Sisällön yhdistettävyys: teknologiaintegraatiot käännösten hallintaan

Jokainen yritys pyrkii optimoimaan sisäiset prosessinsa, sillä se vapauttaa aikaa ja rahaa yrityksen ydintoimintoihin. 

Prosessioptimointi on tärkeää myös käännösten hallinnassa. Tässä blogikirjoituksessa selitämme integraatioiden edut ja eri vaihtoehdot niiden toteuttamiseen.

Mitä integraatiot tarkoittavat käännösten hallinnassa?

Kansainvälisessä liiketoimintaympäristössä käännösten tehokas hallinnointi on olennaisen tärkeää. Kun tuote tai markkinointikampanja julkaistaan samanaikaisesti useassa maassa, kaikkien tarvittavien materiaalien on oltava samaan aikaan saatavilla kaikissa kohdemaissa. Tämä koskee myös kaikkia muita asiakirjoja. Ne on tuotava helposti saataville ja mieluiten mahdollisimman vähällä vaivalla.

Katsotaanpa, miltä käännösprosessi näyttää, kun projektia hallinnoidaan sähköpostin kautta.

Yleensä sähköposteihin perustuva käännösprosessi sisältää tilanteesta riippuen kahdeksan tai yhdeksän erillistä vaihetta. Jokainen vaihe edellyttää toimia asiakkaan tai käännöspalveluntuottajan puolelta. Lisäksi käännöspyynnön tai tarjouspyynnön lähettämistä on usein edeltänyt jo sisäinen prosessi asiakkaan puolella.

Kokonaisuudessaan voi siis kulua päiviä tai jopa viikkoja, ennen kuin kääntäjä saa tekstin käännettäväksi.

Jos käännöksiä tarvitaan usein ja jatkuvasti, prosessin optimointi on fiksu ajatus. Tätä varten on kehitetty konnektoreita, jotka automatisoivat käännösprosessin mahdollisimman suurelta osin.

Integraatiossa ideana on toimittaa käännettävät materiaalit käännöspalveluntuottajalle mahdollisimman vähällä vaivalla. Esimerkiksi verkkosivun kääntäminen eri kielille voidaan toteuttaa siten, että kun alkuperäinen verkkosivu valmistuu, materiaali lähetetään saman tien eteenpäin käännettäväksi. Kun käännökset ovat valmiit, ne palautetaan alkuperäiseen järjestelmään ja verkkosivusta luodaan uudet kieliversiot automaattisesti.

Integraation tarkoituksena on vähentää manuaalista työtä ja hyödyntää mahdollisimman paljon automaatiota, jotta työntekijät voivat keskittyä ydinliiketoimintaan.

Mitä etuja konnektorin kautta tehdyllä integraatiolla on?

Prosessiautomaatio auttaa yrityksiä monin eri tavoin. Kuten edellä todettiin, integraatio vähentää manuaalisen työn määrää. Käytännössä tämä tarkoittaa, että käännettävää materiaalia ei tarvitse ladata erikseen tiedostoon ja lähettää eteenpäin sähköpostilla.

Tiedostojen lataaminen ja lähettäminen sähköpostilla voi tuntua pieneltä vaivalta, mutta jos sitä joudutaan tekemään viikoittain tai jopa päivittäin, kertyvä työtaakka voi olla huomattava. Lisäksi käännettävät materiaalit on myös ladattava takaisin järjestelmään.

Esimerkiksi tekninen kirjoittaja tai markkinointisisällön tuottaja käyttää takuulla työaikansa mieluummin alkuperäisen sisällön hiomiseen kuin käännösten hallinnointiin.

Automatisointi vähentää inhimillisen virheen riskiä. Oliko sähköpostissa mukana varmasti kaikki tarvittava materiaali? Onko asiakirjan uusin versio käännetty? Konnektoriratkaisun automaatio varmistaa, että kaikki tarvittava materiaali tulee käännetyksi ja että myös asiakirjojen päivitykset huomioidaan.

Konnektorin käyttäminen voi nopeuttaa myös markkinoille pääsyä. Automaatiolla säästetty aika voidaan käyttää tuotteen lanseerauksen ja myynnin edistämiseen muilla tavoin. Tämä ei koske vain uusia tuotteita vaan myös uusia markkinoita.

Uusi kohdekieli on helppo lisätä olemassa olevaan konnektoriin. Kun uusi kieli on lisätty, materiaalien kääntäminen tälle kielelle sujuu yhtä helposti kuin aiemmille. Konnektorin käyttäminen helpottaa siis laajentamista uusille markkinoille.

Yksi konnektorin eduista on tietoturva. Käännettävä materiaali liikkuu vain sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välillä. Konnektorin käyttäminen varmistaa, että tärkeät materiaalit eivät päädy ulkopuolisten käsiin.

