Adfærdskodeks og etik

Introduktion og forpligtelse til etisk adfærd

Hos Acolad giver vi organisationer mulighed for at være lokale overalt ved at blande menneskelig kreativitet med teknologi for at muliggøre kommunikation på alle sprog. Som en betroet partner for vores kunder er vi forpligtet til at yde fremragende service, forstå kulturelle nuancer og opretholde menneskelige forbindelser, samtidig med at vi overholder både lokale og globale standarder og lovgivning.

Vi driver vores forretning med troværdighed, integritet og gennemsigtighed, og vi forventer, at vores partnere og leverandører opretholder de samme etiske standarder og omfavner mangfoldighed, inklusion og retfærdighed. Vores engagement i at fremme mangfoldige virksomheder strækker sig til at støtte den økonomiske velstand i de samfund, vi betjener, i erkendelse af, at mangfoldighed er en integreret del af vores identitet.

Vores succes afhænger ikke kun af en mangfoldig arbejdsstyrke, men også af inddragelsen af mangfoldige leverandører, som fremmer innovation og konkurrencefordele og styrker vores brands omdømme. Vi er dedikerede til at opretholde de højeste standarder for social og miljømæssig ansvarlighed, etisk adfærd og løbende forbedringer.

Acolad sikrer overholdelse af gældende love og regler, opretholder gennemsigtighed i vores praksis og beskytter intellektuel ejendom og fortrolige oplysninger. Vi forventer, at alle vores medarbejdere, partnere og leverandører efterlever disse værdier i deres handlinger og beslutninger og bidrager til en kultur af ekspertise og integritet i hele verden. 

Alle henvisninger til Acolad omfatter alle tilknyttede selskaber og datterselskaber i Acolad-gruppen.

‹#›

Ledelsens ansvarlighed og ansvar

Acolad har udpeget repræsentanter i sine virksomheder, som er ansvarlige for at sikre implementering og periodisk gennemgang af ledelsessystemet. Alle Acolad-virksomheder har også repræsentanter for Corporate Social Responsibility (CSR) og bæredygtighed, som rapporterer direkte til den øverste ledelse og har ansvar for og myndighed til at håndtere social og miljømæssig overholdelse i hele virksomheden. Hos Acolad tilslutter vi os de værdier og principper, der er fastlagt i ISO 26000-retningslinjerne og FN's Global Compact (UNGC).

Risikovurdering og -styring

Alle Acolad-virksomheder har en etableret proces til at identificere arbejds- og menneskerettigheder, sundhed og sikkerhed, miljø, forretningsetik og juridiske overholdelsesrisici i forbindelse med deres aktiviteter. Denne proces giver os mulighed for at bestemme den relative betydning af hver identificeret risiko og implementere passende procedurer og kontroller for at kontrollere dem effektivt.

Resultatmål med implementeringsplaner og foranstaltninger

Acolad Group har skriftlige standarder, præstationsmål, mål og implementeringsplaner, herunder periodiske vurderinger af præstationerne i forhold til disse mål.

Revisioner og vurderinger

Acolad gennemfører periodiske evalueringer af sine faciliteter og aktiviteter samt af sine underleverandørers og underleverandørers faciliteter og aktiviteter for at sikre overholdelse af dette kodeks og loven.

Etik og adfærdsstandarder

Acolad er forpligtet til at overholde de højeste standarder for etisk adfærd i alle sine bestræbelser og lægger vægt på at udføre alle aspekter af sin virksomhed, herunder relationer, praksis, indkøb og drift, på samme måde. 

Forretningsintegritet

Acolad må ikke deltage i korruption, afpresning, underslæb eller bestikkelse for at opnå en uretfærdig eller upassende fordel og vil overholde alle gældende antikorruptionslove og -bestemmelser i de lande, hvor det opererer, herunder Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) og gældende internationale antikorruptionskonventioner. 

Offentliggørelse af oplysninger

Acolad forpligter sig til nøjagtigt at registrere oplysninger om sine forretningsaktiviteter, arbejdskraft, sundhed og sikkerhed og miljøpraksis og skal videregive sådanne oplysninger uden forfalskning eller fordrejning til alle relevante parter.

