Millaisilla konnektoreilla integraatio voidaan toteuttaa?
Teollisuudessa käytetään muiden alojen tapaan monia erilaisia sisällönhallintajärjestelmiä. Monet yritykset kehittävät omiin tarpeisiinsa mukautettuja järjestelmiä, joissa yhdistyvät ERP-, sisällönhallinta- ja tuotetietojärjestelmä.
Yritysten vaihtelevien tarpeiden vuoksi sama järjestelmä ei sovi kaikille. Integroidut ratkaisut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan: valmiisiin ratkaisuihin, hot folder -ratkaisuihin ja mukautettuihin ratkaisuihin.
Valmiit konnektorit
Valmis konnektori on helpoin tapa integroida sisällönhallintajärjestelmä ja käännöstenhallintajärjestelmä.
Yksinkertaisimmillaan konnektori on sisällönhallintajärjestelmään ladattava laajennus, joka muodostaa yhteyden järjestelmien välille. Joissain tapauksissa konnektori voi jopa sisältyä suoraan sisällönhallintajärjestelmän vakiotoimintoihin.
Konnektorin käyttöönotto ja käyttö on helppoa. Tuotettu sisältö voidaan lähettää käännettäväksi suoraan sisällönhallintajärjestelmästä muutamalla klikkauksella. Valmis käännös palautuu sisällönhallintajärjestelmään ilman lisätoimia. Joissakin järjestelmissä käyttäjä voi saada myös ilmoituksen käännöksen valmistuttua.
Acolad voi auttaa valmiin konnektorin lisäämisessä moniin eri sisällönhallintajärjestelmiin. Yleisiä järjestelmiä ovat esimerkiksi Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver ja SAP Hybris.
Valmiit konnektorit sopivat erityisesti sisällön julkaisemiseen yksinkertaisilla verkkosivuilla. Paras käyttöympäristö valmiille konnektoreille on mukauttamaton sisällönhallintajärjestelmä.
Valmiiden konnektorien suurin vahvuus on niiden nopea ja helppo käyttöönotto. Järjestelmän lähdekoodiin ei tarvitse tehdä muutoksia.
Hot folder -integraatio
Hot folder -ratkaisu voi olla hyvä vaihtoehto, jos saatavana ei ole valmista konnektoria ja mukautettu konnektori olisi tarpeisiin nähden liian monimutkainen ratkaisu.
Hot folder -ratkaisussa käännettävä sisältö ladataan pilvipalveluun, kuten SharePointiin, OneDriveen, Dropboxiin, SFTP-palvelimelle tai Google Driveen. Palvelu voidaan ohjelmoida välittämään uusi sisältö automaattisesti käännöspalveluntuottajalle. Kun käännös on valmis, se palautetaan pilvipalveluun, josta asiakas voi noutaa sen.
Hot folder -ratkaisu ei ole täysin automatisoitu. Käännettävä sisältö on vietävä sisällönhallintajärjestelmästä, ennen kuin se voidaan lähettää käännettäväksi. Silti tällainenkin ratkaisu tehostaa merkittävästi käännösprosessia.
Käytännössä käännösprosessi voisi näyttää tältä: Alkuperäisen sisällön tekijä lataa tiedoston hot folder -kansioon, joka voi olla esimerkiksi Dropbox-kansio työpöydällä. Sisältö siirretään automaattisesti käännöstenhallintajärjestelmään, josta se välitetään aiheeseen erikoistuneelle kääntäjälle. Kun kääntäjä on valmis, sisältö palautetaan hot folder -kansioon, josta asiakas voi noutaa sen ja tarkistaa, että käännöksen sävy ja terminologia vastaavat yrityksen muuta viestintää. Joissain sisällönhallintajärjestelmissä lataaminen kansioon ja kansiosta voidaan automatisoida komentosarjalla.
Nimensä mukaisesti ratkaisu näkyy loppukäyttäjille kansioina. Jos yritys toimii esimerkiksi kymmenellä eri kielellä, nämä kielet voidaan määritellä erillisiksi alikansioiksi hot folder -kansioon. Käännösten tilaaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi niin, että sisältö ladataan niiden kielten kansioihin, joille käännös tarvitaan.
Hot folder on hyvä ratkaisu silloin, kun käännöksiä tarvitaan satunnaisesti ja sisältöä ei päivitetä kovin usein. Ratkaisun etuna on, että se skaalautuu helposti myös suurelle käyttäjämäärälle.