Integraation hyödyt pähkinänkuoressa

• Resursseja vapautuu manuaalisesta työstä muuhun käyttöön.
• Kun manuaalista työtä on vähemmän, inhimillisen virheen todennäköisyys on pienempi.
• Uusille markkinoille on helpompi laajentaa.
• Tietoturva paranee, kun käännettävä materiaali liikkuu vain sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välillä.

Millaisilla konnektoreilla integraatio voidaan toteuttaa?

Teollisuudessa käytetään muiden alojen tapaan monia erilaisia sisällönhallintajärjestelmiä. Monet yritykset kehittävät omiin tarpeisiinsa mukautettuja järjestelmiä, joissa yhdistyvät ERP-, sisällönhallinta- ja tuotetietojärjestelmä.

Yritysten vaihtelevien tarpeiden vuoksi sama järjestelmä ei sovi kaikille. Integroidut ratkaisut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan: valmiisiin ratkaisuihin, hot folder -ratkaisuihin ja mukautettuihin ratkaisuihin.

Valmiit konnektorit

Valmis konnektori on helpoin tapa integroida sisällönhallintajärjestelmä ja käännöstenhallintajärjestelmä.

Yksinkertaisimmillaan konnektori on sisällönhallintajärjestelmään ladattava laajennus, joka muodostaa yhteyden järjestelmien välille. Joissain tapauksissa konnektori voi jopa sisältyä suoraan sisällönhallintajärjestelmän vakiotoimintoihin.

Konnektorin käyttöönotto ja käyttö on helppoa. Tuotettu sisältö voidaan lähettää käännettäväksi suoraan sisällönhallintajärjestelmästä muutamalla klikkauksella. Valmis käännös palautuu sisällönhallintajärjestelmään ilman lisätoimia. Joissakin järjestelmissä käyttäjä voi saada myös ilmoituksen käännöksen valmistuttua.

Acolad voi auttaa valmiin konnektorin lisäämisessä moniin eri sisällönhallintajärjestelmiin. Yleisiä järjestelmiä ovat esimerkiksi Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver ja SAP Hybris.

Valmiit konnektorit sopivat erityisesti sisällön julkaisemiseen yksinkertaisilla verkkosivuilla. Paras käyttöympäristö valmiille konnektoreille on mukauttamaton sisällönhallintajärjestelmä.

Valmiiden konnektorien suurin vahvuus on niiden nopea ja helppo käyttöönotto. Järjestelmän lähdekoodiin ei tarvitse tehdä muutoksia.

Hot folder -integraatio

Hot folder -ratkaisu voi olla hyvä vaihtoehto, jos saatavana ei ole valmista konnektoria ja mukautettu konnektori olisi tarpeisiin nähden liian monimutkainen ratkaisu.

Hot folder -ratkaisussa käännettävä sisältö ladataan pilvipalveluun, kuten SharePointiin, OneDriveen, Dropboxiin, SFTP-palvelimelle tai Google Driveen. Palvelu voidaan ohjelmoida välittämään uusi sisältö automaattisesti käännöspalveluntuottajalle. Kun käännös on valmis, se palautetaan pilvipalveluun, josta asiakas voi noutaa sen.

Hot folder -ratkaisu ei ole täysin automatisoitu. Käännettävä sisältö on vietävä sisällönhallintajärjestelmästä, ennen kuin se voidaan lähettää käännettäväksi. Silti tällainenkin ratkaisu tehostaa merkittävästi käännösprosessia.

Käytännössä käännösprosessi voisi näyttää tältä: Alkuperäisen sisällön tekijä lataa tiedoston hot folder -kansioon, joka voi olla esimerkiksi Dropbox-kansio työpöydällä. Sisältö siirretään automaattisesti käännöstenhallintajärjestelmään, josta se välitetään aiheeseen erikoistuneelle kääntäjälle. Kun kääntäjä on valmis, sisältö palautetaan hot folder -kansioon, josta asiakas voi noutaa sen ja tarkistaa, että käännöksen sävy ja terminologia vastaavat yrityksen muuta viestintää. Joissain sisällönhallintajärjestelmissä lataaminen kansioon ja kansiosta voidaan automatisoida komentosarjalla.

Nimensä mukaisesti ratkaisu näkyy loppukäyttäjille kansioina. Jos yritys toimii esimerkiksi kymmenellä eri kielellä, nämä kielet voidaan määritellä erillisiksi alikansioiksi hot folder -kansioon. Käännösten tilaaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi niin, että sisältö ladataan niiden kielten kansioihin, joille käännös tarvitaan.

