Uppförandekod och etik

Introduktion och åtagande för etiskt uppförande

På Acolad gör vi det möjligt för organisationer att vara lokala var som helst genom att blanda mänsklig kreativitet med teknik för att möjliggöra kommunikation på alla språk. Som en pålitlig partner till våra kunder är vi fast beslutna att erbjuda utmärkt service, förstå kulturella nyanser och upprätthålla mänskliga kontakter samtidigt som vi följer både lokala och globala standarder och lagar.

Vi bedriver vår verksamhet med trovärdighet, integritet och transparens och förväntar oss att våra partners och leverantörer upprätthåller samma etiska standarder och främjar mångfald, integration och rättvisa. Vårt engagemang för att främja en mångfald av företag sträcker sig till att stödja det ekonomiska välståndet i de samhällen vi verkar i. Vi inser att mångfald är en integrerad del av vår identitet.

Vår framgång är inte bara beroende av en mångfaldig personalstyrka utan också av att vi har leverantörer med olika bakgrund, vilket driver innovation, konkurrensfördelar och stärker vårt varumärkes anseende. Vi är fast beslutna att upprätthålla högsta standard när det gäller socialt och miljömässigt ansvar, etiskt uppförande och ständiga förbättringar.

Acolad säkerställer efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar, upprätthåller öppenhet i vår praxis och skyddar immateriella rättigheter och konfidentiell information. Vi förväntar oss att alla våra medarbetare, partners och leverantörer förkroppsligar dessa värderingar i sina handlingar och beslut och bidrar till en kultur av hög kvalitet och integritet över hela världen.

Alla hänvisningar till Acolad inkluderar alla dotterbolag och filialer inom Acolad-koncernen.

‹#›

Ledningens redovisningsskyldighet och ansvar

Acolad har utsett representanter i sina bolag som ansvarar för att säkerställa implementering och periodisk översyn av ledningssystemet. Alla Acolad-bolag har också representanter för Corporate Social Responsibility (CSR) och Sustainability som rapporterar direkt till koncernledningen och har ansvar och befogenhet att hantera efterlevnaden av sociala och miljömässiga krav i hela verksamheten. På Acolad anammar vi de värderingar och principer som fastställs i ISO 26000 Guideline och FN:s Global Compact (UNGC).

Riskbedömning och riskhantering

Alla Acolad-bolag har en etablerad process för att identifiera risker som rör arbetsrätt och mänskliga rättigheter, hälsa och säkerhet, miljö, affärsetik och efterlevnad av lagar och regler i samband med sin verksamhet. Denna process gör det möjligt för oss att fastställa den relativa betydelsen av varje identifierad risk och implementera lämpliga rutiner och kontroller för att kontrollera dem på ett effektivt sätt.

Prestationsmål med genomförandeplaner och åtgärder

Acolad Group har skriftliga standarder, prestationsmål, mål och genomförandeplaner, inklusive periodiska utvärderingar av prestationerna i förhållande till dessa mål.

Revisioner och utvärderingar

Acolad genomför regelbundna utvärderingar av sina anläggningar och sin verksamhet samt av sina underleverantörers och närmaste leverantörers anläggningar och verksamhet för att säkerställa att denna kod och lagen följs.

Etik och uppförandekoder

Acolad har förbundit sig att följa de högsta normerna för etiskt uppförande i alla sina strävanden och strävar efter att genomföra alla aspekter av sin verksamhet, inklusive relationer, praxis, inköp och drift, på samma sätt.

Affärsmässig integritet

Acolad ska inte ägna sig åt korruption, utpressning, förskingring eller mutor för att få en orättvis eller otillbörlig fördel och ska följa alla tillämpliga lagar och förordningar mot korruption i de länder där företaget är verksamt, inklusive Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) och tillämpliga internationella konventioner mot korruption.

Utlämnande av information

Acolad åtar sig att korrekt registrera information om sin affärsverksamhet, arbetsförhållanden, hälsa och säkerhet samt miljöpraxis och ska lämna ut sådan information, utan förfalskning eller felaktig framställning, till alla lämpliga parter.