Beskyttelse af intellektuel ejendom

Acolad skal respektere intellektuelle ejendomsrettigheder, beskytte kundeoplysninger og administrere teknologi og knowhow på en måde, der beskytter intellektuelle ejendomsrettigheder.

Ansættelsespraksis

Acolad er forpligtet til fair ansættelsespraksis og stræber efter at skabe et sikkert og produktivt arbejdsmiljø, der maksimerer det individuelle potentiale, fremmer kreativitet og tilskynder til samarbejde og teamwork.  Vi forventer, at vores leverandører opretholder de samme standarder for retfærdighed i deres ansættelsespraksis.

Vores udvælgelses- og ansættelsesprocesser gennemføres med respekt, gennemsigtighed og overholdelse af lokal lovgivning og praksis, så vi sikrer, at der ikke skabes falske forventninger.

Vi giver lige muligheder ved at udvælge og rekruttere medarbejdere på baggrund af deres evner, viden, erfaring og overensstemmelse med vores virksomhedsværdier. 

Vi værdsætter mangfoldighed og byder personer med forskellige perspektiver velkommen i vores team. .

Acolad er dedikeret til at overholde alle lokale love og regler.

Interpersonelle relationer

 Acolad er forpligtet til at fremme en arbejdspladskultur, hvor mellemmenneskelige relationer fremmer samarbejde og teamwork, driver innovation og opnår ekspertise i alt, hvad vi gør.

Menneskerettigheder

Som en virksomhed, der tror på styrken ved at handle med integritet, søger Acolad at fremme respekten for menneskerettighederne. 

Alle medarbejdere i Acolad skal behandle hinanden retfærdigt, med høflighed, respekt og værdighed, uden verbale eller fysiske overgreb, uanset stilling eller kontraktlig status, køn, seksuel orientering eller etnicitet.  

Acolads forpligtelse til integritet og socialt ansvar gælder også for leverandørerne i hele verden.

‹#›

Antidiskrimination

Acolad vil ikke diskriminere nogen medarbejder på grund af alder, handicap, etnicitet, køn, civilstand, national oprindelse, politisk tilhørsforhold, race, religion, seksuel orientering eller fagforeningsmedlemskab i forbindelse med ansættelse og anden beskæftigelsespraksis. Vi vil heller ikke kræve graviditets- eller medicinske tests, undtagen hvor det kræves af gældende love eller regler eller er forsvarligt af hensyn til sikkerheden på arbejdspladsen, og vi må ikke diskriminere på baggrund af testresultater.

Anti-chikane og misbrug

Acolad forpligter sig til at opretholde en arbejdsplads fri for chikane og misbrug og vil ikke true medarbejdere med eller udsætte dem for hård eller umenneskelig behandling, herunder men ikke begrænset til verbalt misbrug og chikane, psykologisk chikane, mental og fysisk tvang og sexchikane.

Forebyggelse af ufrivillig arbejdskraft og menneskehandel

Acolad er forpligtet til at sikre, at alt arbejde er frivilligt. Vi hverken deltager i eller tolererer menneskehandel eller bruger nogen form for slave-, tvangs-, bindings- eller fængselsarbejde. Ufrivilligt arbejde omfatter transport, husning, rekruttering, overførsel, modtagelse eller beskæftigelse af en person ved hjælp af trusler, magt, tvang, bortførelse, bedrageri eller betaling til en person, der har kontrol over en anden person med henblik på udnyttelse.

Vi tilbageholder ikke arbejdernes originale regeringsudstedte identifikations- og rejsedokumenterVi sikrer, at alle arbejderes kontrakter tydeligt beskriver ansættelsesvilkårene på et sprog, de forstår. Acolad vil ikke pålægge urimelige restriktioner for bevægelse på arbejdspladsen eller ved ind- eller udgang af faciliteter, der stilles til rådighed af virksomheden.

Acolad vil sikre, at alle tredjepartsrekrutteringsbureauer overholder bestemmelserne i dette kodeks og gældende love. Leverandører, der rekrutterer udenlandske kontraktarbejdere enten direkte eller gennem tredjepartsbureauer, skal være ansvarlige for at dække alle gebyrer og udgifter, der overstiger en måneds forventet løn til arbejdstageren.

