Bonnes pratiques pour les réunions et événements virtuels multilingues

Les réunions et les événements virtuels sont devenus une constante dans le quotidien d’un grand nombre de professionnels. Le télétravail et la collaboration mondiale se généralisant, les téléconférences, les webinaires, les rencontres virtuelles ou les réunions d’entreprise en ligne sont des solutions efficaces pour connecter des personnes entre elles, où qu’elles se trouvent dans le monde.  

Mais lorsque les participants parlent différentes langues, il n’est pas facile d’organiser une réunion virtuelle productive et réussie. Pour qu’une rencontre virtuelle soit efficace, la communication doit être irréprochable, et ce n’est pas aisé lorsque l’audience est multilingue. 

La barrière de la langue, les nuances culturelles, les accents et les dialectes sont des freins. La mauvaise communication et les contresens sont autant de sources de confusion et d’obstacle à une collaboration efficace.  Les styles de communication, attitudes et valeurs de personnes d’origines culturelles différentes varient, ce qui peut compliquer la compréhension des points de vue de chacun l’identification d’un terrain d’entente.  

Mais la langue n’est pas le seul obstacle. Vous devez aussi gérer différents fuseaux horaires, des limites technologiques et des difficultés techniques. 

Pour surmonter toutes ces difficultés, nous avons compilé une liste de bonnes pratiques qui garantiront la fluidité de vos séances virtuelles multilingues. Préparez-vous à organiser des événements virtuels inclusifs qui éliminent la barrière de la langue et améliorent l’accessibilité mondiale ! 

1 - Préparation  

Lorsque vous planifiez un événement virtuel, la préparation est essentielle. Elle l’est encore plus lorsque votre audience est multilingue. Aucun participant ne veut assister à une séance organisée dans une langue qu’il ne maîtrise pas, sans option multilingue disponible. Comment assurer la réussite de votre événement ? 

Informez-vous sur les langues parlées par les participants 

La première étape de la préparation d’un événement virtuel multilingue doit être l’identification des langues maîtrisées par les participants, les hôtes et les modérateurs. Vous devez choisir quelles langues seront utilisées et vérifier que tous les participants ont une langue en commun dans laquelle ils pourront communiquer facilement.  

Sélectionnez un support linguistique approprié  

Après avoir identifié les langues maîtrisées par votre audience, vous pourrez déterminer si certains documents de réunion et supports de communication doivent être traduits, comme les ordres du jour et les présentations, afin que tous les participants puissent suivre et participer pleinement à la réunion ou à l’événement. 

Demandez-vous si des interprètes seront requis pour traduire l’échange. L’interprétariat permet à tous les participants de comprendre et de prendre part à la discussion en direct. Ils se sentent ainsi plus impliqués et écoutés. 

Choisissez la plateforme et les outils virtuels appropriés 

Vous avez certainement déjà assisté à une réunion où l’hôte s’est exprimé alors que son micro était désactivé, où un participant a été déconnecté ou encore où le son des modérateurs n’était pas optimal. Comment éviter cela ?  

Avant l’événement, assurez-vous que toutes les personnes concernées disposent d’équipements appropriés pour se connecter et participer : une connexion internet stable, un microphone, une webcam ou même un casque.  

Pour assurer la réussite de votre réunion ou événement, vous devez choisir les bons outils. La plateforme que vous sélectionnez doit être facile à utiliser, fiable et fournir les outils nécessaires pour une communication efficace. Tournez-vous vers des solutions qui permettent de combiner traduction en temps réel, enregistrement de la séance, notes et synthèses de réunion générés par l’IA, et canaux distincts pour tous les interprètes. Ces outils permettent d’éliminer les barrières linguistiques qui empêchent les participants de comprendre et de prendre part à la discussion. 

Testez le matériel avant de lancer la réunion 

Avant d’appuyer sur le bouton Rejoindre, testez la technologie et la plateforme pour vous assurer qu’elles fonctionnent bien. Vous éviterez ainsi d’éventuelles difficultés techniques. Veillez à réunir tous les intervenants et modérateurs, afin qu’ils puissent s’assurer que leur connexion est stable, que l’éclairage est bon et que les microphones et les hauts-parleurs ou les casques fonctionnent bien.  

