Codice di condotta ed etica

Introduzione e impegno alla condotta etica

Acolad consente alle organizzazioni di essere locali ovunque, combinando la creatività umana con la tecnologia per consentire la comunicazione in qualsiasi lingua. In qualità di partner di fiducia dei nostri clienti, ci impegniamo a garantire l'eccellenza del servizio, a comprendere le sfumature culturali e a mantenere i legami umani nel rispetto degli standard e della legislazione locale e globale.

Conduciamo la nostra attività con credibilità, integrità e trasparenza e ci aspettiamo che i nostri partner e fornitori rispettino gli stessi standard etici, abbracciando la diversità, l'inclusione e l'equità. Il nostro impegno a promuovere aziende diversificate si estende al sostegno della prosperità economica delle comunità che serviamo, riconoscendo che la diversità è parte integrante della nostra identità.

Il nostro successo dipende non solo da una forza lavoro diversificata, ma anche dall'inclusione di fornitori diversificati, che favoriscono l'innovazione, il vantaggio competitivo e rafforzano la reputazione del nostro marchio. Ci impegniamo a mantenere i più alti standard di responsabilità sociale e ambientale, di condotta etica e di miglioramento continuo.

Acolad garantisce la conformità alle leggi e alle normative vigenti, mantiene la trasparenza delle proprie pratiche e protegge la proprietà intellettuale e le informazioni riservate. Ci aspettiamo che tutti i nostri dipendenti, partner e fornitori incarnino questi valori nelle loro azioni e decisioni, contribuendo a una cultura di eccellenza e integrità in tutto il mondo.

Tutti i riferimenti ad Acolad includono tutte le società affiliate e controllate del gruppo Acolad.

Responsabilità del management

Acolad ha designato dei rappresentanti all'interno delle proprie società che sono responsabili dell'attuazione e del riesame periodico del Sistema di Gestione. Tutte le società Acolad hanno anche rappresentanti della Responsabilità Sociale d'Impresa (RSI) e della Sostenibilità che riportano direttamente al management esecutivo e hanno la responsabilità e l'autorità di gestire la conformità sociale e ambientale in tutta l'azienda. Acolad fa propri i valori e i principi stabiliti dalla linea guida ISO 26000 e dal Global Compact delle Nazioni Unite (UNGC).

Valutazione e gestione del rischio

Tutte le società Acolad hanno un processo consolidato per identificare i rischi legati al lavoro e ai diritti umani, alla salute e alla sicurezza, all'ambiente, all'etica aziendale e alla conformità legale associati alle proprie attività. Questo processo ci permette di determinare l'importanza relativa di ogni rischio identificato e di implementare procedure e controlli adeguati per controllarlo efficacemente.

Obiettivi di performance con piani e misure di attuazione

Il Gruppo Acolad si è dotato di standard scritti, obiettivi di performance, traguardi e piani di attuazione, comprese le valutazioni periodiche della performance rispetto a tali obiettivi.

Audit e valutazioni

Acolad effettua valutazioni periodiche delle proprie strutture e operazioni, nonché delle strutture e delle operazioni dei propri subappaltatori e fornitori di livello successivo, per garantire la conformità al presente Codice e alla legge.

Etica e standard di condotta

Acolad si impegna a rispettare i più alti standard di condotta etica in tutti i suoi sforzi e si impegna a condurre allo stesso modo ogni aspetto della sua attività, compresi i rapporti, le pratiche, l'approvvigionamento e le operazioni.

Integrità aziendale

Acolad non si impegna a praticare la corruzione, l'estorsione, l'appropriazione indebita o la concussione per ottenere un vantaggio ingiusto o improprio e rispetterà tutte le leggi e i regolamenti anticorruzione applicabili nei Paesi in cui opera, compreso il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e le convenzioni internazionali anticorruzione applicabili.

Divulgazione di informazioni

Acolad si impegna a registrare accuratamente le informazioni relative alle proprie attività commerciali, alle pratiche in materia di lavoro, salute e sicurezza e ambiente e a divulgare tali informazioni, senza falsificazioni o dichiarazioni errate, a tutte le parti interessate.

