Un'azienda globale del settore delle scienze della vita centralizza la gestione delle traduzioni

Dopo una procedura RFP per selezionare nove fornitori ufficiali, Acolad è stata nominata Lead Supplier. La prima priorità era quella di sviluppare un programma di traduzione centralizzato da implementare a livello globale, costituito da due processi operativi standard principali:

1. Procedure interne di gestione della traduzione
2. Definizione delle modalità di collaborazione della rete dei fornitori ai progetti futuri.

Acolad, in veste di fornitore principale, per supportare il programma mette a disposizione anche la piattaforma tecnologica impiegata da tutti i servizi di traduzione, compresi gli utenti interni e gli altri fornitori approvati. La piattaforma centralizza tutte le risorse linguistiche a livello aziendale per ottimizzare la collaborazione tra tutte le parti interessate interne ed esterne:

• Memorie di traduzione
• Preventivi
• Gestione dei progetti
• Integrazione con il sistema di approvvigionamento del cliente (SAP Ariba)

Il portale di gestione delle traduzioni offre diversi vantaggi chiave al cliente, tra cui:

L'integrazione del repository della memoria di traduzione, che permette a tutti i fornitori e alle divisioni di accedere all'intero archivio dei contenuti tradotti in precedenza.

Uno dei vantaggi più apprezzati del repository è che consente ai fornitori di recuperare e scaricare il contenuto della memoria di traduzione di cui hanno bisogno, e di lavorare al di fuori del portale, utilizzando i propri strumenti e processi.

Il portale include preventivi centralizzati e offerte competitive. L'integrazione con SAP Ariba garantisce una registrazione facile e rapida dei costi approvati.

Il modulo per i preventivi di traduzione incluso nel portale consente agli stakeholder interni di richiedere offerte competitive a tutti i fornitori contemporaneamente. Questa opzione centralizzata elimina la necessità di inviare e-mail in serie a una molteplicità di fornitori o di utilizzare strumenti proprietari diversi.

Una volta che il lavoro è stato assegnato, l'integrazione con SAP Ariba consente una facile approvazione finanziaria, l'emissione degli ordini di acquisto (PO) e il monitoraggio finanziario sia all'interno di SAP Ariba che del Portale. Il cliente non ha bisogno di disconnettersi dal portale per accedere ad Ariba, quindi il flusso di lavoro è ininterrotto. È una soluzione end-to-end che inizia con la richiesta di preventivi e termina con l'emissione dell'ordine di acquisto. L'integrazione garantisce la conformità ai fornitori approvati. 

Il portale comprende inoltre un modulo per la gestione dei progetti di traduzione. Data la gamma diversificata di requisiti all’interno dell’azienda, il cliente ha ritenuto fondamentale offrire agli utenti la possibilità di personalizzare i flussi di lavoro in base alle proprie necessità. Il portale garantisce l’equilibrio tra standardizzazione dei processi e flessibilità, registrando nel contempo un dettagliato percorso di audit per ciascun progetto.

Attraverso il repository dei file, il portale archivia glossari, convenzioni stilistiche, modelli e altre SOP (Procedure Operative Standard) al fine di razionalizzare i processi e garantire la coerenza di tutti i materiali tradotti.

Oltre a offrire potenti funzionalità, l'obiettivo era quello di sviluppare una piattaforma intuitiva e di facile utilizzo adatta alle esigenze del cliente e ai diversi profili utente. Lo scopo era quello di garantire che tutti gli utenti fossero in grado di imparare e adottare il sistema in pochi minuti, non giorni o settimane.

Il design intuitivo riduce al minimo la necessità di una formazione estesa e di documentazione dettagliata. In definitiva, riteniamo che gli utenti non abbiano bisogno di comprendere le complessità del processo di traduzione per gestire il proprio lavoro: il portale lo fa per loro. 

Dall’implementazione del portale, le tempistiche di traduzione sono diminuite drasticamente, in quanto le divisioni aziendali possono ora sfruttare per i propri progetti i contenuti già tradotti. I fornitori invece, oltre a poter accedere alle memorie di traduzione che hanno creato per il cliente nel corso degli anni, possono ora utilizzare anche quelle condivise di altri otto fornitori, garantendo così la coerenza di tutti i contenuti tradotti.

Sfidando i fornitori a partecipare a gare competitive per i progetti attraverso un modello di preventivo standard, il nostro cliente è riuscito a ridurre i costi dei progetti e i tempi di esecuzione. I fornitori sono consapevoli di trovarsi in un ambiente molto competitivo e sono stimolati a offrire prezzi aggressivi e ad essere innovativi per consegnare i progetti in tempi più brevi.

Man mano che i progetti vengono completati, i fornitori caricano nuove memorie di traduzione, creando così un database sempre più ampio di contenuti tradotti riutilizzabili, il che contribuisce a ridurre i costi.