Forebyggelse af mindreåriges arbejde

Acolad må kun ansætte arbejdere, der er mindst 18 år eller den gældende lovbestemte minimumsalder, alt efter hvad der er højest.

Arbejdstid og løn

Kompensation, der udbetales til arbejdere, skal overholde alle gældende lønlove, herunder dem, der vedrører mindsteløn, overtid og lovpligtige ydelser. Medarbejderne skal have mulighed for at få en rimelig løn i henhold til gældende lokal lovgivning.

Foreningsfrihed og kollektive forhandlinger

Acolad overholder gældende love og bestemmelser om medarbejdernes juridiske rettigheder til at tilslutte sig eller ikke at tilslutte sig arbejdstagerorganisationer, herunder fagforeninger, og retten til kollektive forhandlinger, hvis de vælger at blive repræsenteret.

Sundhed og sikkerhed

Acolad kræver, at leverandørerne tager de nødvendige skridt til at følge en sikker arbejdspraksis og overholde alle gældende retningslinjer for sundhed og sikkerhed.

Arbejdsmiljø, sikkerhed og forebyggelse af farer

Acolad skal identificere, evaluere og håndtere arbejdsrelaterede sundheds- og sikkerhedsrisici gennem en prioriteret proces med eliminering af risici, tekniske kontroller og/eller administrative kontroller. og give medarbejderne jobrelaterede, passende vedligeholdte personlige værnemidler og instruktion i korrekt brug af dem.  

Beredskab

Acolad skal identificere og vurdere potentielle nødsituationer. For hver situation vil Acolad udvikle og implementere nødplaner og reaktionsprocedurer, der minimerer skader på liv, miljø og ejendom.

Håndtering af hændelser

Acolad har et system, hvor medarbejderne kan indberette sundheds- og sikkerhedshændelser og nærved-ulykker, samt et system til at undersøge, spore og håndtere sådanne indberetninger. Acolad implementerer korrigerende handlingsplaner for at mindske risici, give nødvendig medicinsk behandling og støtte medarbejderne i at vende tilbage til arbejdet.

Arbejds- og levevilkår

Acolad skal stille tilgængelige, rene toiletfaciliteter og sikkert drikkevand til rådighed for arbejderne.

Kommunikation om sundhed og sikkerhed

Acolad vil give medarbejderne passende uddannelse i sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen på deres primære sprog. Sundheds- og sikkerhedsrelaterede oplysninger skal være tydeligt opslået på alle anlæg.

Komitéer for arbejdsmiljø og sikkerhed

Acolad støtter medarbejdernes sundhedsudvalg for at forbedre den løbende uddannelse i sundhed og sikkerhed og for at fremme medarbejdernes input til og deltagelse i sundheds- og sikkerhedsspørgsmål på arbejdspladsen.

Miljø

Acolad er forpligtet til at beskytte miljøet, og miljømæssig ansvarlighed er kernen i den måde, vi arbejder på. Acolad skal udvikle, implementere og opretholde en miljømæssigt ansvarlig forretningspraksis.

Håndtering og begrænsning af farlige stoffer

Acolad skal implementere en systematisk tilgang til at identificere, håndtere, reducere og ansvarligt bortskaffe eller genbruge farlige stoffer.

Håndtering af ikke-farligt affald

Acolad vil implementere en systematisk tilgang til at identificere, håndtere, reducere og ansvarligt bortskaffe eller genbruge ikke-farligt affald.

Forebyggelse af forurening og reduktion af ressourcer

Acolad stræber efter at eliminere eller reducere alle former for spild, herunder spild af vand og energi. Reduktioner kan opnås på forskellige måder, f.eks. ved at ændre produktions-, vedligeholdelses- eller anlægsprocesser, ved at erstatte materialer og ved at genbruge og bevare materialer.