Skydd av immateriella rättigheter

Acolad ska respektera immateriella rättigheter, skydda kundinformation och hantera teknik och know-how på ett sätt som skyddar immateriella rättigheter.

Anställningsförhållanden

Acolad har förbundit sig att tillämpa rättvisa anställningsvillkor och strävar efter att tillhandahålla en säker och produktiv arbetsmiljö som maximerar den individuella potentialen, främjar kreativitet och uppmuntrar till samarbete och lagarbete. Vi förväntar oss att våra leverantörer upprätthåller samma normer för rättvisa i sina anställningsförfaranden.

Våra urvals- och anställningsprocesser genomförs med respekt, öppenhet och i enlighet med lokala lagar och praxis, vilket säkerställer att inga falska förväntningar skapas.

Vi erbjuder lika möjligheter genom att välja och rekrytera medarbetare baserat på deras förmåga, kunskap, erfarenhet och överensstämmelse med våra företagsvärderingar.

Vi värdesätter mångfald och välkomnar personer som tillför olika perspektiv till vårt team. .

Acolad strävar efter att fullt ut följa alla lokala lagar och förordningar.

Mellanmänskliga relationer

Acolad har åtagit sig att främja en arbetsplatskultur där mellanmänskliga relationer främjar samarbete och lagarbete, driver innovation och uppnår högsta kvalitet i allt vi gör.

Mänskliga rättigheter

Som ett företag som tror på kraften i att agera med integritet strävar Acolad efter att främja respekten för mänskliga rättigheter.

Alla anställda på Acolad ska behandla varandra rättvist, med artighet, respekt och värdighet, utan verbala eller fysiska övergrepp, oavsett befattning eller avtalsstatus, kön, sexuell läggning eller etnisk tillhörighet.

Acolads engagemang för integritet och socialt ansvar omfattar även dess globala leverantörsbas.

‹#›

Antidiskriminering

Acolad kommer inte att diskriminera någon arbetstagare på grund av ålder, funktionshinder, etnicitet, kön, civilstånd, nationellt ursprung, politisk tillhörighet, ras, religion, sexuell läggning eller medlemskap i fackförening, vid anställning och andra anställningsförfaranden. Vi kommer inte heller att kräva graviditetstest eller medicinska tester, förutom när det krävs enligt tillämpliga lagar eller förordningar eller är lämpligt för säkerheten på arbetsplatsen, och vi kommer inte att diskriminera på ett otillbörligt sätt baserat på testresultat.

Anti-trakasserier och övergrepp

Acolad åtar sig att upprätthålla en arbetsplats fri från trakasserier och övergrepp och kommer inte att hota arbetstagare med eller utsätta dem för hård eller omänsklig behandling, inklusive men inte begränsat till verbala övergrepp och trakasserier, psykologiska trakasserier, psykiskt och fysiskt tvång och sexuella trakasserier.

Förebyggande av ofrivilligt arbete och människohandel

Acolad har åtagit sig att se till att allt arbete är frivilligt. Vi varken deltar i eller tolererar människohandel eller använder någon form av slav-, tvångs-, bindnings-, kontrakts- eller fängelsearbete. Ofrivilligt arbete omfattar transport, hysande, rekrytering, överföring, mottagande eller anställning av en person genom hot, våld, tvång, bortförande, bedrägeri eller betalning till en person som har kontroll över en annan person i syfte att utnyttja denna.

Vi undanhåller inte arbetstagarnas ursprungliga regeringsutfärdade identitets- och resehandlingar Vi ser till att alla arbetstagares anställningsavtal tydligt anger anställningsvillkoren på ett språk som de förstår. Acolad kommer inte att införa orimliga begränsningar av rörelsefriheten på arbetsplatsen eller vid inträde i eller utträde ur lokaler som tillhandahålls av företaget.

Acolad kommer att säkerställa att alla rekryteringsbyråer från tredje part följer bestämmelserna i denna kod och tillämpliga lagar. Leverantörer som rekryterar utländska kontraktsanställda antingen direkt eller via tredjepartsföretag ska vara ansvariga för att täcka alla avgifter och kostnader som överstiger en månads förväntad lön för den anställde.

