Acolad on toimittanut kliinisten tutkimusten käännöspalveluja kahdelle suurelle tutkimuspalveluyritykselle jo yli 16 vuoden ajan. Kumppanuus käynnistyi pienimuotoisesti neljällä tutkimuksella, jotka toteutettiin 35 kielellä, mutta tutkimusten onnistuminen ja hyvä yhteistyö tutkimuspäälliköiden kanssa vahvistivat suhteita.
Vuosien mittaan Acolad on tukenut näiden tutkimuspalveluyritysten kasvua ja auttanut ratkaisemaan kliinisten tutkimusten haasteita räätälöidyn käännösratkaisun, ennakoivan asiakkuuden hallinnan ja mukautettujen teknologioiden ja prosessien avulla.
Haaste
Yhteistyömme aikana asiakasyrityksemme ovat kasvaneet merkittävästi sekä yritysostojen myötä että maailmanlaajuisen kysynnän kasvaessa. Tänä päivänä Acolad hoitaa vuosittain yli 250 kliinisen tutkimuksen (vaiheet 1–4) käännökset ja vastaanottaa niihin liittyviä käännöspyyntöjä yli 1 500 henkilöltä. Esimerkiksi vuonna 2021 Acolad käänsi 57 298 051 sanaa yli 200 kielelle. Näin merkittävän kasvun tukemiseksi tarvittiin skaalautuvia käännöspalveluita ja kykyä sopeutua jatkuvasti tiukentuviin aikatauluvaatimuksiin. Vaatimukset monimutkaistuivat ja tutkimusten määrä kasvoi jatkuvasti – pyyntöjen määrä nousi lopulta 55 pyyntöön päivässä, ja jokainen pyyntö saattoi sisältää jopa 40 kieltä ja satoja tiedostoja.
Acoladin oli hoidettava monimutkaiset ja valtavat käännösmäärät erittäin tiukkojen aikataulu- ja laatumittareiden mukaisesti. Laatutavoitteet asetettiin käyttämällä mittareina käännöksiin tehtäviä kielellisistä ongelmista johtuvia muutoksia (< 2 %) sekä vähäisiä (< 3 %), merkittäviä (< 2 %) ja kriittisiä (< 25 %) eskaloituja laatuongelmia.
Kasvavien määrien, monimutkaisempien vaatimusten ja tiukkojen suorituskykymittareiden lisäksi Acoladin oli selvittävä useista erilaisista tiedostotyypeistä (kuten käsin kirjoitettua tekstiä sisältävistä skannatuista PDF-tiedostoista ja MS Word -tiedostoista) ja huomioitava erilaisia yleisöjä – käännettävänä oli sekä kliinikoille että potilaille tarkoitettuja sisältöjä eri maantieteellisiltä alueilta ja sosiokulttuurisista taustoista.
Ratkaisu
Acoladin ja asiakasyritysten välille oli syntynyt luottamuksellinen suhde jo yhteistyön alkuvaiheessa onnistuneiden tutkimusten myötä. Acoladin asiakkuudenhallintatiimeillä oli siis mahdollisuus tehdä tiivistä yhteistyötä tutkimusjohtajien kanssa ja kasvaa yhdessä asiakasyritysten kanssa. Ratkaisu perustui tutkimuspalveluyrityksille räätälöityyn lokalisointistrategiaan, uusimpiin kieli- ja sisältöteknologioihin sekä ISO-sertifioituihin kliinisten tutkimusten käännöslaatuprosesseihin ja resursseihin.
Kieli- ja sisältöteknologiat
Acolad hyödyntää sekä tekstintunnistusteknologiaa (ABBYY FineReader ja OmniPage) että taitto-osaamista (MS Word, InDesign) ja pystyy siten käsittelemään skannatut PDF-tiedostot tehokkaasti ja luomaan tiedostomuodot uudelleen, jos lähdetiedostoja ei ole saatavilla.
Vuosien mittaan Acolad on kehittänyt työnkulkuja toimintamallin sujuvoittamiseksi ja tehostamiseksi. Mallipohjien käyttäminen erilaisissa asiakirjatyypeissä, kuten laboratorioraporteissa, helpottaa niin ikään asiakirjojen luontia skannatuista PDF-tiedostoista.
