Les réunions et les événements virtuels sont devenus une constante dans le quotidien d’un grand nombre de professionnels. Le télétravail et la collaboration mondiale se généralisant, les téléconférences, les webinaires, les rencontres virtuelles ou les réunions d’entreprise en ligne sont des solutions efficaces pour connecter des personnes entre elles, où qu’elles se trouvent dans le monde.
Mais lorsque les participants parlent différentes langues, il n’est pas facile d’organiser une réunion virtuelle productive et réussie. Pour qu’une rencontre virtuelle soit efficace, la communication doit être irréprochable, et ce n’est pas aisé lorsque le public est multilingue.
La barrière de la langue, les nuances culturelles, les accents et les dialectes sont des freins. La mauvaise communication et les contresens sont autant de sources de confusion et d’obstacle à la collaboration efficace. Les styles de communication, attitudes et valeurs de personnes d’origines culturelles différentes varient, ce qui peut empêcher de comprendre les points de vue de chacun et de trouver un terrain d’entente.
Mais la langue n’est pas le seul obstacle. Vous devez aussi gérer différents fuseaux horaires, des limites technologiques et des difficultés techniques.
Pour surmonter toutes ces difficultés, nous avons compilé une liste de bonnes pratiques qui garantiront la fluidité de vos séances virtuelles multilingues. Préparez-vous à organiser des événements virtuels inclusifs qui éliminent la barrière de la langue et améliorent l’accessibilité mondiale!
1 – Préparation
Lorsque vous planifiez un événement virtuel, la préparation est essentielle. Elle l’est encore plus lorsque votre public est multilingue. Aucun participant ne veut assister à une séance organisée dans une langue qu’il ne maîtrise pas, sans option multilingue disponible. Comment assurer la réussite de votre événement?
Informez-vous sur les langues parlées par les participants
La première étape de la préparation d’un événement virtuel multilingue doit être l’identification des langues maîtrisées par les participants, les hôtes et les animateurs. Vous devez choisir quelles langues seront utilisées et confirmer que tous les participants ont une langue en commun dans laquelle ils pourront communiquer facilement.
Sélectionnez un soutien linguistique approprié
Après avoir identifié les langues maîtrisées par votre public, vous pourrez déterminer si certains documents de réunion et supports de communication doivent être traduits, comme les ordres du jour et les présentations, afin que tous les participants puissent suivre et participer pleinement à la réunion ou à l’événement.
Il faut déterminer si des interprètes seront requis pour traduire l’échange. L’interprétation permet à tous les participants de comprendre et de prendre part à la discussion en direct. Ils se sentent ainsi plus engagés et écoutés.
Choisissez la plateforme et les outils virtuels appropriés
Vous avez certainement déjà assisté à une réunion où l’hôte s’est exprimé alors que le son était coupé de son côté, une personne a été déconnectée ou des participants n’entendaient pas bien les animateurs. Comment éviter cela?
Avant l’événement, assurez-vous que toutes les personnes concernées disposent d’équipements appropriés pour se connecter et participer : une connexion internet fiable, un microphone, une webcam ou même un casque.
Pour assurer la réussite de votre réunion ou événement, vous devez choisir les bons outils. La plateforme que vous sélectionnez doit être facile à utiliser et fiable, en plus de fournir les outils nécessaires à une communication efficace. Tournez-vous vers des solutions qui permettent de combiner traduction en temps réel, enregistrement de la séance, notes et synthèses de réunion générés par l’IA, et canaux distincts pour tous les interprètes. Ces outils permettent d’éliminer les barrières linguistiques qui empêchent les participants de comprendre et de prendre part à la discussion.
Tester avant de mettre en ligne
Avant d’appuyer sur le bouton Rejoindre, testez la technologie et la plateforme pour vous assurer qu’elles fonctionnent bien. Vous éviterez ainsi d’éventuelles difficultés techniques. Veillez à réunir tous les intervenants et animateurs, afin qu’ils puissent s’assurer que leur connexion est stable, que l’éclairage est bon et que les microphones et les haut-parleurs ou les casques fonctionnent bien.
En prenant ces précautions, vous éliminez les freins potentiels à la communication et veillez à ce que les hôtes et les participants puissent tous prendre part à la réunion.
2 – Communication
Une communication efficace lors d’événements multilingues va bien au-delà de la mise à disposition d’options multilingues. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la communication commence bien avant l’événement et sa planification, avec les invitations et la promotion qui précèdent. Les communications postérieures à l’événement, telles que les courriels de suivi adressés aux participants et les messages de remerciement destinés aux intervenants, sont également cruciales.
Faites la promotion de votre événement
Veillez à faire la promotion de votre événement avant le jour J, que ce soit en envoyant tout simplement des invitations à vos collaborateurs et en trouvant un créneau horaire compatible avec leur emploi du temps, ou en préparant une campagne multicanal.
Aurez-vous besoin d’une page d’accueil dédiée à l’événement ou d’un site Web entièrement localisé pour l’événement? Si vous préparez une campagne courriel multilingue, assurez-vous que le contenu du message est bien adapté à votre public cible. Lorsque vous faites la promotion des principaux avantages de votre événement, n’oubliez pas que les attentes peuvent varier selon l’origine culturelle des participants; adaptez donc votre message de façon à mettre en valeur les points forts de votre événement en fonction du public cible.
Employez un langage clair et simple
Assurez-vous d’employer un langage clair et simple, compréhensible de tous, pour chacun de vos événements et réunions. Ce principe est d’autant plus important dans les réunions virtuelles, car les participants ne peuvent pas se fier aux signes non verbaux, comme le langage corporel et les expressions du visage, pour interpréter et comprendre ce qui est dit.
De plus, les participants peuvent être en train de gérer plusieurs tâches à la fois ou être facilement distraits, d’où l’importance d’un langage simple et direct pour maintenir leur attention et leur engagement.
Les limites propres aux plateformes de communication virtuelle ou les problèmes techniques rencontrés par celles-ci peuvent également rendre difficile la compréhension d’un langage complexe ou technique, par exemple en cas de mauvaise qualité du son, de problèmes de connexion à internet ou de bande passante limitée.
Posez-vous la question suivante : est-ce facilement compréhensible? Évitez d’utiliser un jargon ou des termes techniques que les participants pourraient ne pas connaître.
Tenez compte des nuances culturelles
Ces nuances jouent un rôle important dans la communication. Il est essentiel de tenir compte des sensibilités culturelles de tous les participants. Évitez d’utiliser un langage ou des gestes qui pourraient être perçus comme offensants ou irrespectueux dans d’autres cultures.
Encouragez la participation
Faire des jeux pour briser la glace, poser certaines questions courantes et utiliser des outils interactifs, tels que des applications mobiles, peut être un excellent moyen de faire naître un sentiment d’inclusion chez les participants et de les inciter à participer aux discussions, qui deviennent alors plus intéressantes et dynamiques.
Illustrez votre propos
Les supports visuels peuvent contribuer à briser la monotonie d’une réunion virtuelle, en permettant aux participants de comprendre plus facilement les informations présentées. Ils peuvent également contribuer, dans une large mesure, à faire tomber les barrières linguistiques, en offrant une représentation visuelle de l’information.
