Virtuaaliset kokoukset ja tapahtumat ovat tärkeä osa nykypäivän työelämää. Etätyön ja globaalin yhteistyön lisääntyessä puhelinneuvottelut, webinaarit, virtuaaliset tapaamiset ja verkossa järjestetyt henkilöstön infotilaisuudet ovat tehokas tapa tuoda yhteen ihmisiä kaikkialta maailmasta.
Jos osallistujat puhuvat eri kieliä, tehokkaiden ja tuottavien kokousten järjestäminen voi kuitenkin olla haastavaa. Tehokas viestintä on avainasemassa kaikissa virtuaalisissa kokoontumisissa, mutta sen toteuttaminen voi olla erityisen haastavaa silloin, kun tapahtuma on suunnattu monikieliselle yleisölle.
Kielimuurit, kulttuuriset vivahteet sekä erilaiset aksentit ja murteet saattavat vaikeuttaa viestintää. Ne voivat johtaa väärinymmärryksiin ja väärinkäsityksiin, aiheuttaa hämmennystä ja hankaloittaa tehokasta yhteistyötä. Eri kulttuuritaustoista tulevat ihmiset ovat ehkä tottuneet erilaisiin viestintätyyleihin, asenteisiin ja arvoihin, ja siksi erilaisten näkökulmien ymmärtäminen ja yhteisen sävelen löytäminen voi olla vaikeaa.
Kieli on yksi suurimmista haasteista, mutta sen lisäksi sinun on todennäköisesti ratkaistava eri aikavyöhykkeisiin, teknologiarajoituksiin ja teknisiin ongelmiin liittyviä haasteita.
Olemme koonneet listan parhaista käytännöistä, joiden avulla voit selvitä kaikista näistä haasteista ja varmistaa, että monikieliset virtuaaliset tapahtumasi sujuvat saumattomasti. Valmistaudu järjestämään inklusiivisia virtuaalisia tapahtumia, jotka murtavat kielimuurit ja tavoittavat ihmiset ympäri maailman!
1. Valmistautuminen
Valmistautuminen on olennainen osa virtuaalista tapahtumaa, ja jos tapahtuma on suunnattu monikieliselle yleisölle, huolellinen taustatyö on entistäkin tärkeämpää. Kukaan tuskin haluaa osallistua tapahtumaasi huomatakseen, että se on järjestetty kielellä, jota osallistuja ei ymmärrä, eikä monikielisiä vaihtoehtoja ole saatavilla. Mutta miten valmistautuminen kannattaa aloittaa, jotta tapahtuma onnistuisi mahdollisimman hyvin?
Selvitä, mitä kieliä osallistujat puhuvat
Kun aloitat valmistautumisen monikieliseen virtuaaliseen tapahtumaan, sinun on ensimmäiseksi selvitettävä osallistujien, isäntien ja moderaattorien kielivaatimukset. Kerää tiedot käytettävistä kielistä ja tarkista, löytyykö yhteinen kieli, jolla kaikki osallistujat olisivat halukkaita kommunikoimaan.
Valitse tarvittava kielituki
Yleisön kielivaatimusten kartoittaminen auttaa myös selvittämään, onko kokouksen asiakirjat ja viestintämateriaalit, kuten esityslistat ja esitykset, käännettävä tietyille kielille. Näin voit varmistaa, että kaikki osallistujat pystyvät seuraamaan kokousta tai tapahtumaa ja osallistumaan siihen täysipainoisesti.
Sinun on myös pohdittava, tarvitaanko vuoropuhelun tueksi tulkkeja. Tulkkaus auttaa kaikkia osallistujia ymmärtämään keskustelua ja osallistumaan siihen reaaliaikaisesti. Tämä lisää osallisuuden ja kuulluksi tulemisen tunnetta.
Valitse sopiva virtuaalinen alusta ja oikeat työkalut
Olet todennäköisesti joskus osallistunut kokoukseen, jossa järjestäjä on puhunut mikrofonin ollessa mykistettynä, joku on menettänyt verkkoyhteytensä tai osallistujilla on ollut vaikeuksia kuulla moderaattorien puhetta. Miten nämä ongelmat voidaan välttää?
Varmista ennen tapahtumaa, että jokaisella osallistujalla on tarvittavat laitteet, jotta he voivat liittyä tapahtumaan ja osallistua täysipainoisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi luotettavaa internetyhteyttä, mikrofonia, verkkokameraa tai jopa kuulokemikrofonia.
Jotta kokouksesi tai tapahtumasi onnistuisi mahdollisimman hyvin, on tärkeää valita juuri oikeat työkalut. Alustaksi kannattaa valita käyttäjäystävällinen ja luotettava järjestelmä, joka tarjoaa tarvittavat työkalut tehokkaaseen viestintään. Kartoita erilaisia vaihtoehtoja, jos haluat lisätä tapahtumaan reaaliaikaisen kääntämisen, tallennuksen, tekoälyn tuottamat kokousmuistiinpanot ja yhteenvedot sekä erilliset kanavat kaikille tulkeille. Näiden työkalujen avulla voit murtaa kielimuureja ja varmistaa, että kaikki osallistujat voivat ymmärtää tapahtuman sisällön ja osallistua aktiivisesti.
