij jouw sessie promotie. Dit kan gaan om het versturen van uitnodigingen naar collega's en het vinden van een gepast tijdstip in hun agenda's of om de voorbereiding van een campagne via meerdere kanalen.
Heb jij een specifieke landingspagina voor het evenement nodig of een volledig gelokaliseerde evenementwebsite? Als jij een meertalige e-mailcampagne voorbereidt, let er dan op dat de content van de e-mail goed gelokaliseerd is en afgestemd op het doelpubliek van jouw evenement. Als jjij de belangrijkste resultaten of voordelen van jouw evenement promoot, denk dan aan de eventuele verschillende verwachtingen afhankelijk van de culturele achtergrond van de deelnemer dus personaliseer jouw communicatie? om ??? wat jouw sessie te bieden heeft?
Gebruik duidelijke en eenvoudige taal
Bij een virtuele vergadering of virtueel event is het belangrijk om duidelijke en eenvoudige taal te gebruiken die iedereen kan gebruiken. Bij virtuele vergaderingen is dit nog belangrijker dan bij fysieke evenementen omdat deelnemers zich niet kunnen baseren op niet-verbale aanwijzingen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, om te interpreteren en begrijpen wat er gezegd wordt.
Deelnemers kunnen ook aan het multitasken zijn of gemakkelijk afgeleid zijn en daarom is het belangrijk om de taal eenvoudig en rechtlijnig te houden om hun aandacht en engagement te behouden.
Naast deze factoren kunnen beperkingen of technische problemen met virtuele communicatieplatforms het ook moeilijk maken om ingewikkelde of technische taal te begrijpen, bijvoorbeeld wanneer de geluidskwaliteit slecht is of er problemen zijn met de internetverbinding of in het geval van een beperkte bandbreedte.
Stel jezelf de vraag: zal mijn publiek dit begrijpen? Vermijd ook het gebruik van vaktaal of technische termen die deelnemers mogelijk niet kennen.
Denk ook aan kleine culturele verschillen.
Bij communicatie spelen culturele verschillen een belangrijke rol. Het is essentieel om te letten op eventuele culturele gevoeligheden? van deelnemers. Vermijd het gebruik van taal of gebaren die in andere gebouwen als beledigend of onverschillig kunnen worden ervaard.
??? deelname van alle deelnemers
Gebruik spelletjes om het ijs te breken, vraag regelmatig vragen en gebruik interactieve tools zoals mobiele apps want dit is de perfecte manier om ervoor te zorgen dat jouw deelnemers zich betrokken en ??? voelen ???. Dit verhoogt hun belangstelling en gedrevenheid.
Illustreer je punt
Visuele hulpmiddelen maken een virtuele vergadering minder eentonig en zorgen ervoor dat de deelnemers de voorgestelde informatie beter begrijpen. Dit kan ook een grote hulp zijn om taalbarrières te verminderen door een visuele voorstelling van de informatie te verstrekken.
