Sisäpiirin vinkit käännöstarjouspyynnön tekemiseen

Aloitetaanpa aivan alusta – ja tärkeimmästä kysymyksestä: 

Mistä tarjouspyynnössä on kyse?

Tarjouspyyntö on julkinen tai valikoiduille vastaanottajille suunnattu projekti-ilmoitus, jossa voit kuvailla projektisi ja pyytää palveluntoimittajia tarjoamaan tarpeitasi vastaavaa ratkaisua. Tarjouspyynnön avulla voit tehdä vertailuja ja selvittää, millaisia ratkaisuja ennalta valitut palveluntoimittajat ehdottaisivat ja mitkä ovat heidän ainutlaatuiset myyntiväittämänsä (unique selling propositions, USP).

Hyvin toteutettu ja organisoitu tarjouspyyntöprosessi on tarpeen kaikissa organisaatiosi merkittävissä hankinnoissa ja sitoumuksissa. Se auttaa saamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen ja tuoton investoinnille mutta myös välttämään mahdolliset tappiot.

Mutta jotta prosessi olisi siihen käytetyn ajan ja resurssien arvoinen, on tärkeää

• tunnistaa tilanteet, joissa tarjouspyyntöön kannattaa investoida
• tuntea tehokkain ja hyödyllisin tapa laatia tarjouspyyntö.

Milloin käännöstarjouspyynnöstä on hyötyä?

Käännöstarjouspyyntö on todennäköisesti oikea ratkaisu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Et ole vielä laatinut keskitettyä vakiokäännösprosessia, joka optimoi laadun, kustannustehokkuuden, toimitukset ja käännöstoimittajien valvonnan (vaikka käsittelisitkin jo käännöksiä).
• Käynnistymässä on suuri projekti, joka edellyttää erityistä kokemusta ja osaamista.
• Olet tyytymätön nykyisiin käännösjärjestelyihisi – yleensä taustalla on yksi tai useampi seuraavista syistä:
  
  • riittämätön käännöslaatu
  • huono palvelu (viestintä, palautusajat jne.)
  • riittämättömät käännösprosessit ja teknologia
  • rajallinen palveluvalikoima
  • kasvavat käännöskustannukset
  • kasvavat käännösmäärät / uudet kielet.

On myös pohdittava, kannattaako ensin tehdä tietopyyntö (RFI / Request for Information).

Hetkinen – onko tämä joku lisävaihe? Joidenkin mielestä tietopyyntö on lisävaihe, joka voidaan helposti ohittaa. Näin voidaan ehkä toimia pienissä projekteissa, mutta käännöstarjouspyynnöt ovat usein melko monimutkaisia. Jos sisällytät kaikki kysymyksesi tarjouspyyntöön, siitä voi tulla vaikeasti hallittava kokonaisuus, joka ei palvele halutulla tavalla sinua eikä palveluntoimittajia.

Tietopyynnön tekeminen prosessin alkuvaiheessa tarjoaa useita hyötyjä:

• Varsinaisesta tarjouspyynnöstä tulee tarkoituksenmukaisempi, osuvampi ja ytimekkäämpi.
• Et joudu käsittelemään epäolennaisia tarjouksia.
• Tarjoukset sisältävät enemmän tietoa, ja niitä on helpompi vertailla.
• Autat palveluntoimittajia antamaan täsmällisempiä vastauksia.
• Saat todennäköisemmin tarjouksia haluamiltasi palveluntoimittajilta.
• Halutessasi voit laatia jo tietopyynnön perusteella rajatun listan mahdollisesti sopivista palveluntoimittajista.

RFI:n tarkoituksena on selvittää alustavasti mahdollisia vaihtoehtoja. Kannattaa siis kysyä muutama yleinen ja avoin kysymys ja jättää yksityiskohdat myöhempään vaiheeseen.

Tavoitteena on kerätä tietoa ja valita mahdolliset palveluntoimittajat seuraavaa kierrosta varten. Hyvä RFI auttaa saamaan yleiskuvan palveluntoimittajista, tutustumaan markkinoihin ja valitsemaan sopivat palveluntoimittajat RFP:tä varten.

Tulevan käännös- ja lokalisointikumppanisi tärkeimmät ominaisuudet

Kun olet arvioinut RFI-vastaukset, pystyt todennäköisesti määrittelemään tarkasti tulevaa kumppaniasi koskevat vaatimukset.

