Acolad
Commander Communiquer

Transcription de volumes importants de données médicales avec un délai de traitement de 24 heures

Un grand fournisseur de services médicaux et d’assurance aux États-Unis avait besoin de remplacer un partenaire de transcription des données sous-performant sans perturber les évaluations de sinistres soumises à des délais stricts. Il lui fallait un volume élevé, un délai de traitement de 24 heures, une qualité constante et la capacité de passer à l’échelle. Voici comment nous avons répondu à ces exigences.

 

Industrie et services

À propos du client
Un fournisseur de services médicaux et d’assurance établi aux États-Unis nécessitant la transcription à volume élevé de documents médicaux pour soutenir des évaluations et des examens de dossiers soumis à des délais stricts.

Présente dans plusieurs États, l’organisation dépend de transcriptions précises, au format homogène, livrées dans des délais quotidiens stricts.

Le défi

Améliorer la transcription des données sans perturber les évaluations médicales sensibles aux délais

Ce client traite des documents médicaux qui alimentent directement des évaluations soumises à des délais fixes. Une transcription qui arrive tardivement retarde l’évaluation. Une erreur d’interprétation d’un terme clinique, une structure de document incompatible avec le système de traitement en aval ou une incohérence de formatage nécessitant une correction manuelle : chaque défaillance survient au pire moment, lorsqu’un dossier est déjà en cours de traitement.

Son fournisseur précédent avait échoué aussi bien sur la qualité que sur le coût. Mais un changement à mi-parcours comporte ses propres risques : un nouveau partenaire doit s’intégrer rapidement, s’aligner sur la terminologie médicale et les conventions de documentation, et être performant dès les premiers fichiers.
Le volume complique encore la situation. Les volumes quotidiens fluctuent, et un partenaire capable de gérer aisément des volumes moyens peut échouer lors des pics d’activité. C’est précisément dans ces moments qu’une transcription retardée ou inexacte entraîne le plus de dommages opérationnels. Une garantie d’un délai de 24 heures est ce qui permet de maintenir le bon fonctionnement de l’activité.

doctor on tablet during clinical research study

« Dans la transcription médicale à volume élevé, les défaillances de qualité ne restent pas isolées : elles se répercutent dans l’ensemble du processus d’évaluation en aval. Le travail que nous avons consacré à l’élaboration du guide de style personnalisé et du cadre d’assurance qualité n’était pas un surcoût. C’est ce qui a rendu possible une transition harmonieuse dès le premier jour. »

 

Jennifer Nacinelli, responsable du programme de données sur l’IA, Acolad

Alimentez votre IA avec des données multilingues de haute qualité et à grande échelle

Acolad fournit des ensembles de données ciblés, précis et fiables pour assurer le meilleur rendement possible en matière d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique.

Découvrez nos services de données
square-60
La solution

Une transcription de données évolutive avec un cadre de qualité conçu pour répondre aux normes élevées des documents médicaux

Acolad a constitué un pool dédié de transcripteurs médicaux expérimentés, soutenu par une équipe d’assurance qualité interne, dimensionné pour s’adapter aux variations quotidiennes de la charge de travail. La base du dispositif reposait sur un guide de style personnalisé, élaboré spécifiquement pour cette mission :

  • Une terminologie normalisée pour tous les types de documents médicaux concerné

  • Une mise en forme et une structure de documents cohérents, alignés sur les exigences de traitement en aval

  • Un point de référence unique pour chaque cas particulier, remplaçant les incohérences qui avaient créé des frictions avec le fournisseur précédent

La production suit un flux de travaux structuré en trois étapes : transcription, revue d’assurance qualité, livraison finale. Des outils de plateforme dédiés, des bases de données terminologiques et des automatisations de mise en forme assurent l’efficacité de chaque étape à grande échelle.

L’équipe d’assurance qualité interne du client a qualifié le cadre de qualité de facteur de différenciation direct par rapport au fournisseur précédent.

Les résultats en bref

24 heures

Délai de traitement garanti, tous volumes confondus

Processus

d’assurance qualité en trois étapes garantissant le plus haut niveau de qualité

Multi-États

Extension vers de nouveaux États américains rendue possible

Les résultats

Une opération de transcription de données fiable et évolutive — dès le premier jour

Le délai de traitement de 24 heures a été respecté de manière constante sur l’ensemble des volumes dès le début du projet.

Le guide de style a permis de résoudre les incohérences de mise en forme qui nécessitaient auparavant des corrections manuelles.

Enfin, l’équipe d’assurance qualité interne du client a formulé des retours très positifs, citant spécifiquement le cadre qualité personnalisé comme facteur clé de la fluidité de la transition depuis le fournisseur précédent.

 

freelancer-avatars-centered 1

Vous recherchez un service de transcription de données fiable et à grande échelle?

Contactez-nous