Mitä tapahtuu, kun syötät Word-muotoisen sopimuksen, Excel-taulukon tai PowerPoint-esityksen ilmaiseen tekoälykääntäjään? Yleensä muotoilu menee sekaisin, ja bränditermit kääntyvät epäjohdonmukaisesti.
Tekoälypohjainen asiakirjojen käännöspalvelu muuntaa Office-tiedostot suoraan säilyttäen asettelun, jolloin vältyt muotoilun virheiltä ja terminologian epäjohdonmukaisuuksilta. Yritystiedostojen kääntämisessä valitsemasi työkalu ratkaisee, pysyvätkö terminologia, muotoilu ja tiedot hallinnassa. Kerromme tässä, miten tekoälykääntäminen toimii näissä kolmessa muodossa ja mitä kannattaa tarkistaa etukäteen.
Miten Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen tekoälykääntäminen toimii
Teknisesti tarkasteltuna tekoälypohjainen asiakirjojen käännöspalvelu kääntää tiedoston tekstin tekoälyllä säilyttäen asiakirjan rakenteen ennallaan. Jokainen Office-tiedosto käännetään hieman eri tavalla.
-
Word. Voit kääntää joko osan tekstistä tai koko asiakirjan. Tuotos korvaa tekstin tai näkyy sen vieressä asetuksista riippuen.
-
Excel. Voit kääntää yhden solun tai useita soluja kerralla. Jokainen ei-tyhjä solu käännetään erikseen, minkä jälkeen käännös joko korvaa alkuperäisen solun tai lisätään seuraavaan sarakkeeseen.
-
PowerPoint. Tekstiruutujen tekstit käännetään dia kerrallaan.
Työkalujen väliset erot näkyvät lopputuloksessa. Yritystason työkalu säilyttää muotoilun käännöksessä ennallaan, joten et joudu rakentamaan asettelua uudelleen käsin. Jotkin työkalut toimivat nyt suoraan Microsoft 365:n sisällä, jolloin voit kääntää tekstiä poistumatta asiakirjasta.
Miksi yleiskäyttöinen tekoälykäännöspalvelu ei riitä liiketoimintadokumenteille
Ilmainen käännösohjelma tai yleiskäyttöinen tekoälytyökalu selviää arjen tiedostoista riittävän hyvin. Työasiakirjoihin liittyy kuitenkin omat haasteensa, ja kolme kustannustekijää tulee nopeasti esiin.
Brändisi viestintä ei säily yhtenäisenä. Yleiskäyttöinen tekoäly ei tunne käyttämäsi terminologiaa tai sävyä. Se kääntää nopeasti ja ajautuu herkästi tyylillisesti sivuun, jolloin tuotenimet ja avainkäsitteet muuttuvat eri tavoin eri markkinoilla. Tällöin tarkistajasi joutuvat kääntämään tekstiä uudelleen pelkän tarkistamisen sijasta, ja muutaman tunnin työ venyy useiksi päiviksi.
Tietosi ovat vaarassa. Aina kun joku liittää luottamuksellisen tiedoston julkiseen malliin, kyseisen sisällön hallinta menetetään. Kun kyseessä on sopimus tai julkaisematon tuotedokumentti, seurauksena on immateriaalioikeuksiin liittyvä riski, jota ei voi perua.
Sirpaloituneet kulut. Tiimit turvautuvat samanaikaisesti ChatGPT:hen, DeepL:ään ja toimistoihin. Kustannukset nousevat jokaisella markkinalla, eikä saatavilla ole auditointipolkua eikä jaettua kontekstia.
Kustannukset ohjaavat käännöstöitä hallinnoituihin alustoihin, ja markkinat seuraavat tätä suuntausta: Slatorin vuoden 2026 markkinaraportin mukaan kieliteknologia-alustojen kasvu oli 19,8 prosenttia vuonna 2025, ja niiden osuus kielipalvelumarkkinoista nousi 16,1 prosenttiin.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen yritystiedostojen kääntämistä tekoälyn avulla
Ennen kuin syötät liiketoiminta-asiakirjan mihin tahansa tekoälykääntäjään, tarkista kolme asiaa.
Brändin mukainen tuotos. Työkalun tulee hyödyntää sanastoja, tyylioppaita ja aiempia käännöksiä, jotta terminologia pysyy yhdenmukaisena kaikissa tiedostoissa ja kaikissa tiimeissä.
Tietojen hallinta. Sisältösi pitää pysyä turvallisessa ja vaatimustenmukaisessa infrastruktuurissa, eikä sitä saa missään tapauksessa syöttää julkiseen koulutusmalliin. Kysy, missä tietojasi käsitellään ja minkä sertifikaattien nojalla.
Muotoilu. Käännetty tiedosto tulisi toimittaa käyttövalmiina eikä raakatekstinä, jota joudut muotoilemaan uudelleen.
Acolad on kehittänyt näiden vaatimusten täyttämiseksi Lia Go -työkalun, joka on tekoälypohjaisen Lia-käännösalustamme sisällä toimiva yrityskäyttöön tarkoitettu tekoälykäännöstyökalu. Se kääntää Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot, käyttää käännöksissä yrityksesi brändimateriaaleja ja palauttaa ne alkuperäisellä tavalla muotoiltuina. Palvelu toimii infrastruktuurissa, joka on sertifioitu standardien ISO 27001, SOC 2 Type II ja ISO 17100 mukaisesti, noudattaa GDPR-vaatimuksia eikä käytä käyttäjän sisältöä julkisten tekoälymallien kouluttamiseen.
Käännä siellä, missä työskentelet – omilla ehdoillasi
Liiketoimintasisällön kääntämisessä pelkkä nopeus ei ole tärkeintä. Työkalun on säilytettävä terminologiasi ja muotoilusi, ja itse haluat taatusti säilyttää tietojesi hallinnan. Kun valitset yrityskäyttöön suunnitellun mallin, Office-tiedoston kääntämiseen tarvitaan yksi vaihe eikä ylimääräisiä kommervenkkejä.
Katso, miten Lia Go tuottaa Word-, Excel- ja PowerPoint-asiakirjojen tekoälykäännökset.
Yhteenveto
-
Tekoälypohjainen asiakirjojen käännös muuntaa Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostot toiselle kielelle säilyttäen niiden rakenteen.
-
Wordissa voit kääntää valitun osan tai koko tiedoston, Excelissä yksittäisiä soluja tai koko tiedoston ja PowerPointissa kunkin tekstiruudun tekstin tai koko tiedoston.
-
Yleiskäyttöinen tekoäly aiheuttaa yrityssisällön kääntämisessä kolme erilaista kustannusta: brändin sävy ei säily yhtenäisenä, tiedot päätyvät julkisiin malleihin ja korjaamisesta aiheutuu lisätyötä.
-
Yrityskäyttöön tarkoitettu työkalu noudattaa yrityksesi terminologiaa, varmistaa tiedostojen turvallisuuden ja säännösten noudattamisen sekä palauttaa ne muotoiltuna alkuperäisellä tavalla.
-
Lia Go tuo tekoälypohjaisen asiakirjojen kääntämisen Office-ympäristöön. Palvelu hyödyntää yrityksesi brändimateriaaleja ja täyttää ISO 27001 -standardin ja GDPR-asetuksen vaatimukset, ja käännöksille on saatavilla ihmisen suorittama tarkistus Lia Services -palvelun kautta.
