Wat is videotolken op afstand (VRI)?

Videotolken op afstand (VRI) verbindt deelnemers aan een gesprek in realtime met een gekwalificeerde tolk via een beveiligde videoverbinding. Dit artikel legt uit hoe het werkt, wanneer je het kunt inzetten en wat het verschil is met OPI.

Een ziekenhuis heeft met spoed een gebarentolk nodig. De dichtstbijzijnde beschikbare tolk bevindt zich op twee uur rijden. Via een beveiligde videoverbinding ben je in enkele minuten in huis – de patiënt kan de tolk zien, de arts kan de tolk zien en het gesprek kan plaatsvinden.

Dat is videotolken op afstand (VRI) in de praktijk. In dit artikel gaan we nader in op wat het is, hoe het werkt en wanneer het zinvol is om VRI te gebruiken in plaats van andere tolkopties.

Hoe een VRI-sessie werkt

Een medewerker opent het VRI-platform – op een tablet, laptop of speciaal apparaat – selecteert de gewenste taal en maakt verbinding. Een beschikbare gekwalificeerde tolk voegt zich bij het videogesprek, meestal binnen enkele minuten voor gangbare talen.

Vanaf dat moment werkt de sessie zoals elk ander getolkt gesprek: de tolk tolkt het gesprek in realtime en zet het gesprokene om van de ene taal in de andere. Iedereen in de ruimte kan de tolk zien. En de tolk kan de gespreksdeelnemers zien.

Sessies worden meestal per minuut of per sessie gefactureerd. Bij overeenkomsten met organisaties is meestal ook rapportage over het gebruik opgenomen, zodat organisaties het volume en de kosten binnen verschillende teams of voor verschillende locaties kunnen bijhouden.

Voor VRI is een stabiele internetverbinding nodig en apparatuur met een camera en microfoon. Dit zijn de belangrijkste technische voorwaarden. Als hieraan is voldaan, werkt de service voor de meest soorten gesprekken betrouwbaar.

In welke situaties organisaties VRI gebruiken

VRI werd voor het eerst op grote schaal toegepast in de zorg en bij de overheid, waar de vraag naar gebarentolken groter was dan het aanbod van tolken die op locatie kon tolken. Maar het wordt nu ook binnen andere organisaties gebruikt, waar tolken op afstand een vervanging vormt voor fysieke aanwezigheid.

Zorg

Bij artsenbezoeken, triages en processen met betrekking tot informed consent is visueel contact vaak belangrijk en kan niet altijd worden ondervangen door audiodiensten – een patiënt waaraan te zien is dat hij of zij pijn heeft, een arts die fysieke stress afleest, of een complexe uitwisseling waarbij het belangrijk is om elkaar duidelijk te zien. Bij VRI is dit allemaal mogelijk zonder dat een tolk naar de locatie hoeft te reizen.

Overheid en juridisch

Rechtbanken, lokale overheden en juridische diensten maken steeds vaker gebruik van VRI voor gebarentolken en in situaties waarin een tolk op locatie op korte termijn niet beschikbaar is. In veel landen wordt VRI voor de meeste juridische procedures erkend als een geldige methode, met uitzondering van beëdigde getuigenverklaringen.

HR en relatie met de medewerkers

Een overleg over disciplinaire maatregelen, een reïntegratiegesprek, een overleg over ontslag wegens bedrijfseconomische redenen – deze gesprekken vereisen een tolk die de situatie kan inschatten. Dankzij VRI zijn dit soort gesprekken mogelijk met een gekwalificeerde tolk zonder dat dit een week van tevoren moet worden gepland.

VRI versus OPI: Hoe weet je welke van de twee je nodig hebt?

Zowel VRI als OPI (Over-the-Phone Interpreting) zijn diensten op afstand. Het verschil is de videoverbinding – en of dat van belang is voor uw specifieke gesprek.

Gebruik VRI als...	Gebruik OPI als...
Visuele communicatie een integraal onderdeel uitmaakt van het gesprek	Het gesprek op audio gebaseerd is en er geen visuele informatie nodig is
Er een gebarentolk nodig is	Snelheid en volume prioriteit hebben
Het zien van de tolk vertrouwen of duidelijkheid creëert	Het om een standaard, gestructureerd of kort gesprek gaat
Tolken op locatie niet mogelijk is en de visuele context belangrijk is	Kostenefficiëntie een belangrijke overweging is

Als je niet zeker weet welke optie het meest geschikt is, is er een eenvoudige leidraad: zou het zien van de tolk iets veranderen aan dit gesprek? Zo ja, VRI. Zo niet, dan is OPI waarschijnlijk voldoende.

Belangrijkste lessen

VRI zorgt voor de verbinding tussen een gekwalificeerde menselijke tolk via beveiligde videoverbinding – het is geen AI-vertaling en het is altijd een echte tolk.
Het is de meest geschikte optie wanneer visuele communicatie een integraal onderdeel uitmaakt van het gesprek: gebarentaal, artsenbezoeken, HR-procedures of elke uitwisseling waarbij het belangrijk is om elkaar te zien.
Er is een stabiele internetverbinding voor nodig en een apparaat dat is uitgerust met een camera – als aan deze voorwaarden is voldaan, werkt het betrouwbaar.
Je hoeft jezelf slechts één vraag te stellen: zou het zien van de tolk dit gesprek veranderen? Als het antwoord hierop 'ja' is, gebruik dan VRI. Zo niet, dan is OPI waarschijnlijk voldoende.

Acolad biedt VRI aan als onderdeel van een managed tolkservice – op aanvraag beschikbaar, met gekwalificeerde tolken met verschillende talencombinaties en voor uiteenlopende sectoren. Neem contact op met een van onze experts voor meer informatie.

Neem contact met ons op