Acolad käyttää teknologiaa myös varmistaakseen, että vaatimusten monimutkaistuessa ja määrien kasvaessa käännökset voidaan edelleen tuottaa laadun heikentymättä. Tavanomaisen käännösmuistin ja asiakkaalle kehitetyn termistön lisäksi Acolad hyödyntää tuotantoprosessissa automatisoitua laadunvarmistusta, joka varmistaa terminologia- ja muotoiluvaatimusten noudattamisen.
Räätälöity tuotantojärjestelmä maailmanlaajuisiin kliinisiin tutkimuksiin
Merkittävin teknologiaratkaisu, jonka Acolad Life Sciences kehitti tutkimuspalveluyrityksille, on räätälöity tutkimuskeskeinen tuotantojärjestelmä. Tuotantojärjestelmän avulla asiakkaat voivat
määrittää tutkimuskeskeisiä työnkulkuja
seurata budjetin toteutumista
seurata toimitusaikoja ja muita suorituskykymittareita
hallita kaikkia tutkimuksen yhteyshenkilöitä ja heidän roolejaan
tallentaa tutkimusvaatimukset ja -ohjeet lopullisia vaatimustenmukaisuustarkistuksia varten
tallentaa ja etsiä tutkimusmateriaaleja, kuten tutkimussuunnitelmia, kaikilla kielillä
Järjestelmä analysoi pyynnön, pyydetyn asiakirjatyypin ja tutkimuksen alkuperäisen laajuuden ja arvioi, mitkä pyynnöt voivat siirtyä suoraan tuotantoon ja mihin tarvitaan erillinen tarjous ja hyväksyntä. Tuotantojärjestelmän avulla voidaan myös hallita aikatauluja, varmistaa sovittujen aikataulujen ja suorituskykymittareiden noudattaminen ja tuottaa KPI-raportteja.
Laatuprosessit ja -resurssit
Acolad kehitti kliinisiin tutkimuksiin useita ISO-sertifioituja (ISO 9001:2015 ja ISO 17100) prosesseja, kuten luotettavat laadun- ja riskienhallintaprosessit.
Tehokkaiden prosessien lisäksi Acolad on koonnut kääntäjätiimin, jolla on vahvaa kliinisen alan osaamista. Rekrytointi- ja valintaprosessimme varmistavat, että käytämme vain pätevimpiä kieliasiantuntijoita ja seuraamme jatkuvasti heidän käännöslaatuaan.
Projektinhallintatiimeillämme Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Aasiassa on myös kattava kokemus kliinisistä tutkimuksista. He seuraavat tarkasti erilaisia trendejä ja lainsäädännön muutoksia ja muokkaavat tarvittaessa prosessejamme vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
Tulos
Acolad on osoittanut jatkuvaa sitoutumista tutkimuspalveluyrityksiin ja tarjonnut asiakkailleen joustavaa palvelua käännösmäärien ja lainsäädännön vaatimusten muuttuessa ja monimutkaistuessa. Olemme onnistuneet skaalaamaan toimintojamme, ylläpitämään korkeaa laatua ja kasvamaan asiakkaidemme rinnalla. Toimimme aina vaatimusten ja suorituskykymittareiden mukaisesti ja tarjoamme asiakkaillemme täydellisen läpinäkyvyyden kyseisiin mittareihin. Saavutamme – tai ylitämme – aina meille asetetut tiukat laatutavoitteet.
Vahva sitoutumisemme tutkimuspalveluyrityksiin varmistaa, että pystymme jatkossakin vastaamaan uusien säännösten, kuten kliinisten tutkimusten asetuksen 536/2014, vaatimuksiin, jotka edellyttävät entistä suurempien sisältömäärien toimittamista entistä tiukempien aikataulujen puitteissa. Työkalujemme, prosessiemme ja kokemuksemme ansiosta meillä on kyky vastata uuden lainsäädännön vaatimuksiin ja tarjota asiakkaillemme innovaatioita ja palveluita myös tulevaisuudessa.
Haluatko oman kappaleen tästä tapaustutkimuksesta?
Aiheeseen liittyvät resurssit
Ota yhteyttä kielipalvelujen asiantuntijaan
Kaipaatko apua käännös- tai lokalisointiprojektissa tai monikielisen sisällön luomisessa ja käsittelemisessä? Autamme mielellämme!