Une entreprise internationale du secteur Life Sciences centralise la gestion de ses traductions

Suite à un processus d’appel d’offres complet ayant conduit à la sélection de neuf prestataires officiels, Acolad a été choisi comme prestataire principal. Sa priorité a été de développer un programme de traduction centralisé déployable à l’échelle mondiale, basé sur deux mesures standard :

1. Procédures de gestion des traductions en interne
2. Définition de la collaboration du réseau de prestataires pour les prochains projets

En tant que prestataire principal, Acolad a renforcé le programme en fournissant une plateforme technologique utilisable par tous les services de traduction (traducteurs en interne et autres prestataires approuvés). Cette plateforme centralise toutes les ressources linguistiques à l’échelle de l’entreprise pour optimiser la collaboration entre les parties prenantes internes et externes :

• Mémoires de traduction
• Devis
• Gestion de projet
• Intégration avec le système d’achat du client (SAP Ariba)

Le portail de gestion des traductions offre plusieurs avantages au client, parmi lesquels :

L’intégration du référentiel de mémoire de traduction permet à l’ensemble des prestataires et des services d’accéder à l’inventaire complet des contenus traduits précédemment.

L’un des principaux avantages du référentiel est qu’il permet aux prestataires d’extraire et de télécharger le contenu de la mémoire de traduction pour travailler en dehors du portail, avec leurs propres outils et processus.

Le portail centralise la création de devis et la mise en concurrence des prestataires. L’intégration avec SAP Ariba permet de retrouver rapidement et facilement les coûts approuvés.

Le module de création de devis disponible dans le portail permet aux parties prenantes internes de demander simultanément à tous les prestataires de soumettre leurs offres. Cette option centralisée évite d’envoyer plusieurs e-mails à différents prestataires ou d’utiliser différents outils propriétaires.

Une fois qu’un projet a été attribué, l’intégration avec SAP Ariba simplifie l’approbation financière, l’émission des bons de commande et le suivi financier dans SAP Ariba et le portail. Le client n’a pas besoin de se déconnecter du portail pour se connecter à Ariba, ce qui fluidifie le processus. Cette solution complète permet de tout gérer, de la demande de devis à l’émission de bons de commande. L’intégration assure la conformité des prestataires approuvés. 

Le portail inclut également un module de gestion des projets de traduction. Du fait de la diversité des exigences dans l’entreprise, notre client souhaitait que les utilisateurs puissent créer leurs propres workflows en fonction de leurs besoins. Le portail fournit une solution souple basée sur des processus standardisés, qui enregistre une piste d’audit détaillée pour chaque projet.

Le portail stocke des glossaires, des conventions stylistiques, des modèles et d’autres procédures opérationnelles normalisées dans un référentiel de fichiers, ce qui permet de rationaliser les processus et d’assurer la cohérence de tous les livrables traduits.

L’objectif n’était pas seulement de fournir des fonctionnalités performantes, mais également de développer une plateforme intuitive et simple d’utilisation adaptée aux besoins du client et aux différents profils d’utilisateurs. Tous les utilisateurs devaient pouvoir se former et adopter le système en quelques minutes.

Sa conception intuitive évite les formations longues et la documentation excessive. Les utilisateurs n’ont pas besoin de comprendre les subtilités du processus de traduction pour gérer les projets : le portail le fait pour eux. 

Depuis l’implémentation du portail, les délais de traduction ont considérablement diminué, car les différents services de l’entreprise peuvent tirer parti des contenus traduits précédemment pour leurs propres projets. Les prestataires n’ont plus à se contenter des mémoires de traduction créées par leurs soins au fil des ans. Ils ont accès aux mémoires de traduction partagées par les huit autres prestataires, ce qui garantit la cohérence de l’ensemble du contenu traduit.

En mettant en concurrence les prestataires pour ses différents projets par le biais d’un modèle de devis standard, notre client est parvenu à réduire les coûts et les délais d’exécution. Conscients de la concurrence, les prestataires sont incités à proposer des tarifs attractifs et à innover pour livrer les projets dans de meilleurs délais.

Une fois les projets terminés, les nouvelles mémoires de traduction sont chargées par les prestataires, enrichissant la base de données de contenus traduits à réutiliser, ce qui contribue à diminuer les coûts.