Förebyggande av minderårig arbetskraft

Acolad ska endast anställa arbetstagare som är minst 18 år gamla eller som har uppnått den högsta lagstadgade minimiåldern.

Arbetstider och löner

Ersättning som betalas till arbetstagare måste följa alla tillämpliga lönelagar, inklusive de som rör minimilöner, övertidstimmar och lagstadgade förmåner. Anställda ska ha möjlighet att få skäliga löner, i enlighet med gällande lokal lagstiftning.

Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar

Acolad följer tillämpliga lagar och förordningar som reglerar de anställdas lagliga rättigheter att gå med i eller inte gå med i arbetstagarorganisationer, inklusive fackföreningar, och rätten till kollektiva förhandlingar, om de väljer att företrädas.

Hälsa och säkerhet

Acolad kräver att dess leverantörer vidtar nödvändiga åtgärder för att följa säkra arbetsmetoder och följa alla tillämpliga riktlinjer för hälsa och säkerhet.

Hälsa, säkerhet och förebyggande av risker på arbetsplatsen

Acolad ska identifiera, utvärdera och hantera arbetsrelaterade hälso- och säkerhetsrisker genom en prioriterad process för eliminering av risker, tekniska kontroller och/eller administrativa kontroller. och förse arbetarna med arbetsrelaterad, lämpligt underhållen personlig skyddsutrustning och instruktioner om hur den ska användas.

Beredskap för nödsituationer

Acolad ska identifiera och bedöma potentiella nödsituationer. För varje situation kommer Acolad att utveckla och implementera nödplaner och svarsprocedurer som minimerar skador på liv, miljö och egendom.

Hantering av incidenter

Acolad har ett system för anställda att rapportera hälso- och säkerhetsincidenter och tillbud, samt ett system för att undersöka, spåra och hantera sådana rapporter. Acolad genomför åtgärdsplaner för att minska riskerna, tillhandahålla nödvändig medicinsk behandling och hjälpa arbetstagarna att återgå till arbetet.

Arbets- och levnadsvillkor

Acolad ska förse arbetstagarna med tillgängliga, rena toaletter och säkert dricksvatten.

Kommunikation om hälsa och säkerhet

Acolad kommer att ge de anställda lämplig utbildning i hälsa och säkerhet på arbetsplatsen på deras modersmål. Hälso- och säkerhetsrelaterad information ska finnas tydligt uppsatt på alla anläggningar.

Kommittéer för hälsa och säkerhet för arbetstagare

Acolad stöder kommittéer för arbetarhälsa för att förbättra den pågående utbildningen i hälsa och säkerhet och för att uppmuntra arbetstagarna att bidra till och delta i frågor som rör hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.

Miljö

Acolad har åtagit sig att skydda miljön, och miljöansvar är kärnan i hur vi arbetar. Acolad ska utveckla, implementera och upprätthålla miljömässigt ansvarsfulla affärsmetoder.

Hantering och begränsning av farliga ämnen

Acolad ska implementera ett systematiskt tillvägagångssätt för att identifiera, hantera, minska och på ett ansvarsfullt sätt bortskaffa eller återvinna farliga ämnen.

Hantering av icke-farligt avfall

Acolad kommer att implementera ett systematiskt tillvägagångssätt för att identifiera, hantera, minska och på ett ansvarsfullt sätt bortskaffa eller återvinna icke-farligt avfall.

Förebyggande av föroreningar och resursreducering

Acolad strävar efter att eliminera eller minska alla typer av avfall, inklusive slöseri med vatten och energi. Minskningar kan uppnås på olika sätt, t.ex. genom att ändra produktions-, underhålls- eller anläggningsprocesser, genom att byta ut material och återvinna och spara material.