Protezione della proprietà intellettuale

Acolad rispetterà i diritti di proprietà intellettuale, salvaguarderà le informazioni dei clienti e gestirà la tecnologia e il know-how in modo da proteggere i diritti di proprietà intellettuale.

Pratiche di impiego

Acolad è impegnata in pratiche di lavoro eque e si sforza di fornire un ambiente di lavoro sicuro e produttivo che massimizzi il potenziale individuale, promuova la creatività e incoraggi la collaborazione e il lavoro di squadra. Ci aspettiamo che i nostri fornitori mantengano gli stessi standard di equità nelle loro pratiche di impiego.

I nostri processi di selezione e assunzione sono condotti con rispetto, trasparenza e aderenza alle leggi e alle pratiche locali, garantendo che non si creino false aspettative.

Offriamo pari opportunità, selezionando e assumendo i dipendenti in base alle loro capacità, conoscenze, esperienze e allineamento con i nostri valori aziendali.

Apprezziamo la diversità e diamo il benvenuto alle persone che portano prospettive diverse nel nostro team. .

Acolad si impegna a rispettare pienamente tutte le leggi e le normative locali.

Relazioni interpersonali

Acolad si impegna a promuovere una cultura dell'ambiente di lavoro in cui le relazioni interpersonali rafforzano la collaborazione e il lavoro di squadra, promuovendo l'innovazione e raggiungendo l'eccellenza in tutto ciò che facciamo.

Diritti umani

Come azienda che crede nel potere di agire con integrità, Acolad cerca di promuovere il rispetto dei diritti umani.

Ogni dipendente di Accolad deve trattare gli altri in modo equo, con cortesia, rispetto e dignità, senza abusi verbali o fisici, indipendentemente dalla posizione o dallo status contrattuale, dal sesso, dall'orientamento sessuale o dall'etnia .

L'impegno di Acolad per l'integrità e la responsabilità sociale si estende alla sua base di fornitori in tutto il mondo.

Antidiscriminazione

Acolad non discriminerà nessun lavoratore in base all'età, alla disabilità, all'etnia, al sesso, allo stato civile, all'origine nazionale, all'affiliazione politica, alla razza, alla religione, all'orientamento sessuale o all'appartenenza a un sindacato, nelle assunzioni e nelle altre pratiche di impiego. Inoltre, non richiederemo test di gravidanza o medici, tranne nei casi in cui ciò sia richiesto da leggi o regolamenti applicabili o sia prudente per la sicurezza sul posto di lavoro, e non faremo discriminazioni improprie in base ai risultati dei test.

Anti-molestie e abusi

Acolad si impegna a mantenere un luogo di lavoro privo di molestie e abusi e non minaccerà i lavoratori né li sottoporrà a trattamenti duri o disumani, compresi, ma non solo, abusi e molestie verbali, molestie psicologiche, coercizione mentale e fisica e molestie sessuali.

Prevenzione del lavoro non volontario e della tratta di esseri umani

Acolad si impegna a garantire che tutto il lavoro sia volontario. Non siamo coinvolti o tolleriamo il traffico di esseri umani e non utilizziamo alcuna forma di lavoro in schiavitù, forzato, vincolato, sotto contratto o in prigione. Il lavoro involontario comprende il trasporto, l'accoglienza, il reclutamento, il trasferimento, l'accoglienza o l'impiego di una persona mediante minaccia, forza, coercizione, rapimento, frode o pagamenti a qualsiasi persona che abbia il controllo su un'altra persona a scopo di sfruttamento.

Non tratterremo i documenti di identificazione e di viaggio originali dei lavoratoriAssicuriamo che tutti i contratti dei lavoratori riportino chiaramente le condizioni di impiego in una lingua a loro comprensibile. Acolad non imporrà restrizioni irragionevoli alla circolazione all'interno del luogo di lavoro o all'ingresso o all'uscita dalle strutture fornite dall'azienda.

Acolad si assicurerà che le agenzie di reclutamento di terzi siano conformi alle disposizioni del presente Codice e alle leggi applicabili. I fornitori che reclutano lavoratori stranieri a contratto, direttamente o tramite agenzie terze, sono tenuti a coprire tutti gli oneri e le spese che superano un mese di retribuzione anticipata del lavoratore.