Fortrolighed

Acolads leverandører med adgang til fortrolige oplysninger må ikke videregive sådanne oplysninger til andre parter uden Acolads skriftlige samtykke. Leverandører skal behandle alle oplysninger fra eller leveret af Acolad, dets kunder, andre leverandører og/eller andre forretningspartnere, som er fortrolige, ejendomsretligt beskyttede og/eller ikke offentligt tilgængelige, som fortrolige. Sådanne fortrolige oplysninger kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende kategorier af oplysninger: produkter og tjenester, priser, omkostninger, kunder, medarbejdere, driftssystemer, politikker og praksisser, design, produktion, kvalitet, kommunikation, teknologier og knowhow, ingeniørarbejde, tekniske og videnskabelige forhold. Acolads fortrolighedspolitik er defineret i dokumentet "Policy_on_Confidentiality_and_Compliance", og alle medarbejdere, leverandører og andre parter i et forretningsforhold med Acolad skal overholde denne politik.

Sikkerhed

Som serviceudbyder af høj kvalitet er Acolad forpligtet til at vinde og bevare alle vores interessenters tillid, og vi er forpligtet til at beskytte vores egne forretningsprocesser, som er afhængige af vores informationssystemer. For at nå disse mål er Acolad forpligtet til:

• Fortrolighed - ved at bevare autoriserede begrænsninger på adgang og offentliggørelse, herunder midler til beskyttelse af privatlivets fred og ejendomsretlige oplysninger.
• Integritet - ved at beskytte mod uretmæssig ændring eller ødelæggelse af oplysninger, herunder uafviselighed og autenticitet.
• Tilgængelighed - ved at sikre rettidig og pålidelig adgang til og brug af information.

Antikorruptionsforanstaltninger

Aktiv og passiv korruption 

Acolad Group har en nultolerancepolitik over for korruption. En sådan adfærd er ulovlig og kan føre til alvorlige konsekvenser for alle involverede parter, herunder fængsel for enkeltpersoner og økonomiske sanktioner for virksomheden.  

Vi er forpligtet til at drive vores forretning med gennemsigtighed og integritet og vil derfor sikre, at alle vores og vores leverandørers transaktioner overholder antikorruptionslovgivningen (som f.eks. den franske Loi Sapin II, den amerikanske FCPA og den britiske Bribery Act 2010).  

En korruptionshandling kan defineres som det at tilbyde, love at tilbyde, anmode om eller acceptere, direkte eller indirekte, økonomiske eller andre fordele med det formål at påvirke en forretningsbeslutning på en upassende måde. Korruption kan være aktiv eller passiv. 

Artikel 1 i Loi Sapin II opregner de kriminelle handlinger som korruption, påvirkningshandel, bestikkelse, ulovlig interessevaretagelse, underslæb eller uretmæssig tilegnelse af offentlig ejendom og favorisering.

Bestikkelse, favorisering, ulovlig interessevaretagelse, underslæb eller uretmæssig tilegnelse af offentlig ejendom er overtrædelser, der kun kan begås af offentlige embedsmænd. Men enkeltpersoner og virksomheder kan dømmes for medvirken, fortielse eller hvidvaskning af disse lovovertrædelser.

Salg af indflydelse

Indflydelseshandel er den kendsgerning, at man på et hvilket som helst tidspunkt, direkte eller indirekte, giver samtykke til eller foreslår, anmoder om eller accepterer tilbud, løfter, gaver eller fordele af enhver art til en person, for sig selv eller for en anden, for at misbruge eller fordi han har misbrugt sin reelle eller formodede indflydelse med henblik på at opnå fra en offentlig myndighed eller administration udmærkelser, ansættelse, kontrakter eller enhver anden gunstig beslutning.

En whistleblower-platform og rapporteringsmekanismer er tilgængelige for alle medarbejdere, der står over for eller er vidne til denne type situation.  

Interessekonflikter

Acolad driver forretning på en professionel, ærlig, etisk og gennemsigtig måde. Og kræver det samme af sine leverandører. Leverandører må ikke deltage i nogen aktivitet, der skaber en faktisk eller opfattet interessekonflikt. t. En interessekonflikt henviser til enhver situation, hvor der er sammenfald mellem en offentlig interesse og offentlige eller private interesser, som sandsynligvis vil påvirke eller synes at påvirke den uafhængige, upartiske og objektive udøvelse af en funktion.  