Pohdi vastaukset myös seuraaviin tärkeisiin kysymyksiin:

• Onko palveluntoimittajan fyysisellä sijainnilla sinulle merkitystä?
• Mitkä ovat vähimmäisvaatimuksesi liittyen palveluntoimittajan aiempaan menestykseen ja kokemukseen?
• Voivatko freelancerit hoitaa käännösprojektisi?
• Olisiko sinulle hyötyä vain yhteen kieleen keskittyvistä kielipalveluntoimittajista? He saattavat tuntea erityisen hyvin oman kielensä tyylin, terminologian ja käyttötavat.
• Edellyttävätkö käännösmäärät tai niiden arvioitu kasvu monikielistä kielipalveluntoimittajaa, joka pystyy käsittelemään kerralla useita kieliä? Yleensä tällaisilla palveluntoimittajilla on monien eri kielien asiantuntijoita, jotka osaavat käsitellä eri kokoisia ja erilaisiin tarkoituksiin tulevia käännöksiä.
• Vai tarvitsetko globaalin sisältökumppanin, jonka asiantuntemus ei rajoitu vain käännöspalveluihin?

Globaalista kumppanista voi olla hyötyä erityisesti, jos tarvitset muutakin kuin käännöksiä: sisällöntuotantoa, automatisoituja työnkulkuja uusimmalla käännösteknologialla, digisisällön SEO-optimointia, neuvoja ja konsultointia.

Jos haluat vielä muutaman lisävinkin oikean käännöskumppanin valintaan, lue blogistamme yhteenveto viidestä tärkeimmästä asiasta, jotka kannattaa pitää mielessä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että mitä suurempia, monimutkaisempia tai kielivalikoimaltaan laajempia projekteja sinulla on, sitä todennäköisemmin tarvitset globaalin sisältökumppanin, joka pystyy tarjoamaan kokonaisvaltaisen ratkaisun.

Tarjouspyynnön toteuttaminen

Aluksi on tärkeää päättää, suuntaatko tarjouspyyntösi vain valitsemillesi palveluntoimittajille vai haluatko avata sen kaikille ehdot täyttäville toimijoille. Erityisesti avoimissa tarjouspyynnöissä vastausten lähettämiselle on syytä asettaa selvä määräaika.

Ja kuten muissakin tärkeissä projekteissa, muista koota RFP-tiimi hyvissä ajoin ennen prosessin aloittamista. Tiimin tärkeimmät vastuut ovat yleensä seuraavat:

• tarjousten arvioiminen
• sopimusneuvottelut
• yhteystahona toimiminen sisäisten sidosryhmien ja mahdollisten yhteistyökumppanien välillä.

Tämä johdattaa meidät seuraavaan tärkeään kysymykseen:

Mitä sidosryhmiä suunnittelussa tarvitaan?

Tiettyjen sidosryhmien rooli on selkeämpi kuin toisten. Huomioi ainakin seuraavat tärkeät sidosryhmät:

• Hankintaosasto on ilmeinen valinta. Hankintaosasto ei kuitenkaan voi hoitaa tarjouspyyntöä yksin, sillä se ei yleensä ole suoraan yhteydessä palveluntoimittajiin. 
• Tästä syystä mukaan suunnitteluun on otettava myös operatiiviset tiimit. Liiketoimintayksiköiden strategisesta suunnittelusta vastaavien johtajien on myös määriteltävä halutut työnkulut, tarvittavat integraatiotasot, laadun ja määrän suorituskykymittarit jne.
• Tietohallinnolla (IT) ja teknisillä tiimeillä on myös tärkeä rooli nykyaikaisten kielipalvelujen hankinnassa, esimerkiksi tarvittavien järjestelmäintegraatioiden osalta. IT:llä on tärkeä tehtävä käännös- ja lokalisointiprosessien automatisoinnissa ja järjestelmävaatimusten määrittelyssä. IT-osaston on myös arvioitava ja eliminoitava mahdolliset riskit.
• Markkinointitiimi tarvitaan mukaan monestakin syystä – sisältömarkkinoinnista yritysviestintään ja digitaalisesta mainonnasta monikanavaisiin kampanjoihin. Kuuluuko lokalisointitarpeisiisi myös sosiaalisen median sisältöä – epäsäännöllisiä julkaisuja tai kokonaisia kampanjoita? Tällöin palautetta tarvitaan myös somejulkaisuista vastaavalta tiimiltä.
• Myös tuotepäälliköt ovat lokalisoinnin sidosryhmiä. Heidän osaamisensa ja viestintätarpeensa täydentävät markkinoinnin osaamista tarjouspyynnön suunnittelussa.
• Muita sisällön omistajia voi olla vaikeampi määrittää, mutta heitäkään ei tulisi unohtaa. Kuuluuko esimerkiksi jokin käännettävä ja lokalisoitava sisältö henkilöstöhallinnon vastuualueeseen? Jos kuuluu, henkilöstöhallinnon tulisi olla mukana RFP-tiimissä varmistamassa, että henkilöstöosaston tarpeet huomioidaan sananvalintojen, tyylin, aikataulujen, määräaikojen ja luottamuksellisuuden osalta.
• Tapahtumien suunnittelutiimillä on yleensä erityistarpeita liittyen sanavalintoihin ja tyyliin mutta myös esimerkiksi kuvien lokalisointiin ja aikatauluihin jne. Jos yrityksesi järjestää monikielisiä kokouksia ja tapahtumia, tapahtumatiimi voi tarvita myös tulkkauspalveluja etäyhteyden kautta tai paikan päällä.
• RFP-tiimissä tarvitaan myös teknisiä asiantuntijoita, jos lokalisointiprojekti sisältää teknistä sisältöä, kuten tuotedokumentaatiota, rakenteista sisältöä (XML/DITA) tai muita dokumentteja, joita tyypillisesti tarvitaan esimerkiksi valmistusteollisuudessa. Älä siis unohda tuotantoa, kehittäjiä tai teknisen kirjoittamisen asiantuntijoita. Tällaisen sisällön kääntämisessä käytetään erityisiä sanastoja ja käännösmuisteja, ja se vaatii hyvin erikoistunutta osaamista.
• Muita sidosryhmiä voivat olla kaikki, jotka mahdollisesti tuottavat sisältöä lähdekielellä. On tärkeää varmistaa, että kaikki tarpeet ja mahdolliset rajoitukset huomioidaan.

Kutsu suunnittelupöytään oikeat henkilöt, jotta pystyt arvioimaan tulevan kumppanisi kykyä vastata kaikkiin vaatimuksiin ja huomioida mahdolliset rajoitukset.

Mitä tietoja tarjouspyynnön tulee sisältää?

Tärkeää on antaa yleiskatsaus projektistasi sekä taustatietoa yrityksestäsi.

• Kuka olet? Anna tietoja yrityksestäsi ja kerro, miten kääntäminen tai lokalisointi tukee yrityksen liiketoimintatavoitteita.
• Mitä puutteita nykyisissä käännösjärjestelyissäsi ja lokalisointiprosesseissasi on? Mitkä ovat tällä hetkellä suurimmat käännöksiin liittyvät ongelmasi ja haasteesi?
• Millaisia aiempia käännöskokemuksia sinulla on? Aiemmista – niin hyvistä kuin huonoistakin – kokemuksista kertominen auttaa ymmärtämään, mikä on tärkeää onnistuneen kumppanuuden kannalta.
• Mitkä ovat projektin yleiset tavoitteet? Kerro odotuksistasi mahdollisimman tarkasti. Minkä tyyppisestä sisällöstä on kyse? Mitkä alustat ja kanavat projekti kattaa?
• Millaisia nykyiset sisäiset lokalisointiprosessit ovat?
• Millaista teknologiaa sinulla on käytössäsi? Kerro esimerkiksi verkkosivuston julkaisujärjestelmästä tai muusta sisällönhallintajärjestelmästä ja mahdollisista konnektoreista tai integraatioista.
• Mitä kieliyhdistelmiä tarvitset (mukaan lukien paikalliset kielivariantit)?
• Kuinka suuriksi arvioit käännösmääräsi ja kuinka usein odotat tarvitsevasi käännöksiä?
• Mitkä ovat tärkeimmät erikoisalat ja sisältömuodot, mukaan lukien vaatimustenmukaisuusvaatimukset?

Mitä enemmän annat tietoa vaatimuksistasi, sitä paremmin mahdolliset kumppanisi voivat räätälöidä tarjouksensa vastaamaan juuri sinun yrityksesi tarpeita.

Mitä kysymyksiä tarjouspyynnössä kannattaa esittää?

Yrityksen koko ja rakenne

Hyödyllisiä tietoja ovat esimerkiksi liikevaihto ja eri tehtävissä työskentelevien kokopäiväisten työntekijöiden määrä, sillä ne kertovat organisaation asemasta markkinoilla. Lisävinkki: Kysy myös yrityksen avaintyöntekijöiden ja kumppanien vaihtuvuudesta! Pieni vaihtuvuus kertoo luonnollisesti myös hyvästä johtamisesta, menestyvästä liiketoiminnasta ja vakaasta organisaatiosta.