Hot folder on hyvä ratkaisu silloin, kun käännöksiä tarvitaan satunnaisesti ja sisältöä ei päivitetä kovin usein. Ratkaisun etuna on, että se skaalautuu helposti myös suurelle käyttäjämäärälle.

Vaikka hot folder -ratkaisu ei ole täysin automatisoitu, se poistaa tarpeen lähetellä materiaaleja sähköpostilla. Samalla se antaa käännösten tilaajalle tai kohdemaassa toimivalle kollegalle mahdollisuuden validoida käännökset helposti.

Mukautetut konnektorit

Mukautetuilla konnektoreilla käännösprosessi voidaan automatisoida kaikista pisimmälle. Mukautettu konnektori on hyvä vaihtoehto myös silloin, kun valmis konnektori ei kata yrityksen kaikkia käännöstarpeita. Jos käännösprosessiin halutaan lisätä esimerkiksi asiakkaan tekemä tarkistusvaihe, tämä onnistuu mukautetulla konnektorilla. Samoin sisällönhallintajärjestelmään voidaan lisätä erillinen näkymä, jossa käyttäjä voi tarkastella käännöstoimeksiantoja.

Perusajatus on sama kuin valmiissa konnektorissa: vähentää manuaalisen työn määrää ja hyödyntää mahdollisimman paljon automaatiota. Käytännössä prosessi voidaan automatisoida jopa niin pitkälle, että alkuperäisen sisällön luomisen jälkeen seuraava ihminen, joka sisältöä käsittelee, on kääntäjä, joka palauttaa sisällön lopuksi.

Käännösprosessin mukauttaminen mahdollistaa myös työnkulun valinnan lisäämiseen prosessiin. Yksi työnkuluista voi olla vaikkapa konekäännös. Tämä on vain esimerkki, emmekä suosittele puhtaan konekäännöksen käyttöä ulkoisessa viestinnässä. Jos prosessiin kuitenkin lisätään jälkieditointi, lopputulos soveltuu myös julkaistavaksi.

Mukautetuissa ratkaisuissa hyödynnetään ohjelmointirajapintaa (API). Sisällönhallintajärjestelmä ja käännöstenhallintajärjestelmä viestivät keskenään APIn kautta.

APIa käytetään tilanteissa, joissa valmis konnektori ei täytä kaikkia tarpeita. Sitä tarvitaan myös silloin, kun sisällönhallinta- tai tuotetietojärjestelmä ei pysty viestimään suoraan käännöstenhallintajärjestelmän kanssa, koska järjestelmien välistä konnektoria ei ole. Joskus myös sisällönhallintajärjestelmä voi olla niin laajasti räätälöity, että valmiin konnektorin sijasta on turvauduttava APIin.

Kuten kaikki räätälöidyt ratkaisut, mukautettu konnektori on ratkaisu, jonka luominen vie aikaa ja vaivaa. Ratkaisu maksaa kuitenkin itsensä takaisin hiotun ja kattavasti automatisoidun prosessin muodossa.

Mukautettu konnektori on yleensä paras vaihtoehto silloin, kun käännöksiä tarvitaan usein ja jatkuvasti. Esimerkiksi teollisuudessa dokumentaatiota, ohjeita ja markkinointimateriaalia päivitetään säännöllisesti.

Jos käännöksiä tarvitaan yli kymmenelle kieliparille, valmis tai mukautettu konnektori on paras tapa automatisoida käännösprosessi. Automatisointi tuo merkittäviä kustannussäästöjä, kun manuaalista työtä pystytään vähentämään mahdollisimman paljon.

Jos asiakas valitsee mukautetun ratkaisun, se voi käyttää APIa myös konnektorin luomiseen. Tämä tietysti edellyttää, että yrityksellä on riittävästi API-ohjelmoinnin osaamista. Acolad auttaa mielellään konnektorin kehittämisessä, jos käännösasiakas haluaa luoda konnektorin tuotetieto- tai sisällönhallintajärjestelmänsä ja Acoladin käännöstenhallintajärjestelmän välille.

Ajan ja rahan säästäminen integraatiolla

Automaation lisääminen käännösprosessiin vapauttaa resursseja käytettäväksi siellä, missä niitä eniten tarvitaan. Yksinkertainenkin yhteys poistaa käännösprosessista manuaalisia työvaiheita. Lisäämällä automaation määrää käännösprosessista saadaan sujuvampi, ja sisällön käsittelyyn osallistuvat henkilöt voivat keskittyä ydintehtäviinsä. Virtaviivainen käännösprosessi voi parantaa myös tuottavuutta ja helpottaa uusille markkinoille laajentamista.

Tarvitseeko yrityksesi teknistä dokumentaatiota tai muuta sisältöä useilla kielillä? Haluaisitko päästä eroon käännösten tilaamisesta sähköpostilla? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeitasi vastaavan ratkaisun.