Underholdning, gaver og betalinger

Det er strengt forbudt at give eller modtage gaver, penge, varer eller tjenester til personlig brug, personlige rabatter, lån, gaver i form af ikke-forretningsrelaterede rejser eller indkvartering, personlige tjenester eller andre fordele, der kan påvirke eller skabe tvivl om modtagerens upartiskhed eller skade Acolads omdømme for fair handel.

 Selvom det at tilbyde eller modtage gaver og invitationer kan ses som tegn på velvilje i forretningsrelationer, må de aldrig gives eller modtages med den hensigt at påvirke forretningsbeslutninger eller -relationer. Hvis gaver eller invitationer kan påvirke en beslutningsproces eller opfattes som et forsøg på at opnå en uretmæssig fordel, kan det betragtes som en korruptionshandling, og de involverede personer eller virksomheder kan få juridiske konsekvenser.

Det er vigtigt, at alle medarbejdere i Acolad sikrer, at de har bemyndigelse til at tilbyde en gave eller invitation, og at modtageren har tilladelse til at tage imod den.

Ulovlige betalinger/maksimeringsbetalinger

Det er strengt forbudt at tilbyde eller tage imod bestikkelse, returkommission eller uretmæssig betaling af nogen art, uden undtagelse og under alle omstændigheder. Smørepenge indebærer, at man direkte eller indirekte betaler et uberettiget beløb til en offentlig embedsmand for at fremskynde administrative formaliteter, som bør opnås gennem normale juridiske kanaler. Sådanne betalinger er forbudt i henhold til fransk lov og anses for at være korruption.

Acolad forbyder alle ulovlige betalinger, og hver betaling skal registreres i virksomhedens bøger. 

Sponsorering og protektion  

Et "sponsorat" er en slags reklameoperation, hvor en "sponsor" deltager i finansieringen eller den materielle støtte af et projekt eller initiativ til gengæld for forskellige former for synlighed. For det meste består det i at tilføje sponsorens navn og logoer på initiativets/projektets reklamemateriale.  

En "protektion" henviser til enhver økonomisk eller materiel støtte (f.eks. tilbudte tjenester), der gives til et initiativ, et arbejde eller et projekt. Denne type operation adskiller sig fra sponsorering ved, at den virksomhed, der yder støtten, ikke modtager nogen direkte modydelse.  

Insiderhandel

Som en gruppe, der betjener kunder i den finansielle sektor eller udsteder aktier, er Acolad forpligtet til at overholde alle gældende love og regler for at forhindre insiderhandel.  

Enhver Acolad-medarbejder med adgang til fortrolige oplysninger, som endnu ikke er offentliggjort, og som direkte eller indirekte vedrører en virksomhed eller organisation, der udsteder finansielle instrumenter (f.eks. aktier og gæld), og som, hvis de blev offentliggjort, sandsynligvis ville have en betydelig indvirkning på priserne på disse finansielle instrumenter eller på prisen på relaterede afledte finansielle instrumenter (= intern viden), skal være opmærksom på, at handel med finansielle instrumenter, såsom aktier og værdipapirer, baseret på intern viden er ulovlig. Derudover er det også strafbart at videregive intern viden til andre.  

Kunder

Acolad diskriminerer ikke kunder eller markeder af nogen anden grund end for at overholde lovbestemmelser. Ulovlig diskrimination er en overtrædelse af vores kodeks og den globale konkurrencelovgivning og vil ikke blive tolereret. Hvis du er vidne til eller har mistanke om ulovlig kunde- eller markedsdiskrimination, skal du straks rapportere adfærden til Anonym linje eller Legal & Compliance.

Vi forpligter os til at behandle kunderne med integritet og professionalisme og undgår altid arrogance. For at opbygge og vedligeholde kunderelationer baseret på tillid og troværdighed påtager vi os kun forpligtelser, der svarer til vores evner. Hvis uforudsete omstændigheder gør det umuligt at overholde en forpligtelse, skal den pågældende person informere sin nærmeste leder samt kunden.

Vores salgsaktiviteter vil være fri for falske forestillinger om produktkvalitet og/eller tilgængelighed, leveringsdatoer og betalingsbetingelser. Vi skal markedsføre vores produkter og tjenester ærligt og præcist. Brug af bedrageriske eller uærlige metoder er en overtrædelse af vores kodeks og vores virksomhedsværdier og vil ikke blive tolereret.

