Wat gebeurt er als u een Word-contract, een Excel-werkblad of een PowerPoint-presentatie in een gratis AI-vertaalprogramma sleept? Meestal raakt de opmaak in de war en worden uw merktermen niet consistent weergegeven.
Een AI-vertaling van documenten gaat Office-bestanden rechtstreeks converteren, waarbij de opmaak behouden blijft en opmaakfouten en inconsistenties in de terminologie worden voorkomen. Bij bedrijfsdocumenten bepaalt de tool die u kiest of de terminologie, opmaak en gegevens onder controle blijven. Hierna wordt uitgelegd hoe het bij de drie formaten werkt en waar u in primis op moet letten.
Hoe AI-vertaling van documenten werkt voor Word, Excel en PowerPoint
Achter de schermen past AI-vertaling van documenten een AI-vertaling toe op de tekst van een bestand, terwijl de structuur eromheen behouden blijft. Elk Office-formaat werkt net iets anders.
-
Word. U vertaalt een gedeelte of het volledige document. Het resultaat vervangt de tekst of wordt ernaast weergegeven, afhankelijk van uw instelling.
-
Excel. U kunt één cel of meerdere cellen tegelijk vertalen. Elke niet-lege cel wordt afzonderlijk vertaald, waarna deze de oorspronkelijke cel vervangt ofwel in de volgende kolom terechtkomt.
-
PowerPoint. U vertaalt de tekst in elk tekstvak, dia per dia.
Het verschil tussen de tools komt tot uiting in de verkregen resultaten. Een professionele tool zorgt ervoor dat de opmaak van het bestand intact blijft, zodat u de lay-out niet handmatig opnieuw hoeft op te bouwen. Sommige tools voeren dit nu rechtstreeks binnen Microsoft 365 uit, zodat u kunt vertalen zonder het document te verlaten.
Waarom algemene AI-vertalingen bij zakelijke documenten tekortschieten
Een gratis vertaalprogramma of een algemene AI-tool kan een persoonlijk bestand prima aan. Bedrijfsdocumenten zijn een ander probleem, en er duiken al snel drie kostenposten op.
Uw merk raakt op drift. Algemene AI kent uw terminologie of uw stijl niet. Het wordt snel vertaald en er treden afwijkingen op, waardoor productnamen en sleutelbegrippen in elke markt anders uitkomen. Uw revisoren vertalen dan opnieuw in plaats van revisie uit te voeren, waardoor een klus van enkele uren dagen kan aanslepen.
Uw gegevens worden blootgesteld. Telkens iemand een vertrouwelijk bestand in een openbaar model plakt, ontsnapt de content aan uw controle. Bij een contract of nog niet gepubliceerde productdocumentatie is dat een risico op het vlak van intellectueel eigendom dat u niet ongedaan kunt maken.
Uw uitgaven versnipperen. Teams maken parallel gebruik van ChatGPT, DeepL en agentschappen. De kosten stijgen bij elke markt, zonder audittrail en zonder gedeelde context.
Door die kosten verschuift het vertaalwerk naar beheerde platforms, en de markt volgt deze trend: volgens het marktrapport van Slator uit 2026 groeiden de platforms voor taaltechnologie in 2025 met 19,8% en bereikten ze daarmee een aandeel van 16,1% van de markt voor taaldiensten.
Wat u moet controleren voordat u bedrijfsbestanden met AI vertaalt
Controleer drie aspecten voordat u een bedrijfsdocument door een AI-vertaalprogramma laat verwerken.
Resultaat in lijn met het merk. De tool moet uw woordenlijsten, stijlgidsen en eerdere vertalingen toepassen, zodat de terminologie in elk bestand en binnen elk team consistent blijft.
Gegevensbeheer. Uw content moet op een veilige infrastructuur blijven die aan de voorschriften voldoet en mag nooit voor een openbaar trainingsmodel worden gebruikt. Vraag waar uw gegevens worden verwerkt en op basis van welke certificeringen.
Opmaak. Het vertaalde bestand moet kant-en-klaar worden aangeleverd, niet als ruwe tekst die u zelf nog moet opmaken.
Om aan deze eisen te voldoen, hebben we Lia Go ontwikkeld, de AI-vertaaltool voor bedrijven binnen Lia, het AI-vertaalplatform van Acolad. Het converteert Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden, past uw huisstijlelementen op elk bestand toe en levert ze vervolgens terug met behoud van de opmaak. Het draait op infrastructuur die gecertificeerd is volgens ISO 27001, SOC 2 Type II en ISO 17100, voldoet aan de AVG en gebruikt uw content niet om openbare AI-modellen te trainen.
Vertaal waar u werkt, volgens uw voorwaarden
Bij bedrijfscontent gaat het niet alleen om snelheid. De tool moet uw terminologie, uw opmaak en controle over de gegevens behouden. Kies een die voor zakelijk gebruik is ontworpen; dan is het vertalen van een Office-bestand één stap in plaats van een omweg.
Ontdek hoe Lia Go AI-vertaling van documenten in Word, Excel en PowerPoint aanpakt.
Belangrijkste lessen
-
Met AI-vertaling van documenten worden Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden naar een andere taal omgezet, waarbij de structuur behouden blijft.
-
In Word vertaalt u een selectie of het hele bestand, in Excel afzonderlijke cellen of het hele bestand, en in PowerPoint de tekst in elk vak of het hele bestand.
-
Algemene AI brengt drie nadelen met zich mee voor zakelijke content: koersverlies van het merk, blootstelling van gegevens via openbare modellen en herwerking tijdens revisie.
-
Een professionele tool past uw terminologie toe, zorgt ervoor dat bestanden veilig en conform de voorschriften blijven, en stuurt ze terug met behoud van de opmaak.
-
Lia Go introduceert AI-vertaling van documenten in Office, gebaseerd op uw merkmateriaal, conform ISO 27001 en de AVG, met menselijke revisie beschikbaar via Lia Services.
