Beste praktijken voor meertalige virtuele vergaderingen en evenementen

Virtuele vergaderingen en evenementen maken ondertussen deel uit van de werkdagen van de meeste mensen. Door de toename van thuiswerk en internationale samenwerking kunnen teleconferenties, webinars, virtuele bijeenkomsten of onlinebedrijfsvergaderingen voor alle medewerkers een effectieve manier zijn om mensen samen te brengen, waar ter wereld zij ook zijn.  

Wanneer jouw deelnemers verschillende talen spreken, kan het wel een hele uitdaging zijn om een succesvolle en productieve virtuele vergadering te hosten. Effectieve communicatie is essentieel voor een succesvolle virtuele bijeenkomst, en als je te maken hebt met een meertalig publiek, is de uitdaging zelfs nog groter. 

Het kan gaan om taalbarrières, kleine culturele verschillen, accenten en dialecten. Dit kan leiden tot communicatiestoornissen en misverstanden en dat zorgt dan weer voor verwarring en obstakels die een effectieve samenwerking tegengaan.  Mensen met andere culturele achtergronden kunnen ook andere communicatiestijlen, houdingen en waarden gewend zijn. Hierdoor kan het moeilijk zijn om elkaars standpunten te begrijpen en een gemeenschappelijke basis te vinden.  

Maar hoewel taal een grote uitdaging vormt, krijg je waarschijnlijk ook te maken met andere obstakels zoals verschillende tijdzones, technologiebeperkingen en technologische moeilijkheden. 

Om al deze obstakels te overwinnen, hebben wij een lijst met beste praktijken opgesteld om ervoor te zorgen dat jouw meertalige virtuele sessie vlot verloopt. Maak je klaar om inclusieve virtuele events te hosten die de taalbarrières doorbreken en internationale toegankelijkheid vergroten! 

1 - Voorbereiding  

Voorbereiding is belangrijk bij het plannen van elk virtueel evenement, en als het publiek meertalig is dan is het zelfs nog crucialer. Geen enkele deelnemer wil jouw sessie bijwonen om er dan achter te komen dat deze enkel wordt gehost in een taal die zij niet begrijpen zonder enige opties in andere talen. Hoe bereid je je dan voor op succes? 

Kom te weten welke taal (talen) jouw deelnemers spreken 

Bij het voorbereiden van een meertalig virtueel evenement moet je eerst de taalvereisten van jouw deelnemers, hosts en moderators te weten komen. Dit betekent dat je moet kiezen welke talen gebruikt zullen worden en moet nagaan of er een gemeenschappelijke taal is waar al jouw deelnemers graag in communiceren.  

Selecteer geschikte taalondersteuning  

Als je de taalvereisten van jouw publiek kent, kun je ook bepalen of het nodig is om vergaderdocumenten en communicatiemateriaal, zoals agenda's en presentaties, te vertalen. Zo zorg jij ervoor dat alle deelnemers in staat zijn om de vergadering of het evenement te volgen en er volledig aan deel te nemen. 

Je moet ook overwegen of je behoefte hebt aan tolken om de dialoog te ondersteunen. Dankzij tolkdiensten kunnen alle deelnemers begrijpen wat jij zegt en deelnemen aan het gesprek op het ogenblik dat het plaatsvindt. Zo voelen zij zich betrokken en gehoord. 

Kies het juiste virtuele platform en de juiste tools 

Je hebt waarschijnlijk al eens deelgenomen aan een vergadering waarbij de host een hele tijd aan het spreken was terwijl hij op mute stond, iemand de verbinding verloor of deelnemers de moderators niet goed konden verstaan. Maar hoe kun je dit vermijden?  

Zorg er vóór het evenement voor dat iedereen die deelneemt, over de juiste uitrusting beschikt om volledig deel te nemen. Het kan hierbij gaan om een betrouwbare internetverbinding, een microfoon, een webcam of zelfs een hoofdtelefoon.  

De juiste tools kiezen is cruciaal voor het succes van jouw vergadering of event. Het hostplatform dat jij kiest, moet gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn en beschikken over de tools die noodzakelijk zijn voor effectieve communicatie. Kijk naar opties om vertaling in realtime toe te voegen, jouw sessie op te nemen, notulen en samenvattingen van de vergadering op te stellen op basis van AI, evenals de mogelijkheid om te beschikken over afzonderlijke tracks voor alle tolken. Deze tools helpen om taalbarrières te vermijden en zorgen ervoor dat alle deelnemers alles kunnen begrijpen en kunnen deelnemen. 