En prenant ces précautions, vous éliminez les freins potentiels à la communication et veillez à ce que les hôtes et les participants puissent tous prendre part à la réunion. 

2 - Communication

Une communication efficace lors de événements multilingues va bien au-delà de la mise à disposition d’options multilingues. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la communication commence bien avant l’événement et sa planification, avec les invitations et la promotion qui précèdent. Les communications postérieures à l’événement, telles que les e-mails de suivi adressés aux participants et les messages de remerciement adressés aux intervenants, sont également cruciales.  

Faites la promotion de votre événement  

Veillez à faire la promotion de votre événement avant le jour J, que ce soit en envoyant « simplement » des invitations à vos collaborateurs et en trouvant un créneau horaire compatible avec leur emploi du temps, ou en préparant une campagne multicanal.  

Aurez-vous besoin d’une page d’accueil dédiée à l’événement ou d’un site Web entièrement localisé pour l’événement ? Si vous préparez une campagne d’e-mailing multilingue, assurez-vous que le contenu de l’e-mail soit bien adapté à votre public cible. Lorsque vous faites la promotion des principaux avantages de votre événement, n’oubliez pas que les attentes peuvent varier selon l’origine culturelle des participants ; adaptez donc votre message de façon à mettre en valeur les points forts de votre événements en fonction du public cible.  

Employez un langage clair et simple 

Assurez-vous d’employer un langage clair et simple, compréhensible de tous, pour chacun de vos événements et réunions. Ce principe est d’autant plus important dans les réunions virtuelles, car les participants ne peuvent pas se fier aux signes non verbaux, comme le langage corporel et les expressions du visage, pour interpréter et comprendre ce qui est dit. 

De plus, les participants peuvent être en train de gérer plusieurs tâches à la fois ou être facilement distraits, d’où l’importance d’un langage simple et direct pour maintenir leur attention et leur implication. 

Les limites propres aux plateformes de communication virtuelle ou les problèmes techniques rencontrés par celles-ci peuvent eux aussi rendre difficile la compréhension d’un langage complexe ou technique, par exemple en cas de mauvaise qualité du son, de problèmes de connexion à internet ou de bande passante limitée. 

Posez-vous la question suivante : est-ce facilement compréhensible ? Évitez d’utiliser un jargon ou des termes techniques que les participants pourraient ne pas connaître.  

Tenez compte des nuances culturelles 

car elles jouent un rôle important dans la communication. Il est essentiel de tenir compte des sensibilités culturelles de tous les participants. Évitez d’utiliser un langage ou des gestes qui pourraient être perçus comme offensants ou irrespectueux dans d’autres cultures. 

Encouragez la participation  

Faire des jeux pour briser la glace, poser certaines questions courantes et utiliser des outils interactifs, tels que des applications mobiles, peut être un excellent moyen de faire naître un sentiment d’inclusion chez les participants et de les inciter à s’impliquer dans vos discussions, qui deviennent alors plus intéressantes et plus dynamiques.  

Illustrez votre propos 

Les supports visuels peuvent contribuer à rompre la monotonie d’une réunion virtuelle, en permettant aux participants de comprendre plus facilement les informations présentées. Ils peuvent également contribuer, dans une large mesure, à faire tomber les barrières linguistiques, en offrant une représentation visuelle de l’information.

3 - Modération

Le rôle des modérateurs est de veiller à ce que la réunion ou l’événement virtuel se déroule en toute fluidité et que tous les participants puissent communiquer et participer efficacement. Les modérateurs sont essentiels à la réussite de la réunion ou de l’événement virtuel. Il est donc primordial de choisir une personne apte à jouer ce rôle. 

Fixez des attentes claires dès le départ 

Le modérateur doit communiquer les objectifs, l’ordre du jour, les règles de gestion et les attentes en matière de participation en début de séance. Cette étape est cruciale pour que tous les participants soient sur la même longueur d’onde et comprennent les points abordés lors de la discussion, le déroulement de la réunion et ce que l’on attend d’eux. 