Testaa ennen kuin siirryt livenä
Testaa teknologian ja alustan toimivuus ennen varsinaista tapahtumaa. Näin voit välttää tekniset ongelmat. Ota testaukseen mukaan kaikki puhujat ja moderaattorit, jotta he voivat varmistaa, että verkkoyhteydet toimivat moitteettomasti, valaistus on hyvä ja mikrofonit ja äänilaitteet toimivat ongelmitta.
Näiden valmisteluvaiheiden avulla voit poistaa viestinnän esteitä ja varmistaa, että niin järjestäjät kuin osallistujatkin voivat osallistua tapahtumaan tasavertaisesti.
2. Viestintä
Monikielisissä tapahtumissa tehokas viestintä tarkoittaa paljon muutakin kuin monikielistä sisältöä. Ajattelet ehkä, että viestintää tarvitaan vain tapahtuman aikana, mutta todellisuudessa viestintätoimenpiteitä on toteutettava jo hyvissä ajoin ennen suunnitteluvaihetta. Tapahtumaan on lähetettävä kutsuja, ja sitä on markkinoitava. Viestintä ei myöskään pääty tapahtuman päättyessä – jälkiviestintä, kuten tapahtuman jälkeiset sähköpostiviestit osallistujille ja kiitosviestit puhujille, on aivan yhtä tärkeää.
Markkinoi tapahtumaasi
Tapahtumaa on markkinoitava etukäteen, olipa sitten kyse "vain" kutsujen lähettämisestä kollegoille ja sopivan ajankohdan löytämisestä tai monikanavaisen kampanjan järjestämisestä.
Tarvitseeko tapahtuma oman laskeutumissivun tai peräti kokonaan lokalisoidun verkkosivuston? Jos valmistelet monikielisen sähköpostikampanjan, varmista, että sähköpostin sisältö on asianmukaisesti lokalisoitu tapahtuman kohdeyleisölle. Kun mainostat tapahtuman tärkeimpiä hyötyjä, pidä mielessä, että eri kulttuureista tulevilla osallistujilla voi olla erilaisia odotuksia. Räätälöi siis viestintä kohderyhmien mukaan esitellessäsi tapahtuman tarjontaa.
Käytä selkeää ja yksinkertaista kieltä
Virtuaalisen kokouksen tai tapahtuman viestinnässä kannattaa käyttää selkeää ja yksinkertaista kieltä, jota kaikki ymmärtävät. Virtuaalisissa kokouksissa tämä on tärkeämpää kuin fyysisissä tapahtumissa, sillä osallistujat eivät saa vihjeitä sanattomasta viestinnästä, kuten kehonkielestä tai ilmeistä, kun he yrittävät tulkita ja ymmärtää tapahtuman puheita.
Osallistujat saattavat myös tehdä useaa asiaa samanaikaisesti, tai heillä voi olla vaikeuksia keskittyä. Siksi on tärkeää ylläpitää osallistujien mielenkiintoa yksinkertaisen ja yksiselitteisen kielen avulla.
Virtuaalisten viestintäalustojen rajoitukset tai tekniset ongelmat voivat niin ikään vaikeuttaa monimutkaisen tai teknisen kielen ymmärtämistä, etenkin jos äänen laatu on heikko, internetyhteys pätkii tai kaistanleveys on rajoitettu.
Kysy itseltäsi: ymmärtääkö yleisö tämän? Vältä myös ammattislangia tai teknisiä termejä, jotka eivät ole osallistujille tuttuja.
Pidä mielessä kulttuuriset vivahteet
Kulttuurieroilla on merkittävä rooli viestinnässä. On erittäin tärkeää huomioida kaikkien osallistujien kulttuuriset erityispiirteet. Vältä kieltä tai eleitä, jotka toisessa kulttuurissa voidaan ehkä ymmärtää loukkaavina tai välinpitämättömyyden osoituksena.
Kannusta kaikkia osallistujia aktiivisuuteen
Hauskat pelit, toistuvat kysymykset ja interaktiiviset työkalut, kuten mobiilisovellukset, edistävät osallisuuden tunnetta ja kannustavat vuoropuheluun, jolloin keskustelut pysyvät kiinnostavina ja dynaamisina.
Havainnollista keskeinen viestisi
Visuaaliset elementit piristävät yksitoikkoista virtuaalista kokousta, ja niiden avulla osallistujien on helpompi ymmärtää esitettyjä tietoja. Tietojen visualisointi voi myös olla oiva apu kielimuurien murtamiseen.