Prevenzione del lavoro minorile

Acolad impiegherà solo lavoratori che abbiano almeno 18 anni di età o l'età minima legale applicabile, se superiore.

Orari di lavoro e salari

I compensi corrisposti ai lavoratori devono essere conformi a tutte le leggi salariali applicabili, comprese quelle relative ai salari minimi, alle ore di lavoro straordinario e alle prestazioni obbligatorie per legge. I dipendenti devono avere la possibilità di percepire un salario equo, come stabilito dalla legge locale applicabile.

Libertà di associazione e contrattazione collettiva

Acolad rispetta le leggi e i regolamenti applicabili che disciplinano i diritti legali dei dipendenti di aderire o meno alle organizzazioni dei lavoratori, compresi i sindacati, e il diritto di contrattazione collettiva, se scelgono di essere rappresentati.

Salute e sicurezza

Acolad richiede che i suoi fornitori adottino le misure necessarie per seguire pratiche di lavoro sicure e rispettare tutte le linee guida applicabili in materia di salute e sicurezza.

Salute, sicurezza e prevenzione dei rischi sul lavoro

Acolad deve identificare, valutare e gestire i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro attraverso un processo prioritario di eliminazione dei pericoli, controlli ingegneristici e/o controlli amministrativi. e fornire ai lavoratori dispositivi di protezione individuale adeguati alla mansione e istruzioni per il loro corretto utilizzo.

Preparazione alle emergenze

Acolad deve identificare e valutare le potenziali situazioni di emergenza. Per ogni situazione, Acolad svilupperà e attuerà piani di emergenza e procedure di risposta che riducano al minimo i danni alla vita, all'ambiente e ai beni.

Gestione degli incidenti

Acolad dispone di un sistema che consente ai lavoratori di segnalare incidenti e quasi incidenti in materia di salute e sicurezza, nonché di un sistema per indagare, tracciare e gestire tali segnalazioni. Acolad attua piani d'azione correttivi per ridurre i rischi, fornire le cure mediche necessarie e sostenere i lavoratori nel ritorno al lavoro.

Condizioni di lavoro e di vita

Acolad deve fornire ai lavoratori servizi igienici accessibili e puliti e acqua potabile.

Comunicazione su salute e sicurezza

Acolad fornirà ai lavoratori un'adeguata formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro nella loro lingua principale. Le informazioni relative alla salute e alla sicurezza devono essere chiaramente affisse in ogni struttura.

Comitati per la salute e la sicurezza dei lavoratori

Acolad sostiene i comitati per la salute dei lavoratori per migliorare la formazione continua in materia di salute e sicurezza e per incoraggiare il contributo e la partecipazione dei lavoratori alle questioni di salute e sicurezza sul posto di lavoro.

Ambiente

Acolad si impegna a proteggere l'ambiente e la responsabilità ambientale è al centro delle nostre attività. Acolad svilupperà, implementerà e manterrà pratiche aziendali responsabili dal punto di vista ambientale.

Gestione e restrizione delle sostanze pericolose

Acolad deve implementare un approccio sistematico per identificare, gestire, ridurre e smaltire o riciclare responsabilmente le sostanze pericolose.

Gestione dei rifiuti non pericolosi

Acolad implementerà un approccio sistematico per identificare, gestire, ridurre e smaltire o riciclare responsabilmente i rifiuti non pericolosi.

Prevenzione dell'inquinamento e riduzione delle risorse

Acolad si impegna a eliminare o ridurre gli sprechi di ogni tipo, compresi quelli di acqua ed energia. Le riduzioni possono essere ottenute con vari mezzi, come la modifica dei processi di produzione, manutenzione o impianto, la sostituzione dei materiali, il riciclaggio e la conservazione dei materiali.