Fællesskabet

Som et ansvarligt medlem af det globale samfund er vi engageret i at deltage direkte eller indirekte i organisationer eller programmer, der er designet til at fremme integration, udvikling og forbedret livskvalitet i hele verden. Vores deltagelse kan omfatte rådgivning, ledelse, sponsorater eller anden støtte, der involverer vores produkter, aktiver og/eller tjenester.

Myndighederne

Acolad er fortaler for en politik om bevidsthed om og overholdelse af love, regler, standarder og andre juridiske bestemmelser i alle lande, hvor vi opererer.

Ingen hos Acolad må begå en ulovlig eller uetisk handling eller instruere andre i at gøre det, uanset årsag. 

Dokumentation og optegnelser

Acolad har processer til at identificere, forstå og implementere gældende love og regler og kravene i dette kodeks og opretholder dokumenter og optegnelser for at sikre overholdelse af lovgivningen.

Uddannelse og kommunikation

Acolad udvikler og vedligeholder uddannelsesprogrammer for ledelse og medarbejdere for at sikre korrekt implementering af sine politikker og procedurer og for at opfylde forbedringsmål.

Der er processer på plads til at kommunikere klare og præcise oplysninger om vores resultater, praksis, politikker og forventninger til vores medarbejdere, leverandører i næste led og kunder.

Acolad har også en løbende proces for at få feedback på sin praksis i forhold til dette kodeks for at fremme løbende forbedringer.

Proces for korrigerende handling

Acolad har en proces til rettidig korrektion af eventuelle mangler eller overtrædelser, der er identificeret ved en intern eller ekstern revision, vurdering, inspektion, undersøgelse eller gennemgang.

Sanktion: 

Manglende overholdelse af reglerne medfører medarbejderens personlige ansvar og udsætter ham/hende for sanktioner, især strafferetlige sanktioner, i henhold til den gældende lovgivning. 

Acolad forpligter sig til: 

• Tag hensyn til alle rapporter
•  Undersøg rapporter med omhu
• Vurdere fakta objektivt og upartisk
• Træf passende foranstaltninger og disciplinære foranstaltninger. 

I henhold til fransk lov kan bestikkelse og påvirkningshandel straffes med en bøde på mellem 500.000 og 1.000.000 euro og fængsel i mellem 5 og 10 år for enkeltpersoner. Virksomheder risikerer en bøde på mellem 2.500.000 og 5.000.000 euro.

Det er alles ansvar at implementere denne adfærdskodeks. 

At tage bladet fra munden

Denne adfærdskodeks er baseret på vores værdier og giver vejledning til vores medarbejdere og partnere om, hvordan de skal opføre sig i forskellige situationer.  Vi er forpligtet til at fremme en kultur med gennemsigtighed og integritet og klart definere, hvem vi er, og hvad vi står for, over for vores kunder, interessenter og samfundet i almindelighed.

Acolad opfordrer alle interessenter til at indberette enhver mistanke om overtrædelse af principperne i denne Code of Conduct. 

Er der noget, der ikke virker rigtigt? Står du over for et dilemma? Har du et spørgsmål, der fører til sværere spørgsmål? Har du brug for råd?

Alle, uanset niveau eller rolle, har mulighed for at sige fra, når de har med adfærd at gøre eller står i en situation, der ikke virker rigtig. Vi har alle et ansvar for at rapportere og udtrykke vores bekymringer, og at gøre det retfærdigt, ærligt og professionelt. 

Alle indberettede bekymringer vil blive håndteret med passende fortrolighed og kun diskuteret med andre, hvis det er nødvendigt eller tilrådeligt under omstændighederne. 

At sige fra er et vigtigt første skridt. Acolad undersøger grundigt alle beskyldninger, klager eller bekymringer og træffer passende foranstaltninger for at løse dem.

Acolad tolererer ikke nogen form for repressalier mod nogen, der deler en bekymring i god tro eller deltager i en undersøgelse. 

Selv om vi opfordrer til ærlig rapportering, tolererer vi ikke bevidst falske rapporter, da disse handlinger også kan udgøre en overtrædelse.

At sige fra her.