Vertalingen van klinische trials: beantwoorden aan de behoeften op het gebied van internationaal klinisch onderzoek

Over de klant
Acolad werkt al meer dan 16 jaar met twee grote organisaties voor klinisch onderzoek om hun vertaalbehoeften op het gebied van klinische proeven te vervullen. Het partnerschap begon klein, met 4 klinische trials in 35 talen, maar het succes van de studiepilots en samenwerking met de studiemanagers zorgden voor een versterking van deze relaties.

Over de jaren heen heeft Acolad, via proactief accountmanagement en gepersonaliseerde technologie en processen, de groei van de organisaties voor klinisch onderzoek ondersteund en een programma op maat opgesteld om te beantwoorden aan de uitdagingen van klinische studies.

De uitdaging

Tijdens onze samenwerking met de organisaties voor klinisch onderzoek die onze klant zijn, kregen zij te maken met een enorme groei door verwervingen en de internationale vraag. Acolad beheert nu jaarlijks meer dan 250 klinische proeven die fase 1-4 bestrijken. In 2021 was dit goed voor 57.298.051 woorden naar meer dan 200 talen en een samenwerking met meer dan 1.500 aanvragers. Deze groei vereiste internationale, schaalbare taaldiensten met steeds strakkere schema's. De complexiteit en het aantal proeven namen toe tot een volume van 55 verzoeken per dag. Hierbij kan het gaan om 40 talen en honderden bestanden per verzoek.

Deze volumes en complexiteit moeten door Acolad worden beheerd met inachtneming van strenge KPI's voor oplevertermijnen en kwaliteit. De kwaliteitsdoelen zijn vastgelegd rond het aantal vertaalwijzigingen naar aanleiding van taalkundige kwesties (<2%) en kleine (<3%), grote (<2%) en kritieke (<,25%) geëscaleerde kwaliteitskwesties.
Naast de toename in volume, de verhoogde complexiteit en strenge KPI's moet Acolad ook rekening houden met een waaier aan bestandstypes (waaronder gescande pdf's met handgeschreven tekst en MS Word-bestanden) en doelgroepen – content bestemd voor clinici en content bestemd voor patiënten uit diverse geografische gebieden en met verschillende sociaal-culturele achtergronden.

add

Toenemende complexiteit en toenemend aantal klinische proeven

diamond_shine

Strikte kwaliteitsvereisten en strakke deadlines

add_notes

Diverse contentformaten: digitaal, geprint en handgeschreven

groups

Diverse doelgroepprofielen: patiënten versus dokters

De oplossing

Door verder te bouwen op het vertrouwen dat voortkwam uit de eerste succesvolle studies konden de accountteams van Acolad nauw samenwerken met de studieleiders en samen met onze klanten groeien. Dit gebeurde via een lokalisatiestrategie op maat van de organisatie voor klinisch onderzoek die bestond uit de meest recente taal- en contenttechnologieën en processen en resources voor de vertaling van klinische proeven met ISO-certificering.

Taal- en contenttechnologieën

Dankzij een combinatie van Optical Character Recognition-technologie (ABBYY FineReader en OmniPage) en DTP-expertise (MS Word, InDesign) kunnen wij gescande pdf-documenten effectief verwerken en bestandsformaten opnieuw creëren wanneer de bronwerkbestanden niet beschikbaar zijn.

In de loop van de jaren heeft Acolad workflows ontwikkeld om ervoor te zorgen dat deze transformatie gestroomlijnd en efficiënt verloopt. De toepassing van templates voor documenttypes zoals laboratoriumrapporten en andere maakt ook de creatie van documenten op basis van gescande pdf-bestanden mogelijk.

Acolad maakte tevens gebruik van technologie om te waarborgen dat de toegenomen volumes en complexiteit nog steeds geproduceerd konden worden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Naast de standaardtoepassing van vertaalgeheugens en de ontwikkeling van gepersonaliseerde terminologieglossaria gebruikt Acolad kwaliteitsborgingsautomatisering in het kader van het productieproces om zeker te stellen dat de terminologie- en formatteringsvereisten worden vervuld.

Gepersonaliseerd productiesysteem voor internationale klinische proeven

De belangrijkste technologische oplossing die Acolad Life Sciences speciaal voor organisaties voor klinisch onderzoek heeft ontwikkeld, is een gepersonaliseerd studiegericht productiesysteem. Via het productiesysteem kunnen klanten:

Task_Alt

Studiespecifieke workflows definiëren

Analytics

Oplevertermijnen en andere KPI's opvolgen

Quick_Reference

Studievereisten en instructies voor de laatste compliancechecks bewaren

Money_Bag

Begroting en uitgaven opvolgen

Feature_Search

Alle studiecontacten en hun rollen beheren

favorite

Alle studiematerialen, waaronder protocoltitels in alle talen, opslaan en vlot doorzoeken

Het resultaat

***

Doordat wij ons voortdurend inzetten voor de organisaties voor klinisch onderzoek die onze klant zijn en de nodige flexibiliteit hanteren om te voldoen aan veranderingen in volume, complexiteit en naleving van regelgeving, is Acolad in staat om samen met de klant te groeien en daarbij schaalbaarheid toe te voegen en hoge kwaliteit te behouden. Wij doen dit door voortdurend te voldoen aan de vereisten en KPI's en door transparantie te verstrekken in het kader van die KPI's. Onze strenge kwaliteitsdoelen worden steeds behaald en vaak zelfs overtroffen.

Omdat wij ons zo inzetten voor de organisaties voor klinisch onderzoek die onze klant zijn, bevinden wij ons in een goede positie om te voldoen aan de vereisten van nieuwe regelgeving zoals verordening 536/2014 betreffende klinische proeven die de verstrekking van grote volumes studiecontent tegen strakkere deadlines vereist. Dankzij onze tools, processen en ervaring kunnen wij de vereisten van de nieuwe regelgeving gemakkelijk vervullen en tegelijk waarborgen dat wij in de toekomst innovatie en service blijven aanbieden.