Vaikka hot folder -ratkaisu ei ole täysin automatisoitu, se poistaa tarpeen lähetellä materiaaleja sähköpostilla. Samalla se antaa käännösten tilaajalle tai kohdemaassa toimivalle kollegalle mahdollisuuden validoida käännökset helposti.
Mukautetut konnektorit
Mukautetuilla konnektoreilla käännösprosessi voidaan automatisoida kaikista pisimmälle. Mukautettu konnektori on hyvä vaihtoehto myös silloin, kun valmis konnektori ei kata yrityksen kaikkia käännöstarpeita. Jos käännösprosessiin halutaan lisätä esimerkiksi asiakkaan tekemä tarkistusvaihe, tämä onnistuu mukautetulla konnektorilla. Samoin sisällönhallintajärjestelmään voidaan lisätä erillinen näkymä, jossa käyttäjä voi tarkastella käännöstoimeksiantoja.
Perusajatus on sama kuin valmiissa konnektorissa: vähentää manuaalisen työn määrää ja hyödyntää mahdollisimman paljon automaatiota. Käytännössä prosessi voidaan automatisoida jopa niin pitkälle, että alkuperäisen sisällön luomisen jälkeen seuraava ihminen, joka sisältöä käsittelee, on kääntäjä, joka palauttaa sisällön lopuksi.
Käännösprosessin mukauttaminen mahdollistaa myös työnkulun valinnan lisäämiseen prosessiin. Yksi työnkuluista voi olla vaikkapa konekäännös. Tämä on vain esimerkki, emmekä suosittele puhtaan konekäännöksen käyttöä ulkoisessa viestinnässä. Jos prosessiin kuitenkin lisätään jälkieditointi, lopputulos soveltuu myös julkaistavaksi.
Mukautetuissa ratkaisuissa hyödynnetään ohjelmointirajapintaa (API). Sisällönhallintajärjestelmä ja käännöstenhallintajärjestelmä viestivät keskenään APIn kautta.
APIa käytetään tilanteissa, joissa valmis konnektori ei täytä kaikkia tarpeita. Sitä tarvitaan myös silloin, kun sisällönhallinta- tai tuotetietojärjestelmä ei pysty viestimään suoraan käännöstenhallintajärjestelmän kanssa, koska järjestelmien välistä konnektoria ei ole. Joskus myös sisällönhallintajärjestelmä voi olla niin laajasti räätälöity, että valmiin konnektorin sijasta on turvauduttava APIin.
Kuten kaikki räätälöidyt ratkaisut, mukautettu konnektori on ratkaisu, jonka luominen vie aikaa ja vaivaa. Ratkaisu maksaa kuitenkin itsensä takaisin hiotun ja kattavasti automatisoidun prosessin muodossa.
Mukautettu konnektori on yleensä paras vaihtoehto silloin, kun käännöksiä tarvitaan usein ja jatkuvasti. Esimerkiksi teollisuudessa dokumentaatiota, ohjeita ja markkinointimateriaalia päivitetään säännöllisesti.
Jos käännöksiä tarvitaan yli kymmenelle kieliparille, valmis tai mukautettu konnektori on paras tapa automatisoida käännösprosessi. Automatisointi tuo merkittäviä kustannussäästöjä, kun manuaalista työtä pystytään vähentämään mahdollisimman paljon.
Jos asiakas valitsee mukautetun ratkaisun, se voi käyttää APIa myös konnektorin luomiseen. Tämä tietysti edellyttää, että yrityksellä on riittävästi API-ohjelmoinnin osaamista. Acolad auttaa mielellään konnektorin kehittämisessä, jos käännösasiakas haluaa luoda konnektorin tuotetieto- tai sisällönhallintajärjestelmänsä ja Acoladin käännöstenhallintajärjestelmän välille.
Ajan ja rahan säästäminen integraatiolla
Automaation lisääminen käännösprosessiin vapauttaa resursseja käytettäväksi siellä, missä niitä eniten tarvitaan.Yksinkertainenkin yhteys poistaa manuaalisia työvaiheita käännösprosessista. Lisäämällä automaation määrää käännösprosessista saadaan sujuvampi, ja sisällön käsittelyyn osallistuvat henkilöt voivat keskittyä ydintehtäviinsä. Virtaviivainen käännösprosessi voi parantaa myös tuottavuutta ja helpottaa uusille markkinoille laajentamista.
Tarvitseeko yrityksesi teknistä dokumentaatiota tai muuta sisältöä useilla kielillä? Haluaisitko päästä eroon käännösten tilaamisesta sähköpostilla? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeitasi vastaavan ratkaisun.
