Een internationaal lifesciencebedrijf centraliseert vertaalbeheer

Na een uitgebreid RFP-proces om negen officiële providers te selecteren, kreeg Acolad de rol van hoofdprovider toebedeeld. De eerste prioriteit was de ontwikkeling van een gecentraliseerd vertaalprogramma dat internationaal moest worden geïmplementeerd en bestond uit twee operationele kernprocessen:

1. Interne procedures voor vertaalbeheer
2. Bepaling van de wijze waarop het netwerk van providers zou samenwerken in het kader van toekomstige projecten.

Om het programma te ondersteunen, verstrekte Acolad ook het technologieplatform dat gebruikt moest worden door alle vertaaldiensten: zowel interne gebruikers als andere goedgekeurde providers. Het platform centraliseert alle taalkundige assets binnen het hele bedrijf om de samenwerking tussen alle interne en externe belanghebbenden te optimaliseren:

• Vertaalgeheugens
• Offertes
• Projectbeheer
• Integratie met het aanbestedingssysteem van de klant (SAP Ariba)

Het vertaalbeheerportaal biedt de klant verschillende grote voordelen, zoals:

De integratie van de vertaalgeheugenopslag die alle providers en afdelingen in staat stelt om toegang te krijgen tot de volledige inventaris van eerder vertaalde content.

Een van de meest waardevolle voordelen van de opslag is dat het providers de mogelijkheid biedt om de content van het vertaalgeheugen te zoeken en te downloaden en het werkelijke vertaalwerk buiten het portaal uit te voeren met hun eigen tools en processen.

Het portaal omvat gecentraliseerde offertes en concurrerende biedingen. De integratie van SAP Ariba zorgt voor een snel en vlot overzicht van de goedgekeurde kosten.

De module voor vertaaloffertes maakt deel uit van het portaal en maakt het voor interne belanghebbenden mogelijk om concurrerende biedingen aan te vragen bij alle providers tegelijk. Door deze gecentraliseerde optie is het niet langer nodig om meerdere e-mails te sturen naar diverse providers of om verschillende tools te gebruiken.

Zodra het werk toegewezen is, zorgt de integratie met SAP Ariba voor een vlottere financiële goedkeuring, verstrekking van PO's en financiële tracering, en dit zowel binnen SAP Ariba als het portaal. De klant hoeft zich niet uit te loggen bij het portaal en in te loggen in Ariba. De workflow verloopt zonder onderbreking. Het is een allesomvattende oplossing die begint met het vragen van offertes en eindigt met de verstrekking van de PO. De integratie waarborgt overeenstemming met goedgekeurde providers. 

Het portaal bevat ook een module voor het beheer van vertaalprojecten. Door de verschillende vereisten binnen het bedrijf was het voor onze klant belangrijk om gebruikers de flexibiliteit te geven om hun eigen workflows te creëren die volledig afgestemd zijn op hun behoeften. Het portaal zorgt voor een balans tussen processtandaardisering en flexibiliteit en voor de registratie van een gedetailleerde audittracering voor elk project.

Via de bestandsopslag, portaalglossaria, stijlafspraken, templates en bijkomende SOP's voor het stroomlijnen van processen en het waarborgen van consistentie bij alle vertaalde deliverables.

Naast de krachtige functies was het ook de bedoeling om een intuïtief, gebruiksvriendelijk platform te ontwikkelen dat is afgestemd op de behoeften van de klant en de verschillende gebruikersprofielen. De doelstelling was dat alle gebruikers het systeem in een kwestie van minuten – en dus niet dagen of weken – konden leren en gebruiken.

Door het intuïtieve design zijn uitgebreide opleiding en documentatie niet nodig. Tot slot zijn wij van mening dat gebruikers de complexiteiten van het vertaalproces niet hoeven te begrijpen om hun werk te beheren. Het portaal doet dit voor hen. 

Sinds de implementatie van het portaal is de vertaaltijd aanzienlijk verkort omdat de afdelingen binnen het bedrijf nu ook eerder vertaalde content kunnen gebruiken voor hun eigen projecten. Providers hebben niet langer enkel toegang tot de vertaalgeheugens die zij in de loop der jaren hebben gecreëerd voor de klant, maar ook tot gedeelde vertaalgeheugens van acht andere providers. Hierdoor wordt de consistentie van alle vertaalde content gewaarborgd.

Door providers de mogelijkheid te geven om concurrerend te bieden op projecten via een standaard offertetemplate, kon onze klant de projectkosten en levertermijnen terugdringen. Providers weten dat het om een zeer competitieve omgeving gaat en worden uitgedaagd om een scherpe prijs aan te bieden en innovatief te zijn om projecten sneller te leveren.

Wanneer de projecten klaar zijn, worden de nieuwe vertaalgeheugens geüpload door de providers en dit leidt tot een steeds groter wordende databank met vertaalcontent die opnieuw gebruikt kan worden en helpt om de kosten terug te dringen.