Riservatezza

I fornitori di Acolad che hanno accesso a informazioni riservate non devono divulgare tali informazioni ad altre parti senza il consenso scritto di Acolad. I fornitori devono trattare come riservate tutte le informazioni di, o fornite da Acolad, dai suoi clienti, da altri fornitori e/o da altri partner commerciali, che siano riservate, proprietarie e/o non disponibili al pubblico. Tali informazioni riservate possono includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti categorie di informazioni: prodotti e servizi, prezzi, costi, clienti, dipendenti, sistemi operativi, politiche e pratiche di progettazione, produzione, qualità, comunicazione, tecnologie e know-how, ingegneria, tecnica e scienza. La politica di riservatezza di Acolad è definita nel documento "Policy_on_Confidentiality_and_Compliance" e tutti i dipendenti, i fornitori e le altre parti in relazione d'affari con Acolad devono osservare questa politica.

Sicurezza

In qualità di fornitore di servizi di alta qualità, Acolad si impegna a guadagnare e mantenere la fiducia di tutti i suoi interlocutori e a proteggere i propri processi aziendali, che si basano sui nostri sistemi informativi. Per raggiungere questi obiettivi, Acolad si impegna a:

Riservatezza - preservando le restrizioni autorizzate all'accesso e alla divulgazione, compresi i mezzi per proteggere la privacy e le informazioni proprietarie.
Integrità - proteggendo dalla modifica o dalla distruzione impropria delle informazioni, compresa la non ripudiabilità e l'autenticità delle informazioni.
Disponibilità - garantendo un accesso e un utilizzo tempestivo e affidabile delle informazioni.

Misure anticorruzione

Corruzione attiva e passiva

Il Gruppo Acolad ha una politica di tolleranza zero nei confronti degli atti di corruzione. Tale comportamento è illegale e può portare a gravi conseguenze per tutte le parti coinvolte, tra cui il carcere per i singoli e sanzioni finanziarie per la Società.

Ci impegniamo a condurre la nostra attività con trasparenza e integrità e pertanto garantiremo che tutte le nostre transazioni e quelle dei nostri fornitori siano conformi alle leggi anticorruzione (come la Loi Sapin II francese, la FCPA statunitense e il Bribery Act 2010 del Regno Unito).

Un atto di corruzione può essere definito come l'offerta, la promessa di offerta, la sollecitazione o l'accettazione, diretta o indiretta, di vantaggi finanziari o di qualsiasi altro tipo, allo scopo di influenzare impropriamente una decisione aziendale. La corruzione può essere attiva o passiva.

L'articolo 1 della Loi Sapin II elenca i reati di corruzione, traffico di influenze, corruzione, assunzione illegale di interessi, appropriazione indebita di beni pubblici e favoritismi.

La corruzione, il favoritismo, l'assunzione illegale di interessi, la malversazione o l'appropriazione indebita di beni pubblici sono violazioni che possono essere commesse solo da funzionari pubblici. Tuttavia, individui e società possono essere condannati per complicità, occultamento o riciclaggio di questi reati.

Pedagogia dell'influenza

Il traffico di influenze è il fatto di acconsentire o proporre, sollecitare o concordare, senza diritto, in qualsiasi momento, direttamente o indirettamente, offerte, promesse, doni, regali o vantaggi di qualsiasi tipo a una persona, per sé o per un'altra, al fine di abusare o perché ha abusato della sua influenza reale o presunta al fine di ottenere da un'autorità o amministrazione pubblica distinzioni, impieghi, contratti o qualsiasi altra decisione favorevole.

Una piattaforma di whistleblowing e meccanismi di segnalazione sono a disposizione di tutti i dipendenti che si trovano ad affrontare o assistere a questo tipo di situazioni.

Conflitti di interesse

Acolad svolge la propria attività in modo professionale, onesto, etico e trasparente. Ed esige lo stesso dai suoi fornitori. I fornitori non devono intraprendere alcuna attività che crei un conflitto di interessi reale o percepito. t. Per conflitto di interessi si intende qualsiasi situazione di interferenza tra un interesse pubblico e interessi pubblici o privati che possa influenzare o sembrare influenzare l'esercizio indipendente, imparziale e obiettivo di una funzione.

Intrattenimento, regali e pagamenti

È severamente vietato offrire o ricevere doni, denaro, beni o servizi per uso personale, sconti personali, prestiti, regali di viaggi o soggiorni non legati all'attività lavorativa, favori personali o qualsiasi altro beneficio che possa influenzare o sollevare dubbi sull'imparzialità del destinatario o danneggiare la reputazione di Acolad in termini di correttezza.

