Stroomlijnen van vertaalprocessen in de verwerkende industrie

Wat is het belang van een geoptimaliseerd vertaalproces?

Wat betekent optimalisatie voor jou? Lagere prijzen? Snellere levering? Kwaliteitsborging?

Procesoptimalisatie is aanbevolen wanneer jouw jaarlijkse vertaalvolume duizenden pagina's bestrijkt of wanneer jij elke maand honderdduizenden of miljoenen woorden vertaalt.

Het doel van optimalisatie is zoveel mogelijk handmatige processen uit het vertaalproces te schrappen. Hiermee bespaar je niet alleen geld – er komt ook tijd vrij die niet langer besteed hoeft te worden aan vertaalbeheer maar voortaan kan worden gebruikt voor essentiële bedrijfsactiviteiten.

Door het proces te versnellen, ontstaat er ook een kortere time-to-market. Wanneer het op tijd klaarkrijgen van vertalingen cruciaal is voor de lancering van een nieuw product, is het noodzakelijk dat het proces perfect afgesteld wordt. Productlanceringen kunnen nu eenmaal niet worden uitgesteld, omdat de vertaling terechtkomt in iemands inbox en wacht tot die persoon terugkomt van vakantie.

Kwaliteitsoptimalisatie heeft vaak betrekking op de waarborging van voortdurend hoge kwaliteit en consistente terminologie, zonder ongewenste synoniemen.

Een doorsneevertaalproces

We gaan even dieper in op een doorsneevertaalworkflow.

E-mail blijft een veelgebruikte manier om vertalingen aan te vragen. Dit voelt lekker natuurlijk aan omdat wij heel de dag op het werk e-mails versturen.

Uit dit diagram blijkt evenwel dat het proces heel wat manuele fases bevat die een antwoord vereisen van iemand, hetzij de vertaalprovider of de klant. En in dit diagram zijn de interne goedkeuringsprocessen dan nog weggelaten. Dit betekent dat het meerdere dagen of zelfs weken kan duren alvorens het proces voltooid is.

Het proces moet worden gestroomlijnd wanneer er vaak vertalingen worden aangevraagd en het om een grote hoeveelheid gaat.

Wat zijn de opties voor het stroomlijnen van vertaalbeheer?

Er bestaan heel wat tools om het proces te optimaliseren. Er zijn er heel wat die zo vaak gebruikt worden dat zij geschikt zijn voor bijna alle bedrijven die hun vertaalproces willen ontwikkelen en optimaliseren. Zelfs kleine verbeteringen van de effectiviteit kunnen aanzienlijke resultaten opleveren.

Snelheid en effectiviteit

Het diagram hierboven geeft een doorsneevertaalproces weer. Als de bestelling per e-mail wordt geplaatst, zijn er minstens vijf fases nodig alvorens de tekst tot bij de vertaler geraakt. En zelfs daarvóór heeft iemand het te vertalen materiaal opgesteld en heeft nog iemand anders de tekst waarschijnlijk nagelezen. Dit betekent dat er nog meer manuele fases zijn.

Verbeter effectiviteit via integratie

Integratie is de beste manier om manueel werk in het vertaalproces te verminderen. Zo maakt integratie het mogelijk om heel wat tussenfases te elimineren. In de praktijk betekent dit dat de klant het materiaal vanuit het contentbeheersysteem direct verstrekt aan de vertaalprovider. Dit wil zeggen dat de content direct door de contentcreator naar de vertaler wordt verstuurd en dat de vertaling direct aan het contentbeheersysteem wordt geleverd.

Idealiter wordt content die opgesteld is door een technische schrijver, automatisch verzonden naar de vertaalprovider. Ook is het mogelijk om de doeltalen te specificeren. De content wordt overgemaakt aan de vertaler of vertalers en zodra de vertalingen klaar zijn, worden zij geleverd aan het contentbeheersysteem met het oog op publicatie. Ondertussen kan de contentcreator zich toespitsen op andere projecten. Bovendien zijn er minder personen betrokken bij het project.

Meer informatie over integratie vind je in een van onze eerdere posts.