Konfidentialitet

Acolads leverantörer med tillgång till konfidentiell information får inte lämna ut sådan information till andra parter utan Acolads skriftliga medgivande. Leverantörer måste behandla all information från eller som tillhandahålls av Acolad, dess kunder, andra leverantörer och/eller andra affärspartners, som är konfidentiell, äganderättsligt skyddad och/eller inte allmänt tillgänglig, som konfidentiell. Sådan konfidentiell information kan omfatta, men är inte begränsad till, följande kategorier av information: produkter och tjänster, prissättning, kostnader, kunder, anställda, verksamhetssystem, policy och praxis, design, produktion, kvalitet, kommunikation, teknik och know-how, ingenjörsvetenskap, teknik och vetenskap. Acolads sekretesspolicy definieras i dokumentet "Policy_on_Confidentiality_and_Compliance" och alla anställda, leverantörer och andra parter i affärsrelationer med Acolad måste följa denna policy.

Säkerhet

Som en högkvalitativ tjänsteleverantör är Acolad fast besluten att förtjäna och behålla förtroendet hos alla våra intressenter och att skydda våra egna affärsprocesser, som är beroende av våra informationssystem. För att uppnå dessa mål har Acolad åtagit sig att:

Sekretess - genom att upprätthålla auktoriserade begränsningar av tillgång och utlämnande, inklusive metoder för att skydda sekretess och äganderättsligt skyddad information
Integritet - genom att skydda mot otillbörlig ändring eller förstörelse av information, inklusive oavvislighet och äkthet
Tillgänglighet - genom att säkerställa snabb och tillförlitlig tillgång till och användning av information.

Antikorruptionsåtgärder

Aktiv och passiv korruption

Acolad-koncernen har en nolltoleranspolicy mot korruption. Sådant beteende är olagligt och kan leda till allvarliga konsekvenser för alla inblandade parter, inklusive fängelse för enskilda personer och ekonomiska påföljder för bolaget.

Vi är fast beslutna att bedriva vår verksamhet med öppenhet och integritet och kommer därför att se till att alla våra transaktioner och våra leverantörers transaktioner följer antikorruptionslagar (t.ex. den franska Loi Sapin II, den amerikanska FCPA samt den brittiska Bribery Act 2010).

En korruptionshandling kan definieras som att erbjuda, utlova, begära eller ta emot, direkt eller indirekt, ekonomiska eller andra fördelar i syfte att otillbörligt påverka ett affärsbeslut. Korruption kan vara aktiv eller passiv.

I artikel 1 i Sapin II-lagen anges följande brottsliga handlingar: korruption, handel med inflytande, bestickning, olagligt tagande av intresse, förskingring eller förskingring av offentlig egendom och favorisering.

Mutor, favorisering, olagligt tagande av intresse, förskingring eller förskingring av offentlig egendom är överträdelser som endast kan begås av offentliga tjänstemän. Enskilda personer och företag kan dock dömas för medhjälp, döljande eller penningtvätt av dessa brott.

Påverkansarbete

Influenshandel är det faktum att samtycka eller föreslå, begära eller samtycka, utan rätt, när som helst, direkt eller indirekt, till erbjudanden, löften, gåvor, presenter eller fördelar av något slag till en person, för sig själv eller för någon annan, för att missbruka eller för att han har missbrukat sitt verkliga eller förmodade inflytande i syfte att från en offentlig myndighet eller förvaltning erhålla utmärkelser, anställning, kontrakt eller något annat gynnsamt beslut.

En visselblåsarplattform och rapporteringsmekanismer finns tillgängliga för alla medarbetare som ställs inför eller bevittnar denna typ av situation.

Intressekonflikter

Acolad bedriver sin verksamhet på ett professionellt, ärligt, etiskt och transparent sätt. Och förväntar sig detsamma från sina leverantörer. Leverantörer får inte delta i någon aktivitet som skapar en faktisk eller uppfattad intressekonflikt. t. Med intressekonflikt avses varje situation där ett allmänt intresse står i konflikt med allmänna eller privata intressen och som sannolikt kan påverka eller förefalla påverka ett oberoende, opartiskt och objektivt utövande av en funktion.