En définissant les attentes dès le début d’un événement, vous limitez les risques de confusion, de malentendus et de distractions, et vous veillez à ce que tout le monde se concentre sur l’objectif de l’événement. Cela permet de créer une ambiance positive et productive, propice à la réussite d’un événement. 

Gérez efficacement le temps 

Le modérateur doit également gérer le temps, en veillant à ce que tous les participants aient suffisamment de temps pour poser des questions et exposer leurs points de vue. De plus, ils doivent veiller à ce que la réunion ou l’événement avance, en évitant les longues périodes de silence ou d’inactivité. 

Résolvez les difficultés techniques au fur et à mesure 

Des difficultés techniques peuvent survenir lors d’une réunion ou d’un événement virtuel. Il appartient au modérateur de résoudre ces problèmes (problèmes de connexion à Internet, par exemple) et de veiller à ce que la réunion ou l’événement virtuel se poursuive de manière fluide. 

4 - Suivi  

Votre événement est maintenant terminé. Enfin, pas tout à fait. Les étapes qui suivent l’événement sont tout aussi importantes que celles qui le précèdent. Le suivi vise à s’assurer que les objectifs de l’événement ou de la réunion ont été atteints et à tirer des leçons qui permettront d’améliorer les futurs réunions ou événements virtuels.  

Documentez et communiquez les conclusions de la réunion 

La première étape du processus de suivi doit consister à en documenter les conclusions. Il peut s’agir de décisions clés, de mesures à prendre et d’autres informations importantes débattues lors de la réunion virtuelle. 

Le compte rendu et l’enregistrement de la réunion (si vous avez décidé d’en fournir un) doivent être diffusés à tous les participants, y compris à ceux qui parlent une langue autre que celle de la réunion. Vous devrez donc veiller à ce qu’ils soient tous traduits dans les langues cibles. Vous vous assurerez ainsi que chacun soit au courant de ce qui est ressorti de la réunion ou de l’événement virtuel et puisse prendre les mesures qui s’imposent. 

Évaluez le degré de réussite de votre événement virtuel 

Après la réunion ou l’événement, il est important d’en évaluer le degré de réussite. Cela peut se faire de différentes manières en fonction de vos objectifs : commentaires des participants, analyse du compte rendu de réunion et autres indicateurs, tels que les niveaux de participation et d’implication. 

Utilisez les données dont vous disposez pour améliorer les futurs événements ou réunions virtuels 

Les informations que vous avez recueillies lors du suivi sont capitales et devraient vous fournir des éléments pour améliorer vos prochains événements et réunions virtuels. Elles vous permettront notamment de modifier la plateforme virtuelle, d’améliorer le processus de modération ou d’intégrer de nouvelles technologies pour faciliter la communication et favoriser la participation. 

Restez en contact avec les intervenants et les participants à l’événement 

Après la séance, prévoyez un suivi : envoi aux participants d’un compte-rendu ou de la liste des mesures définies suite à la réunion, maintien du contact avec les clients et partenaires potentiels. Diffuser un article multilingue sur le sujet, envoyer des e-mails de suivi par l’intermédiaire d’un contact accessible ou évaluer la satisfaction et l’intérêt des participants à l’occasion de séances de suivi peuvent être des moyens efficaces et utiles de garder le contact et d’affiner la stratégie de votre prochain événement. 

Conclusion 

Organiser des réunions et des événements virtuels multilingues peut être difficile, mais c’est un moyen peu onéreux et efficace de réunir des personnes du monde entier. En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez vous assurer que les réunions virtuelles sont productives et agréables pour tous les participants, indépendamment du lieu où ils se trouvent et de leur langue maternelle. 

Il est important de garder à l’esprit que les sessions en ligne font partie intégrante du monde international des affaires actuel et que leur réussite tient notamment à une communication efficace. Que vous organisiez une réunion virtuelle à des fins professionnelles ou un événement en ligne à l’intention d’un public international, ces bonnes pratiques peuvent contribuer à leur réussite.