Doe een test alvorens je live gaat 

Vóór je op de liveknop drukt, moet je de technologie en het platform testen om ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkt. Hierdoor kun je technische problemen vermijden. Let erop dat je al jouw sprekers en moderators samenbrengt, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat hun verbinding stabiel is, de verlichting goed is en de microfoons en geluidstoestellen allemaal goed werken.  

Door deze stappen op te nemen in de voorbereiding, elimineer jij mogelijke communicatiebarrières en waarborg jij dat zowel jouw hosts als deelnemers op gelijke wijze kunnen deelnemen. 

2 - Communicatie

Effectieve communicatie bij meertalige sessies gaat veel verder dan het verstrekken van meertalige opties. Hoewel het misschien lijkt dat communicatie enkel plaatsvindt tijdens het evenement, begint dit al ruim voor de planningsfasen, namelijk met de uitnodigingen en de promotie vóór het evenement. Het stopt ook niet wanneer het evenement afgelopen is, want ook de communicatie na het evenement is cruciaal: follow-up-e-mails aan deelnemers en bedankberichtjes voor sprekers.  

Promoot jouw sessie  

Vóór de datum moet jij jouw sessie promoten. Dit kan gaan om het versturen van uitnodigingen naar collega's en het vinden van een gepast tijdstip in hun agenda's of om het voorbereiden van een campagne via meerdere kanalen.  

Heb jij een specifieke landingspagina voor het evenement nodig of een volledig gelokaliseerde eventwebsite? Als jij een meertalige e-mailcampagne voorbereidt, let er dan op dat de e-mailcontent goed gelokaliseerd is en afgestemd op het doelpubliek van jouw evenement. Als jij de belangrijkste resultaten of voordelen van jouw evenement promoot, denk dan aan de eventuele verschillende verwachtingen afhankelijk van de culturele achtergrond van de deelnemer, dus personaliseer jouw boodschap om te laten zien wat jouw sessie te bieden heeft.  

Gebruik duidelijke en eenvoudige taal 

Bij een virtuele vergadering of virtueel event is het belangrijk om duidelijke en eenvoudige taal te gebruiken die iedereen kan begrijpen. Bij virtuele vergaderingen is dit nog belangrijker dan bij fysieke evenementen, omdat deelnemers zich niet kunnen baseren op niet-verbale aanwijzingen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, om te interpreteren en begrijpen wat er gezegd wordt. 

Deelnemers kunnen ook aan het multitasken zijn of gemakkelijk afgeleid zijn en daarom is het belangrijk om de taal eenvoudig en rechtlijnig te houden om hun aandacht en betrokkenheid te behouden. 

Naast deze factoren kunnen beperkingen of technische problemen met virtuele communicatieplatforms het ook moeilijk maken om ingewikkelde of technische taal te begrijpen, bijvoorbeeld wanneer de geluidskwaliteit slecht is of er problemen zijn met de internetverbinding of in het geval van een beperkte bandbreedte. 

Stel jezelf de vraag: zal mijn publiek dit begrijpen? Vermijd ook het gebruik van vaktaal of technische termen die deelnemers mogelijk niet kennen.  

Denk ook aan kleine culturele verschillen 

Bij communicatie spelen culturele verschillen een belangrijke rol. Het is essentieel om te letten op eventuele culturele gevoeligheden van deelnemers. Vermijd het gebruik van taal of gebaren die in andere culturen als beledigend of onverschillig kunnen worden beschouwd. 

Stimuleer de deelname van alle deelnemers  

Gebruik spelletjes om het ijs te breken, stel regelmatig vragen en gebruik interactieve tools zoals mobiele apps, want dit is de perfecte manier om ervoor te zorgen dat jouw deelnemers zich betrokken voelen bij jouw gesprekken. Dit verhoogt hun belangstelling en gedrevenheid.  

Illustreer je punt 

Visuele hulpmiddelen maken een virtuele vergadering minder eentonig en zorgen ervoor dat de deelnemers de voorgestelde informatie beter begrijpen. Dit kan ook een grote hulp zijn om taalbarrières te verminderen door de informatie visueel voor te stellen.

3 - Modereren

Jouw moderators moeten ervoor zorgen dat de virtuele vergadering of het virtuele event vlot verloopt en dat alle deelnemers effectief kunnen communiceren en deelnemen. Moderators zijn essentieel voor het succes van de virtuele vergadering of het virtuele event, dus het is belangrijk om voor deze rol iemand te kiezen die goed om kan gaan met de verantwoordelijkheid. 

Leg vanaf het begin duidelijke verwachtingen vast 

Aan het begin van de sessie moet de moderator de doelstellingen, de agenda en eventuele huisregels en verwachtingen voor deelname meedelen. Dit is van essentieel belang, want hierdoor zitten al jouw deelnemers op dezelfde golflengte en begrijpen ze welke onderwerpen besproken zullen worden, hoe de vergadering zal verlopen en wat er van hen verwacht wordt. 