Representation, gåvor och betalningar

Det är strängt förbjudet att tillhandahålla eller ta emot gåvor, pengar, varor eller tjänster för personligt bruk, personliga rabatter, lån, gåvor för icke-affärsrelaterade resor eller boende, personliga tjänster eller andra förmåner som kan påverka eller väcka tvivel om mottagarens opartiskhet eller skada Acolads rykte om rättvis behandling.

Att erbjuda eller ta emot gåvor och inbjudningar kan ses som tecken på goodwill i affärsrelationer, men de får aldrig ges eller tas emot i syfte att påverka affärsbeslut eller affärsrelationer. Om gåvor eller inbjudningar kan påverka en beslutsprocess eller uppfattas som ett försök att få en otillbörlig fördel, kan detta betraktas som en korruptionshandling och inblandade personer eller företag kan drabbas av rättsliga följder.

Det är viktigt att alla anställda på Acolad försäkrar sig om att de har rätt att erbjuda en gåva eller inbjudan och att mottagaren har rätt att ta emot den.

Olagliga betalningar/Förmedlingsbetalningar

Att erbjuda eller ta emot mutor, kickbacks eller otillbörliga betalningar av något slag är strängt förbjudet, utan undantag och under alla omständigheter. Facilitation payments innebär att man direkt eller indirekt betalar ett otillbörligt belopp till en offentlig tjänsteman för att påskynda administrativa formaliteter, som bör erhållas genom normala rättsliga kanaler. Sådana betalningar är förbjudna enligt fransk lag och betraktas som korruption.

Acolad förbjuder alla olagliga betalningar och varje betalning ska registreras i företagets bokföring.

Sponsring och mecenatskap

En "sponsring" är en typ av reklamåtgärd som innebär att en "sponsor" deltar i finansieringen eller det materiella stödet av ett projekt eller initiativ i utbyte mot olika former av synlighet. Oftast handlar det om att lägga till sponsorns varumärke och logotyper på initiativets/projektets reklammaterial.

Med "mecenatskap" avses ekonomiskt eller materiellt stöd (t.ex. erbjudna tjänster) som ges till ett initiativ, ett arbete eller ett projekt. Denna typ av verksamhet skiljer sig från sponsring genom att ingen direkt ersättning erhålls av det företag som ger stödet.

Insiderhandel

Som en koncern som betjänar kunder inom finanssektorn eller emitterar aktier, har Acolad åtagit sig att följa alla tillämpliga lagar och förordningar för att förhindra insiderhandel.

Alla Acolad-anställda som har tillgång till konfidentiell information som ännu inte har offentliggjorts och som direkt eller indirekt rör ett företag eller en organisation som utfärdar finansiella instrument (t.ex. aktier och skulder) och som, om den offentliggörs, sannolikt skulle ha en betydande inverkan på priset på dessa finansiella instrument eller på priset på relaterade finansiella derivatinstrument (= insiderinformation) bör vara medvetna om att handel med finansiella instrument, t.ex. aktier och värdepapper, baserad på insiderinformation är olaglig. Dessutom är det straffbart att lämna ut insiderinformation till andra.

Kunder

Acolad diskriminerar inte kunder eller marknader av något annat skäl än att följa lagbestämmelser. Olaglig diskriminering är ett brott mot vår kod och globala konkurrenslagar och kommer inte att tolereras. Om du bevittnar eller misstänker olaglig kund- eller marknadsdiskriminering ska du omedelbart rapportera beteendet till Anonymous line eller Legal & Compliance.

Vi åtar oss att behandla kunderna med integritet och professionalism och undviker alltid arrogans. För att bygga och upprätthålla kundrelationer som bygger på förtroende och trovärdighet gör vi bara åtaganden som står i proportion till vår förmåga. Om oförutsedda omständigheter gör det omöjligt att uppfylla ett åtagande ska den berörda personen informera sin närmaste chef samt kunden.

Våra försäljningsaktiviteter ska vara fria från falska påståenden om produkternas kvalitet och/eller tillgänglighet, leveransdatum och betalningsvillkor. Vi måste marknadsföra våra produkter och tjänster på ett ärligt och korrekt sätt. Att använda bedrägliga eller oärliga metoder är ett brott mot vår kod och våra företagsvärderingar och kommer inte att tolereras.