Sebbene offrire o ricevere regali e inviti possa essere considerato un gesto di buona volontà nelle relazioni d'affari, non deve mai essere dato o accettato con l'intento di influenzare le decisioni o le relazioni d'affari. Se i regali o gli inviti possono influenzare un processo decisionale o essere percepiti come un tentativo di ottenere un vantaggio indebito, potrebbero essere considerati un atto di corruzione e le persone o le aziende coinvolte potrebbero subire conseguenze legali.

È essenziale che ogni dipendente di Acolad si assicuri di avere l'autorità di offrire qualsiasi regalo o invito e che il destinatario sia autorizzato ad accettarlo.

Pagamenti illegali/pagamenti di facilitazione

Offrire o accettare tangenti, bustarelle o pagamenti impropri di qualsiasi tipo è severamente vietato, senza eccezioni, in tutte le circostanze. I pagamenti agevolati comportano il pagamento diretto o indiretto di una somma indebita a un funzionario pubblico per accelerare le formalità amministrative, che dovrebbero essere ottenute attraverso i normali canali legali. Tali pagamenti sono vietati dalla legge francese e sono considerati atti di corruzione.

Acolad vieta tutti i pagamenti illegali e ogni pagamento deve essere registrato nei libri contabili dell'azienda.

Sponsorizzazione e mecenatismo

La "sponsorizzazione" è una sorta di operazione pubblicitaria, con la quale uno "sponsor" partecipa al finanziamento o al sostegno materiale di un progetto o di un'iniziativa in cambio di varie forme di visibilità. Nella maggior parte dei casi, questo consiste nell'aggiungere il marchio e il logo dello sponsor sul materiale pubblicitario dell'iniziativa/progetto.

Il "mecenatismo" si riferisce a qualsiasi sostegno finanziario o materiale (ad esempio, servizi offerti) dato a un'iniziativa, un'opera o un progetto. Questo tipo di operazione si differenzia dalla sponsorizzazione per il fatto che l'azienda che fornisce il sostegno non riceve alcun corrispettivo diretto.

Abuso di informazioni privilegiate

In qualità di gruppo che serve clienti del settore finanziario o che emette azioni, Acolad si impegna a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili per prevenire l'insider trading.

Qualsiasi dipendente di Acolad che abbia accesso a informazioni riservate, che non sono ancora state rese pubbliche, e che si riferiscono, direttamente o indirettamente, a una società o a un'organizzazione che emette strumenti finanziari (ad esempio azioni e debiti) e che, se rese pubbliche, potrebbero avere un effetto significativo sui prezzi di tali strumenti finanziari o sui prezzi dei relativi strumenti finanziari derivati (= informazioni privilegiate) deve essere consapevole del fatto che la negoziazione o la compravendita di strumenti finanziari, come azioni e titoli, basata su informazioni privilegiate è illegale. Inoltre, la divulgazione di informazioni privilegiate ad altri è anche un reato penale.

Clienti

Acolad non discrimina i clienti o i mercati per nessun motivo se non per ottemperare alle disposizioni di legge. La discriminazione illegale è una violazione del nostro Codice e delle leggi globali sulla concorrenza e non sarà tollerata. Se si assiste o si sospetta una discriminazione illegale dei clienti o del mercato, segnalare immediatamente il comportamento alla linea Anonima o all'Ufficio legale e di conformità.

Ci impegniamo a trattare i clienti con integrità e professionalità, evitando sempre l'arroganza. Per costruire e mantenere relazioni con i clienti basate sulla fiducia e sulla credibilità, prendiamo solo impegni commisurati alle nostre capacità. Se circostanze impreviste rendono impossibile rispettare un impegno, la persona coinvolta deve informare il suo diretto superiore e il cliente.

Le nostre attività di vendita saranno prive di false dichiarazioni sulla qualità e/o disponibilità dei prodotti, sulle date di consegna e sui termini di pagamento. Dobbiamo commercializzare i nostri prodotti e servizi in modo onesto e accurato. L'utilizzo di pratiche ingannevoli o disoneste costituisce una violazione del nostro Codice e dei nostri valori aziendali e non sarà tollerato.

