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Los eventos y reuniones virtuales se han convertido en una constante en la jornada laboral de muchas personas. Con el aumento del teletrabajo y la colaboración global, las teleconferencias, los seminarios web, los encuentros virtuales o las reuniones Town Hall corporativas pueden ser una forma eficaz de reunir a las personas, estén donde estén.
Sin embargo, organizar una reunión virtual productiva y que salga a las mil maravillas puede ser todo un desafío cuando los participantes hablan idiomas diferentes. Una buena comunicación es vital para el éxito de cualquier encuentro virtual, pero la cosa puede complicarse cuando tienes un público multilingüe.
Puede haber barreras lingüísticas, matices culturales y acentos y dialectos diferentes. Estos aspectos pueden generar malentendidos y problemas de comunicación que generen confusión y obstaculicen la colaboración. Además, las personas con orígenes culturales diferentes pueden estar acostumbradas a estilos de comunicación, actitudes y valores distintos, lo cual puede dificultar, por ejemplo, la comprensión de los puntos de vista de los demás y encontrar puntos en común.
Si bien el idioma es un gran desafío, es muy probable que también te encuentres obstáculos por las diferencias horarias o por limitaciones y dificultades tecnológicas.
Para superar estas complicaciones, hemos creado una lista de prácticas recomendadas para garantizar que tu sesión virtual multilingüe discurra sin problemas. Prepárate para celebrar eventos virtuales inclusivos que derriben barreras y fomenten la accesibilidad global.
1. Preparación
La preparación es fundamental a la hora de planificar cualquier evento virtual, y lo es todavía más cuando el público es multilingüe. Ningún participante querrá asistir a tu sesión si, una vez allí, se percata de que se está celebrando en un idioma que no habla y que no hay ninguna opción multilingüe disponible. ¿Cómo puedes empezar a prepararte para el éxito?
Avergua qué idioma(s) hablan los asistentes
Tu primer paso para preparar un evento virtual multilingüe debería ser averiguar cuáles son las necesidades lingüísticas de tus asistentes, presentadores y moderadores. Esto implica elegir qué idiomas se van a utilizar y comprobar si hay un idioma común con el que todos los participantes se sientan cómodos.
Elige el apoyo lingüístico adecuado
Analizar los requisitos lingüísticos de tu público también servirá para determinar si necesitas traducir los documentos de la reunión y los materiales de comunicación, como órdenes del día y presentaciones, lo cual contribuirá a garantizar que todos los asistentes puedan seguir la reunión o el evento y participar plenamente en él.
También deberías plantearte si necesitas intérpretes para facilitar el diálogo. La interpretación permite que todos los asistentes puedan entender la conversación y participar en ella en tiempo real. De esta forma, se sentirán implicados y escuchados.
Elige la plataforma virtual y las herramientas adecuadas
Seguro que alguna vez has estado en una reunión en la que el presentador ha hablado con el micrófono desactivado, alguien ha perdido la conexión o los asistentes no podían oír bien a los moderadores. ¿Cómo se puede evitar esto?
Antes del evento, asegúrate de que todos los asistentes tengan el equipo adecuado para unirse y poder participar sin problemas. Esto puede implicar una buena conexión a Internet, un micrófono, una cámara web e, incluso, auriculares.
Elegir las herramientas adecuadas es fundamental para garantizar el éxito de tu reunión o evento. La plataforma que elijas para alojar el acto tiene que ser intuitiva y fiable, además de ofrecer las herramientas necesarias para que la comunicación sea eficaz. Busca opciones para añadir traducción en tiempo real, grabar la sesión, elaborar resúmenes y notas de la reunión generados por IA y la posibilidad de disponer de pistas separadas para todos los intérpretes. Estas herramientas ayudan a eliminar las barreras lingüísticas, lo que garantiza que todos los participantes puedan entender y participar.
Pruebe antes de empezar
Antes de iniciar el evento, prueba la tecnología y la plataforma para asegurarte de que funciona correctamente. Esto puede servir para evitar dificultades técnicas. Asegúrate de reunir a todos los ponentes y moderadores para que puedan verificar que tienen una conexión estable y buena luz, y que los micrófonos y los dispositivos de sonido funcionan correctamente.
Si tomas estas medidas durante la preparación, podrás eliminar cualquier posible barrera de comunicación y garantizar que tanto los presentadores como los asistentes puedan participar de forma equitativa.
2. Comunicación
Garantizar la eficacia comunicativa en sesiones multilingües va mucho más allá de ofrecer opciones multilingües. Aunque puede parecer que la comunicación únicamente se produce durante el evento, en realidad comienza mucho antes de las fases de planificación, con las invitaciones y la promoción previa al evento. Tampoco termina cuando concluye el evento, sino que las comunicaciones posteriores, como los correos electrónicos de seguimiento y los mensajes de agradecimiento para los oradores, también son de vital importancia.
Promociona la sesión
Antes de que llegue la fecha, tienes que darle difusión a tu sesión, ya sea enviando invitaciones a compañeros y buscando un hueco en sus calendarios o preparando una campaña multicanal.
¿Vas a necesitar una página de destino específica o una página web totalmente localizada para el evento? Si estás preparando una campaña multilingüe por correo electrónico, asegúrate de que el contenido del correo electrónico está bien localizado para el público objetivo del evento. A la hora de hablar de los resultados o beneficios principales de tu evento, recuerda que las expectativas pueden variar dependiendo de la cultura de los asistentes, así que adapta tus mensajes para mostrar lo que ofrecerá tu sesión.
Utiliza un lenguaje claro y sencillo
Cuando te comuniques en un evento o una reunión virtual, deberías utilizar un lenguaje claro y sencillo que todo el mundo pueda entender. Esto es todavía más importante en las reuniones virtuales que en los eventos físicos, ya que los participantes no pueden recurrir a las señales no verbales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales, para interpretar y entender lo que se está diciendo.
Además, los participantes pueden estar haciendo varias cosas al mismo tiempo o distraerse fácilmente; por eso es importante utilizar un lenguaje directo y sencillo para mantener su atención y participación.
Además de estos factores, también hay que tener en cuenta las limitaciones o los problemas técnicos que pueden surgir con las plataformas de comunicación virtual, que también pueden dificultar la comprensión del lenguaje complejo o técnico; por ejemplo, cuando la calidad del sonido es mala, hay problemas con la conexión a Internet o el ancho de banda es limitado.
Pregúntate si tu público entenderá lo que vas a decir y evita usar jerga o terminología técnica que los participantes podrían desconocer.
Ten en cuenta los matices culturales
Las diferencias culturales tienen un papel fundamental en la comunicación. Es fundamental ser consciente de las sensibilidades culturales de todos los participantes. Evita utilizar un lenguaje o gestos que puedan percibirse como ofensivos o carentes de sensibilidad en otras culturas.
Fomenta la participación de todos los asistentes
Utilizar juegos para romper el hielo, hacer preguntas con frecuencia y usar herramientas interactivas, como aplicaciones móviles, puede ser la forma perfecta de que los asistentes se sientan incluidos y participen en los debates, que serán más interesantes y dinámicos.
Ilustra tus ideas
Las ayudas visuales pueden romper con la monotonía de una reunión virtual y facilitar la comprensión de la información que se presenta por parte de los asistentes. También pueden ser muy útiles para reducir las barreras lingüísticas porque ofrecen una representación visual de la información.