Gemenskap

Som en ansvarsfull medlem av det globala samhället är vi engagerade i att delta direkt eller indirekt i organisationer eller program som syftar till att främja integration, utveckling och förbättrad livskvalitet över hela världen. Vårt deltagande kan omfatta rådgivning, förvaltning, sponsring eller annat stöd som rör våra produkter, tillgångar och/eller tjänster.

Offentlig förvaltning

Acolad förespråkar en policy för medvetenhet om och efterlevnad av lagar, förordningar, standarder och andra rättsliga bestämmelser i alla länder där vi bedriver verksamhet.

Ingen på Acolad får begå en olaglig eller oetisk handling, eller instruera andra att göra det, oavsett anledning.

Dokumentation och register

Acolad har processer för att identifiera, förstå och implementera tillämpliga lagar och förordningar och kraven i denna kod och upprätthåller dokument och register för att säkerställa efterlevnad av regler.

Utbildning och kommunikation

Acolad utvecklar och upprätthåller utbildningsprogram för ledningen och medarbetarna för att säkerställa korrekt implementering av policyer och rutiner och för att uppfylla förbättringsmålen.

Processer finns på plats för att kommunicera tydlig och korrekt information om våra resultat, metoder, policyer och förväntningar till våra medarbetare, leverantörer i nästa led och kunder.

Acolad har också en pågående process för att få återkoppling på sin praxis i förhållande till denna kod för att främja kontinuerlig förbättring.

Process för korrigerande åtgärder

Acolad har en process för att i tid korrigera eventuella brister eller överträdelser som identifierats vid en intern eller extern revision, bedömning, inspektion, utredning eller granskning.

Påföljd:

Bristande efterlevnad av reglerna innebär ett personligt ansvar för medarbetaren och kan leda till påföljder, särskilt straffrättsliga påföljder, i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Acolad åtar sig att:

Ta hänsyn till alla rapporter
Undersöka rapporter med omsorg
Utvärdera fakta på ett objektivt och opartiskt sätt
Vidta lämpliga åtgärder och disciplinära åtgärder.

Enligt fransk lag är mutor och handel med inflytande straffbart med böter på mellan 500.000 euro och 1.000.000 euro och fängelse i mellan 5 och 10 år för enskilda personer. Företagen riskerar böter på mellan 2.500.000 euro och 5.000.000 euro.

Det är allas ansvar att implementera denna uppförandekod.

Att tala ut

Denna uppförandekod bygger på våra värderingar och ger vägledning till våra medarbetare och partners om hur de ska uppträda i olika situationer. Vi har åtagit oss att främja en kultur av öppenhet och integritet och att tydligt definiera vilka vi är och vad vi står för för våra kunder, intressenter och samhället i stort.

Acolad uppmuntrar alla intressenter att rapportera alla misstänkta överträdelser av de principer som anges i denna uppförandekod.

Är det något som inte verkar stämma? Står du inför ett dilemma? Har du en fråga som leder till svårare frågor? Behöver du råd?

Alla, oavsett nivå eller roll, har befogenhet att säga ifrån när de har att göra med ett beteende eller ställs inför en situation som inte känns rätt. Vi har alla ett ansvar att rapportera och uttrycka våra farhågor, och att göra det på ett rättvist, ärligt och professionellt sätt.

Alla rapporterade problem kommer att hanteras med lämplig sekretess och diskuteras med andra endast om det behövs eller är lämpligt med hänsyn till omständigheterna.

Att säga ifrån är ett viktigt första steg. Acolad undersöker noggrant alla anklagelser, klagomål eller problem och vidtar lämpliga åtgärder för att ta itu med dem.

Acolad tolererar inte repressalier av något slag mot någon som i god tro delar med sig av en oro eller deltar i en utredning.

Även om vi uppmuntrar ärlig rapportering tolererar vi inte medvetet falska rapporter, eftersom dessa handlingar också kan utgöra en överträdelse.

Att tala ut här.