Comunità

In qualità di membro responsabile della comunità globale, siamo impegnati a partecipare direttamente o indirettamente a organizzazioni o programmi volti a promuovere l'integrazione, lo sviluppo e il miglioramento della qualità della vita in tutto il mondo. La nostra partecipazione può includere consulenza, gestione, sponsorizzazione o qualsiasi altro supporto che coinvolga i nostri prodotti, beni e/o servizi.

Enti governativi

Acolad sostiene una politica di consapevolezza e di rispetto di leggi, regolamenti, standard e altre disposizioni legali in ogni Paese in cui opera.

Nessuno in Acolad può commettere atti illegali o contrari all'etica, né istruire altri a farlo, per nessun motivo.

Documentazione e registri

Acolad dispone di processi per identificare, comprendere e attuare le leggi e i regolamenti applicabili e i requisiti del presente Codice e conserva documenti e registrazioni per garantire la conformità alle normative.

Formazione e comunicazione

Acolad sviluppa e mantiene programmi di formazione per i dirigenti e i lavoratori per garantire la corretta attuazione delle proprie politiche e procedure e per raggiungere gli obiettivi di miglioramento.

Sono in atto processi per comunicare informazioni chiare e accurate sulle nostre prestazioni, pratiche, politiche e aspettative ai nostri lavoratori, ai fornitori di livello successivo e ai clienti.

Acolad ha anche un processo continuo per ottenere un feedback sulle sue pratiche relative a questo Codice, al fine di promuovere un miglioramento continuo.

Processo di azione correttiva

Acolad dispone di un processo per la correzione tempestiva di eventuali carenze o violazioni identificate da un audit, una valutazione, un'ispezione, un'indagine o una revisione interna o esterna.

Sanzione:

L'inosservanza delle norme comporta la responsabilità personale del dipendente e lo espone a sanzioni, in particolare penali, secondo la normativa vigente.

Acolad si impegna a:

Tenere conto di tutti i rapporti
Indagare i rapporti con diligenza
Valutare i fatti in modo obiettivo e imparziale.
Adottare misure e provvedimenti disciplinari adeguati.

Secondo la legge francese, la corruzione e il traffico di influenze sono punibili con una multa da 500.000 a 1.000.000 di euro e con la reclusione da 5 a 10 anni per le persone fisiche. Le aziende rischiano una multa tra i 2.500.000 e i 5.000.000 di euro.

È responsabilità di tutti attuare il presente Codice di condotta.

Parlare chiaro

Il presente Codice di condotta si basa sui nostri valori e fornisce una guida ai nostri dipendenti e partner su come comportarsi in varie situazioni. Ci impegniamo a promuovere una cultura di trasparenza e integrità, definendo chiaramente chi siamo e cosa rappresentiamo per i nostri clienti, gli stakeholder e la società in generale.

Acolad incoraggia tutti gli stakeholder a segnalare qualsiasi sospetta violazione dei principi enunciati nel presente Codice di Condotta.

C'è qualcosa che non quadra? Siete di fronte a un dilemma? Avete una domanda che porta a domande più difficili? Avete bisogno di un consiglio?

Tutti, indipendentemente dal livello o dal ruolo che ricopriamo, abbiamo la possibilità di parlare quando abbiamo a che fare con un comportamento o una situazione che non ci sembra corretta. Tutti noi abbiamo la responsabilità di segnalare ed esprimere le nostre preoccupazioni, e di farlo in modo corretto, onesto e professionale.

Tutti i problemi segnalati saranno trattati con la dovuta riservatezza e discussi con altri solo se necessario o consigliabile in base alle circostanze.

Parlare apertamente è un primo passo essenziale. Acolad indaga a fondo su tutte le accuse, i reclami o le preoccupazioni e intraprende le azioni appropriate per risolverli.

Acolad non tollera alcun tipo di ritorsione nei confronti di chi condivide una preoccupazione in buona fede o partecipa a un'indagine.

Per quanto incoraggiamo le segnalazioni oneste, non tolleriamo quelle consapevolmente false, poiché anche queste azioni possono costituire una violazione.

Parlare chiaro qui.