Yrityksen toimipaikat 

Käännöspalveluntoimittajan toimipaikkojen ja paikallisten toimistojen sijainnit voivat kertoa sen vahvuuksista tai heikkouksista halutuissa kieliyhdistelmissä.

Yrityksen johto ja organisaatiokaavio 

Yrityksen johtamis- ja organisaatiorakenteeseen tutustuminen voi antaa sinulle tietoa sen yrityskulttuurista ja auttaa arvioimaan, sopisiko se kumppaniksesi.

Tietoa asiakkuuden hallinnasta

Kysy, miten asiakkuuttasi hoidettaisiin, kuka olisi yhteyshenkilösi ja millaisia asiakaskohtaisia käyttöliittymiä palveluntoimittajalla on käytössä.

Asiakasreferenssit ja tapaustutkimukset

Tämä kertoo ensinnäkin palveluntoimittajan laadusta, mutta myös omasta asemastasi: olisitko heille mahdollisesti liian suuri tai liian pieni asiakas verrattuna heidän nykyiseen asiakaskuntaansa?

käännösmääristä, kieliyhdistelmistä ja sisältötyypeistä.

Lisävinkki: tapaustutkimuksista voi käydä ilmi, ovatko palveluntoimittajat luoneet proaktiivisesti innovatiivisia ratkaisuja asiakkaidensa käännösongelmiin.

Kustannukset

Käytä jäsenneltyä mallipohjaa, jotta voit vertailla hintoja. Pyydä hinnat eriteltyinä tärkeimmille tuotteille ja palveluille. Yleensä kannattaa varmistaa seuraavat hinnat tai ainakin osa niistä:

• käännösten tavanomainen sanahinta tai tuntihinta (ja tarvittaessa myös konekäännöksen jälkieditoinnin hinta)
• mahdolliset lähde- ja kohdekielikohtaiset hinnat
• sisällön muun käsittelyn, kuten DTP:n, kulut
• mahdolliset piilokulut liittyen esim. järjestelmien käyttöönottoon tai tietojen siirtoon
• mahdolliset jatkuvat tilauskulut, kuten lisenssimaksut
• mahdolliset alennukset (perustuen esim. käännösmuistiosumiin tai käännösmääriin), lisämaksut (esim. pikatoimituksesta) ja vähimmäisveloitukset. 

Lisävinkki: pyydä mallitarjous tyypillisestä projektista, jotta saat kuvan palveluntarjoajan kokonaishinnoittelusta.

Käännösteknologia ja -prosessit

Olet ehkä jo määrittänyt uusimpaan teknologiaan liittyvät vaatimuksesi, mutta voit myös hyödyntää tilaisuutta ja pyytää arviota potentiaalisilta kumppaneiltasi. Nykyisistä työnkuluistasi ja teknologiasta riippuen saatat tarvita

• käännöstenhallintajärjestelmän (TMS), jonka hosting-ympäristöstä, vastuista ja sijainnista on sovittu selkeästi
• alati karttuvan tietokannan, jonka ansiosta aiempia projekteja voidaan hyödyntää tulevissa käännösprojekteissa
• selkeän termien tarkistus- ja hyväksyntäprosessin
• prosessin käännösten tarkistamiseksi asiayhteydessään
• pilvipohjaisen tarkistusnäkymän useille eri käyttäjille
• dokumenttiarkiston, josta aiempia dokumentteja voi hakea milloin vain
• mukautettavan asiakasportaalin, jonka avulla käännösprojekteja voidaan hallita ja seurata reaaliaikaisesti
• mahdollisuuden viestiä suoraan kääntäjien kanssa
• muita kieliteknologiatyökaluja.

Laadunvarmistus

Olet ehkä jo määrittänyt uusimpaan teknologiaan liittyvät vaatimuksesi, mutta voit myös hyödyntää tilaisuutta ja pyytää arviota potentiaalisilta kumppaneiltasi. Laadukkaiden käännösten taustalla on kokonaisvaltainen prosessi, jossa yleensä yhdistyvät manuaalinen ja automaattinen laaduntarkistus sekä erinomainen toimittajahallinta. Tässä on muutamia vinkkejä laadukkaan toimittajan tunnistamiseen:

• Kysy yksiselitteisiä kysymyksiä tunnustetuista laatusertifioinneista, kuten ISO 17100 ja ISO 18587 (käännöspalvelut / konekäännösten jälkieditointi).
• Kysy asiakastyytyväisyyskyselyjen tuloksista.
• Kysy, miten laatuongelmia seurataan ja miten ne ratkaistaan.

