Vijf pijlers van vertaalprojecten voor de luchtvaartsector en defensie

Onze salesmanager voor de luchtvaartsector en defensie legt uit welke vijf pijlers dit team precies aanhoudt bij de aanpak van een project:

• Onze klanten: hun profiel en vertaalbehoeften
• De diverse formats die vertaald moeten worden met zo nodig aangepaste vertaalprocessen
• Woorden en mensen: ons team
• Gegevensbeveiliging bij Acolad 
• Kunstmatige intelligentie toepassen bij vertalingen

Onze klanten: hun profiel en vertaalbehoeften

De divisie Luchtvaartsector en defensie van Acolad werkt voor grote Franse aannemers die opdrachten uitvoeren voor defensie en voor de beveiliging te land, ter zee en in de lucht. In sommige gevallen duurt deze samenwerking al meer dan 20 jaar. Een tomeloze inzet en absolute vertrouwelijkheid zijn dan ook onontbeerlijk voor onze vertalers en projectmanagers. Wij werken vaak al van tevoren samen met onze klanten, bijvoorbeeld om in samenspraak met hun technici documenten voor aanbestedingen te vertalen, met name de technische specificaties. Of we worden ingeschakeld bij de fase voor de acceptatie van de apparatuur, waarbij we samenwerken met hun afdeling voor technische documentatie of met de leveranciers die zij daarvoor in de arm nemen. Daarnaast werken we ook met andere afdelingen samen, zoals Legal, Finance, Quality of Marketing.

De diverse formats die vertaald moeten worden met zo nodig aangepaste vertaalprocessen

Documenten zijn er in alle soorten en maten: gebruikersdocumentatie, onderhoudshandboeken, IPC (Illustrated Parts Catalogue), trainingsmaterialen en zelfs HMI (Human Machine Interface).

Dit betekent dat er ook allerlei bestandstypen zijn. Naast de alom bekende Office-bestanden kunnen we bestanden van ontwikkelaars verwerken voor de lokalisatie van HMI's. Ook voor ondertiteling, audiotranscripties en illustraties draaien we onze hand niet om.

Binnen de sector luchtvaart en defensie zijn de grootste volumes die we vertalen vooral gestructureerde modulaire documentatie: DITA-, SGML-, XML- en FrameMaker XML-bestanden. Al die verschillende bestandstypen kunnen we ondersteunen dankzij onze CAT-tools (Computer Assisted Translation). Daarmee kunnen we de tekst vertalen met behoud van de structurele tags en profiteren van tweetalige vertaalgeheugens (TM's) die bij elk vertaald document verder worden aangevuld.

Dat biedt voordelen qua snelheid (een gestaag vertaalritme), qua kwaliteit (terminologische consistentie) en qua kosten (hergebruik van eerder vertaalde content).

Op het gebied van gestructureerde documentatie verzorgen we voor een van onze klanten het complete redactietraject: wij selecteren de content die vertaald moet worden, exporteren die naar onze CAT-tool, importeren alles weer terug in de EDM-tool (Electronic Document Management) van de klant en publiceren de vertaling als pdf. Op die manier werken onze taalprofessionals gelijk op met de technisch schrijvers van de klant.

We kunnen ook de aanvraagworkflow voor vertalingen voor onze rekening nemen. Bij het platform voor vertaalaanvragen van een van onze klanten bijvoorbeeld staat een ervaren projectmanager van Acolad aan het roer. Zo hoeft de klant zich niet in de vertaalwereld te verdiepen en worden alle vertaalaanvragen optimaal afgehandeld.

Tot slot bieden we nog een andere vorm van vertaling aan: tolken. Voor vergaderingen of andere bijeenkomsten van klanten verzorgen we tolkdiensten, voornamelijk verbindingstolken.

Woorden en mensen: ons team

De grondslag van ons team is gelegen in onze taalkundige en technische vertaalexpertise. Al onze vertalers en projectmanagers (en soms zelfs onze salesmensen) hebben een taalkundige achtergrond en minimaal 20 jaar relevante praktijkervaring. Onze vertalers zijn vaak ook technisch opgeleid.

Voor bepaalde defensieprojecten zijn een aantal teamleden speciaal geaccrediteerd. De vertaling van documenten voor strikt vertrouwelijke projecten die de Franse grens niet over mogen, wordt toegewezen aan Franse staatsburgers die in Frankrijk woonachtig zijn. We kunnen ook gekwalificeerde vertalers op locatie laten werken.

Onze interne en externe mensen beheersen samen ruim 70 talen, maar goed kunnen vertalen is niet de enige vereiste. Wanneer we een vertaler aan een project toewijzen, moet deze ook kennis van het desbetreffende onderwerp hebben. Een technisch vertaler krijgt geen juridische of marketingdocumenten en andersom ook niet.

Goed vertalen kan alleen als je begrijpt wat je vertaalt.