Door de verwachtingen bij het begin van een evenement vast te leggen, kun je ook verwarring, misverstanden en afleidingen verminderen en ervoor zorgen dat iedereen zich focust op de doelstelling van het evenement. Hierdoor creëer je een positieve en productieve sfeer en leg je de basis voor een succesvol evenement. 

Effectief timemanagement 

De moderator is ook verantwoordelijk voor timemanagement en zorgt ervoor dat alle deelnemers genoeg tijd hebben om vragen te stellen en hun standpunt naar voren te brengen. Bovendien moet de moderator ervoor zorgen dat de vergadering of het event levendig gehouden wordt door lange perioden te vermijden waarin niks gezegd of gedaan wordt. 

Behandel technische problemen wanneer zij zich voordoen 

Technische problemen kunnen tijdens alle virtuele vergaderingen of events opduiken. Het is aan jouw moderator om deze problemen op te lossen. De moderator moet in staat zijn om technische problemen te verhelpen, zoals problemen met de internetverbinding, en waarborgen dat de virtuele vergadering of het virtuele event vlot blijft verlopen. 

4 - Follow-up  

Jouw evenement is nu voorbij, dus alles is achter de rug. Wacht even, niet zo snel. Wat na het event komt, is even belangrijk als de voorbereiding. Het doel van de follow-up is nagaan of jouw doelstellingen voor jouw event of vergadering vervuld zijn en kijken welke lessen getrokken en gebruikt kunnen worden om toekomstige virtuele vergaderingen of events te verbeteren.  

Documenteer en verspreid de resultaten van de vergadering 

De eerste stap in het follow-upproces is het documenteren van de resultaten ervan. Het kan hierbij gaan om essentiële beslissingen, actiepunten en andere belangrijke informatie die aan bod kwam tijdens de virtuele bijeenkomst. 

De notulen en opname van de vergadering (indien jij besloten hebt dit te verstrekken) moeten worden verspreid naar alle deelnemers, inclusief de deelnemers die een andere taal spreken. Je moet er dan ook voor zorgen dat deze allemaal vertaald worden naar jouw doeltalen. Zo waarborg je dat iedereen op de hoogte is van de resultaten van de virtuele vergadering of het virtuele event en de nodige actie kan ondernemen. 

Evalueer het succes van jouw virtuele event 

Na afloop van de vergadering of het event is het belangrijk om te evalueren hoe succesvol het was. Afhankelijk van jouw doelstellingen kan dit op verschillende manieren gebeuren, zoals via feedback van de deelnemers, een analyse van de vergadernotulen en andere gegevens zoals de aanwezigheids- en betrokkenheidsniveaus. 

Gebruik jouw data om toekomstige virtuele vergaderingen of events te verbeteren 

De informatie die jij tijdens het follow-upproces verzameld hebt, is cruciaal voor jouw volgende sessies en moet worden gebruikt om toekomstige virtuele vergaderingen of events te verbeteren. Het kan hierbij gaan om het doorvoeren van wijzigingen aan het virtuele platform, het verbeteren van het moderatorproces of het integreren van nieuwe technologieën om communicatie en deelname te bevorderen. 

Houd contact met sprekers en deelnemers van events 

Bereid na jouw sessie follow-upacties voor om ervoor te zorgen dat deelnemers een samenvatting of actiepunten ontvangen die voortkomen uit de vergadering, zodat potentiële klanten en partners jou niet vergeten. Het verstrekken van een meertalig artikel over het onderwerp, het verzenden van e-mails voor follow-up via een contactpersoon die zij kunnen bereiken, of het evalueren van hun tevredenheid en belangstelling voor follow-upsessies kunnen effectieve en nuttige manieren zijn om contact te houden en de strategie voor jouw volgende event te bepalen. 

Afsluitend 

De organisatie van meertalige virtuele vergaderingen en events kan een uitdaging vormen, maar het is een kosteneffectieve en efficiënte manier om mensen van over heel de wereld samen te brengen. Door deze beste praktijken te volgen, kun jij waarborgen dat de virtuele bijeenkomsten productief en plezierig zijn voor alle deelnemers, ongeacht hun locatie en moedertaal. 

Het is belangrijk om te onthouden dat virtuele sessies een essentieel onderdeel vormen van het huidige internationale bedrijfslandschap en dat effectieve communicatie essentieel is voor het succes ervan. Of jij nu een virtuele zakelijke vergadering organiseert of een virtueel event host voor een internationaal publiek, deze beste praktijken toveren jouw virtuele bijeenkomst om tot een succes.