IT-infrastruktuuri, tietosuoja ja tietoturva

Käännösprosesseissa käsitellään yleensä erittäin luottamuksellisia tietoja ja sisältöjä, joten kielipalveluntoimittajasi on pystyttävä varmistamaan tietojesi turvassa pysyminen. Kysy mahdollisilta kumppaneiltasi, millaisilla keinoilla he suojaisivat tietosi.

Kapasiteetti ja saatavuus

Muista varmistaa, että tuleva palveluntoimittajasi pystyy selviytymään käännösmääristäsi, ja selvitä tyypillisten projektien toimitusajat, työajat ja toimistojen aukioloajat.

Saapuvien tarjousten käsittely: arviointi ja kohdennetut tarjouspyynnöt

Arviointiin liittyvät perusasiat kannattaa määritellä ennen tarjouksien saapumista: tarkista esimerkiksi se, kuka tiimistä osallistuu tarjousten arviointiin ja mihin arvioinnissa pääasiassa keskitytään.

Vastausten arviointi pisteyttämällä voi viedä yllättävän paljon aikaa. Tee luettelo ehdottoman tärkeistä (must-have) ja vähemmän tärkeistä (nice-to-have) vaatimuksista. Et esimerkiksi ehkä tarvitse asiakaskohtaista termipankkia juuri nyt, mutta haluat, että se mahdollisuus on käytettävissä tulevaisuudessa. Tämä voi olla yksi toimittajan sijoitukseen vaikuttava tekijä.

Mieti huolellisesti, mikä sopii yrityksesi tarpeisiin parhaiten – nyt ja tulevaisuudessa. Arvioinnin lopputuloksena sinulla pitäisi olla rajattu lista lupaavimmista ehdokkaista. Kun teet valintaa näiden ehdokkaiden välillä, huomioi seuraavat kriteerit:

• Toimittiko palveluntarjoaja vastauksensa ajallaan, ja vastasiko se tarkasti vaatimuksia?
• Onko palveluntarjoajalla käännös- ja sisältökokemusta omalta alaltasi?
• Pystyykö palveluntarjoaja tarjoamaan lisäpalveluja, kun yrityksesi kasvaa?
• Kuinka kauan palveluntarjoaja on toiminut alalla?

Lopullista valintaa varten voit pyytää kumppaniehdokkailtasi myös seuraavia tietoja:

• tietoa toimittajan nykyisistä asiakkaista, joiden liiketoiminta muistuttaa omaasi
• testikäännöksen – pyydä jokaista ehdokasta kääntämään sama teksti vertailun helpottamiseksi
• RFQ:n, joka on tarkka hintatarjouspyyntö tietystä palvelusta tai tuotteesta; pyydät siis palveluntoimittajia kertomaan hinnat RFP:ssä ilmoitetuille tuotteille tai palveluille –

RFQ on tavallaan ylimääräinen hankintatyökalu, joka keskittyy hintoihin ja kustannuksiin.

Kohti onnistunutta alkua: uuden globaalin sisältöpalvelujen toimittajan perehdyttäminen

Kun olet valinnut kieli- ja sisältöpalvelujen toimittajan, on aika määritellä tietyt asiat, ellei niitä ole huomioitu jo RFP:ssä.

• Mitä materiaaleja sinun on toimitettava etukäteen?
• Kuka vastaa teknisten ratkaisujen toteuttamisesta?
• Mitä koulutusta tarvitaan?
• Kuinka kauan prosessi kestää?
• Miten kääntäjät valitaan projekteihisi?

Jatkuva arviointi

Kun yhteistyö uuden käännöskumppanin kanssa alkaa, suunnittele säännöllisiä katselmuksia ja seuraa suorituskykymittareita, kuten käännösten laatua, toimitusten oikea-aikaisuutta ja palvelun laatua.

Palveluntarjoajia kannattaa myös kilpailuttaa säännöllisesti. Kilpailutus on hyvä tilaisuus arvioida nykyisiä palveluita ja verrata niitä mahdollisesti innovatiivisempiin tarjouksiin tai kumppaneihin, jotka sopivat paremmin yrityksesi kasvustrategiaan.