We beoordelen de kwaliteit van nieuwe vertalers door middel van een proefvertaling. Vervolgens zetten we hen in op projecten waar ze samenwerken met een senior vertaler.

Bij het projectmanagement werken we altijd in duo's. Elke klant heeft een salesmanager en een eigen projectmanager. Zij inventariseren de behoeften van de klant en de technische haalbaarheid, maken een planning, brengen een technische en financiële offerte uit en stellen een vertaalteam samen.

Wij zien onszelf als partner en adviseur van onze klanten: we proberen te anticiperen op knelpunten en dragen suggesties aan.

Gegevensbeveiliging bij Acolad

We werken met gevoelige materie, dus we houden ons aan zeer strenge regels voor de beveiliging van computers en gegevens. Je kunt niet zomaar onze gebouwen binnenlopen en we hebben onze eigen computerservers die vlak bij ons hoofdkantoor in Frankrijk staan. Voor onze bedrijfssoftware hanteren we meervoudige verificatiemethodes en binnen het hele IT-netwerk van Acolad gebruiken we antivirussoftware.

Bij het gegevensverkeer tussen onze klanten en onze externe vertalers gebruiken we diverse methodes om vertrouwelijke gegevens af te schermen, zoals versleuteling en wachtwoordbeveiliging voor onze platforms. Het gebruik van openbare platforms voor het verzenden van bestanden is absoluut uit den boze. Op verzoek van klanten verwijderen we ook data van ons netwerk, compleet met een rapport als bewijs.
Wat normen betreft is Acolad France volgens ISO 9001:2015 gecertificeerd voor zijn kwaliteitsbeheersysteem. Daarnaast zijn we bezig met het behalen van de ISO 17100-certificering, een internationale kwaliteitsnorm voor de vertaalsector. Acolad Spain en Acolad Belgium zijn al gecertificeerd.

Kunstmatige intelligentie toepassen bij vertalingen

Zoals waarschijnlijk bekend, zijn voor de vertaalwereld ook AI-technologieën ontwikkeld. De resultaten van NMT (Neural Machine Translation) (5) zijn al 4-5 jaar heel behoorlijk. Maar net als bij elke innovatie is ook dit geen universele toverformule. NMT leent zich niet voor alle vertaalprojecten, al is het wel verleidelijk vanwege de onmiddellijke output. Het belangrijkste struikelblok ligt bij de privacy van de gegevens. Als je complete documenten door bepaalde openbare vertaalmachines haalt, wordt die data vogelvrij. Deze engines worden dan met jouw teksten getraind, wat indruist tegen de aanbevelingen van de Europese AVG (6). Dat is niet voor alle teksten een probleem, maar wel als het om commerciële of industriële geheimen gaat.

Acolad investeert al sinds 2014 in O&O naar deze materie. De technici van Acolad Labs die gespecialiseerd zijn in machinelearning en NLP (7), hebben een MT-platform ontwikkeld dat is getraind met specifieke data per zakelijk segment van Acolad (technisch, financieel, juridisch…). Bovendien draait dit op onze servers die in Frankrijk worden gehost.

Stel dat je op een dag een uitnodiging voor een inschrijving ontvangt: een pdf van 300 pagina's in het Duits. Dan is het erg frustrerend als je vertaalkosten moet maken voor een aanbesteding waarvan je niet eens zeker weet of je die krijgt. Of wanneer je meer dan een week moet wachten op de vertaling voordat je met alle documentatie kunt beginnen. Dankzij onze NMT-oplossing kunnen we binnen één uur een bruikbare Franse of Engelse vertaling leveren. Dat kost wel 80% minder dan een gewone vertaling én je kunt meteen aan de slag met de AO. Bovendien kun je de Engelse versie gebruiken bij het opstellen van de Engelse reactie op de AO.

Met het oog op de terminologie kunnen we onze vertaalengines aanpassen door ze met de vertaalgeheugens van de klant te koppelen. Bij elke nieuwe vertaling worden ze verder aangevuld.

Dan is er ook nog de kunst van doseren. Onbewerkte machinevertaling is prima voor de werkversie van documenten. Voor documenten die gepubliceerd worden, is het raadzaam om neurale vertaling te combineren met post-editing door een professionele vertaler teneinde de beoogde kwaliteit te bereiken.

Als je dus een vertaling nodig hebt, moet je bepalen of je die alleen als werkversie nodig hebt of dat de tekst gepubliceerd wordt. Ook van belang is hoe dringend het is. Ons vertaalbureau staat klaar om je te helpen de juiste aanvraag te plaatsen en een passende technische reactie te vinden. We denken graag met je mee.

(1) Illustrated Parts Catalog – Nomenclatuur
(2) Human-Machine Interface
(3) Computer Aided Translation
(4) Electronic Document Management
(5) Neural Machine Translation
(6) Algemene Verordening Gegevensbescherming
(7) Neural Language Processing – Automatische natuurlijke taalverwerking