Machinevertaling voor maximale effectiviteit

Machinevertaling kan een oplossing vormen wanneer jij het vertaalproces reeds geoptimaliseerd hebt om het zo vlot mogelijk te laten verlopen maar je jouw vertalingen evengoed nog sneller nodig hebt. Vooral bij omvangrijke en frequente vertalingen werkt dit goed. Machinevertaling is ideaal wanneer het vertaalde materiaal enkel bestemd is voor intern gebruik.

De kwaliteit van machinevertaling is evenwel onvoldoende om in elke context te gebruiken. Teksten die vertaald zijn via machinevertaling, moeten achteraf geëdit worden wanneer het gaat om handleidingen of documenten die gemakkelijk te begrijpen moeten zijn. Dit is met name het geval voor essentiële veiligheidsinstructies. In een vertaalproces waarbij post-editing wordt gebruikt, wordt de brontekst eerst automatisch vertaald met behulp van machinevertaling. Daarna wordt het resultaat door een revisor van vlees en bloed nagekeken.

Door machinevertaling en post-editing te combineren, kun je vaak tijd en geld besparen.

Lees hier meer over machinevertaling en post-editing. Wij hebben ook een eerdere post over machinevertaling.

Effectiviteit via vertaalgeheugens

Een vertaalgeheugen is een universele tool in het vertaalproces. Het zorgt ervoor dat vertaalprojecten effectiever en sneller worden. Wanneer het vertaalgeheugen voldoende uitgebreid is, verloopt het vertaalproces sneller omdat reeds vertaalde content kan worden gebruikt in nieuwe vertalingen. Dit betekent dat de vertaler enkel moet controleren of de vorige, door het vertaalgeheugen voorgestelde vertaling in de context past of moet worden aangepast.

Vertaalgeheugens komen bijzonder goed van pas wanneer regelmatig vergelijkbare content moet worden vertaald.

Transparantie en flexibiliteit via klantenportals

Als integratie niet geschikt is en jouw vertaalvolumes niet groot genoeg zijn voor machinevertaling, dan kun je jouw vertaaleffectiviteit nog altijd opdrijven via een klantenportal.

Het idee van een klantenportal is een vlot en snel bestelproces voor vertalingen. Het proces is transparant: de klant kan de vooruitgang van de vertalingen bekijken. De portal kan ook worden gebruikt om de kosten voor individuele projecten en de totale vertaalkosten bij te houden.

Een van de voornaamste doelstellingen van een klantenportal is ervoor zorgen dat minder e-mails nodig zijn. Het is veel sneller en vlotter om bestellingen via de portal te plaatsen. Bovendien leidt dit ook tot minder administratief werk. Wanneer bestelrechten voor de portal worden toegekend aan werknemers die instaan voor het beheer van vertalingen, kunnen zij zelfstandig bestellingen plaatsen en is het niet langer nodig om bijkomende berichten te versturen en goedkeuring te vragen. Bovendien kunnen de vertalingen ook worden gevonden in de portal en niet langer enkel in de inbox van de persoon die de bestelling plaatste.

Termbases waarborgen consistente terminologie

Termbases en terminologiebeheer zijn goede manieren om het vertaalproces effectiever te maken. Goed beheerde terminologiebases maken het werk van contentcreators en vertalers makkelijker. Met alle correcte en overeengekomen terminologie op één plek is het niet langer nodig om de terminologie steeds opnieuw te verduidelijken.

Optimalisatie in het kader van contentbeheer

Het formaat waarin de content verstuurd wordt voor de vertaling, heeft ook gevolgen voor de effectiviteit van het vertaalproces. Vertaalproviders beschikken over uitmuntende skills om bijna elk formaat te verwerken, afhankelijk van jouw behoeften.

Moet de geproduceerde content van het ene systeem naar het andere worden overgemaakt of gekopieerd alvorens het kan worden doorgestuurd? Is het nodig om een Word-bestand te creëren voor de vertaling? Dit betekent vaak dat het proces herhaald moet worden in omgekeerde volgorde zodra de vertaling klaar is, om de vertaalde content terug te verzenden naar het contentbeheer- of publicatiesysteem.

Indien het contentbeheersysteem het mogelijk maakt om geproduceerde content te exporteren en importeren in bijvoorbeeld XML-formaat, dan is dit een stap in de goede richting. Het is belangrijk om te vermijden dat content gekopieerd moet worden van het ene naar het andere systeem.