Virtuelle Besprechungen und Veranstaltungen sind aus unserem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Homeoffice, Remote-Arbeit und weltweite Zusammenarbeit sind auf dem Vormarsch. Dabei sind Telefonkonferenzen, Webinare, virtuelle Meetings oder Online-Bürgertreffen unverzichtbare und effektive Möglichkeiten, Menschen unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort zusammenzubringen.
Aber was tun, wenn die Teilnehmer:innen verschiedene Sprachen sprechen? Die Hürden für erfolgreiche, produktive Online-Treffen liegen in diesem Fall sehr hoch. Schlüssel für den Erfolg jedes virtuellen Meetings ist effektive Kommunikation. Und die kann in einer mehrsprachigen Umgebung zu einer echten Herausforderung werden.
Es gibt Sprachbarrieren, kulturelle Nuancen, Akzente und Dialekte zu berücksichtigen, die schnell zu Fehlkommunikation und Missverständnissen und in der Folge zu Verwirrung führen und damit eine effektive Zusammenarbeit behindern können. Außerdem nutzen Menschen oft je nach kulturellem Hintergrund verschiedene Kommunikationsstile und haben unterschiedliche Grundeinstellungen und Werte. Dadurch fällt es manchmal schwer, die Sichtweise des Gegenübers zu verstehen und eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zu finden.
Doch nicht nur die Sprache, sondern auch unterschiedliche Zeitzonen, technologische Einschränkungen und technische Probleme können zu Herausforderungen werden.
Um all diese Schwierigkeiten zu meistern, haben wir Ihnen hier einige Best Practices zusammengestellt. Damit werden Ihre mehrsprachigen virtuellen Veranstaltungen ein Erfolg. Überwinden Sie Sprachbarrieren und machen Sie Ihre Events zu einem weltweiten Erfolg!
1 - Vorbereitungen
Die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel für jedes erfolgreiche virtuelle Event. Das gilt vor allem bei einer mehrsprachigen Zielgruppe. Für Teilnehmer:innen ist es eine unangenehme Überraschung, wenn sie feststellen müssen, dass die Veranstaltung in einer Sprache stattfindet, die sie nicht verstehen, und es keine mehrsprachigen Optionen gibt. Wie sieht die Vorbereitung für eine erfolgreiche Veranstaltung aus?
Welche Sprache(n) sprechen die Teilnehmer:innen?
Finden Sie bei der Vorbereitung einer mehrsprachigen virtuellen Veranstaltung zunächst heraus, welche Sprachen Teilnehmer, Veranstalter und Moderatoren sprechen. So erfahren Sie, ob es eine gemeinsame Kommunikationssprache gibt, mit der sich alle wohlfühlen.
Passende Sprachpartner auswählen
Wenn Sie wissen, welche Sprachen Ihre Zielgruppe bevorzugt, können Sie die mögliche Übersetzung von Unterlagen und Kommunikationsmaterialien wie Tagesordnungen oder Präsentationen angehen. So stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmern die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen und dass sie dem Meeting oder der Veranstaltung problemlos folgen können.
Überlegen Sie außerdem, ob Sie Dolmetscher für die mündliche Kommunikation benötigen. Mit der Hilfe von Dolmetschern haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, an Diskussionen teilzunehmen. So haben sie das Gefühl, dass sie mit ihren Anliegen tatsächlich gehört werden.
Die richtigen virtuellen Plattformen und Tools
Sicher haben Sie es bereits selber erlebt: Der Moderator eines Meetings war stummgeschaltet, Teilnehmer hatten zeitweise keine Verbindung oder der Moderator war nicht gut zu verstehen. Wie lässt so etwas vermeiden?
Stellen Sie vor der Veranstaltung sicher, dass alle Teilnehmer die passende Ausstattung haben, um im vollen Umfang teilzunehmen. Dazu gehören eine zuverlässige Internetverbindung, ein Mikrofon, eine Webcam oder gegebenenfalls ein Headset.
Die Auswahl der richtigen Tools ist grundlegend für den Erfolg Ihrer Besprechung oder Ihrer Veranstaltung. Die verwendete Plattform sollte benutzerfreundlich und zuverlässig sein und die für eine effektive Kommunikation notwendigen Tools bereitstellen. Achten Sie auf die Möglichkeit von Echtzeitübersetzungen, Aufnahme der Sitzungen sowie KI-generierte Notizen und Zusammenfassungen. Wünschenswert wäre es auch, dass alle Dolmetscher eigene Tracks nutzen können. Auf diese Weise lassen sich Sprachbarrieren überwinden, damit sich alle Teilnehmenden verstehen.
Testen, bevor Sie live gehen
Bevor Sie mit Ihrer Veranstaltung live gehen, testen Sie die Technologie und die Plattform, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert. So vermeiden Sie technische Probleme. Versammeln Sie Ihre Referent:innen und Moderator:innen, damit alle überprüfen, wie stabil ihre Verbindung ist, ob sie gut ausgeleuchtet sind und dass die Mikrofone und der Ton störungsfrei funktionieren.
Durch diese Vorbereitung ersparen Sie sich, Ihren Referent:innen und Teilnehmenden potenzielle Kommunikationsprobleme und schaffen für alle gleiche Ausgangsbedingungen.
2 - Kommunikation
Effiziente Kommunikation in mehrsprachigen Konstellationen ist auch mit multilingualen Optionen kein Selbstläufer. Dazu braucht es noch mehr. Es sieht zwar so aus, als fände Kommunikation erst statt, wenn es richtig losgeht. Aber weit gefehlt. Sie beginnt schon viel früher: mit den Einladungen und erster Werbung für die Veranstaltung. Und sie endet auch nicht, wenn das Event vorbei ist: Im Anschluss sind E-Mails an die Teilnehmenden zu verschicken, und natürlich ein Wort des Dankes an die Referent:innen.
Werbung für Ihre Veranstaltung
Vor dem großen Tag bewerben Sie Ihre Session: ob nun „simple“ Einladung an die Kollegen mit der Bitte, sich die Zeit im Kalender zu reservieren, oder eine Kampagne auf mehreren Kanälen.
Benötigen Sie eine eigene Landingpage oder eine vollständig lokalisierte Website für Ihr Event? Achten Sie im Fall einer mehrsprachigen E-Mail-Kampagne darauf, dass der Inhalt Ihrer E-Mail an Ihr Zielpublikum angepasst ist. Je nach kulturellem Hintergrund kann es auch ganz verschieden sein, was Ihre Teilnehmenden von Ihrer Veranstaltung erwarten. Nehmen Sie darauf Rücksicht, wenn Sie herausstellen, was Sie bieten.
Einfache und klare Sprache
In einer virtuellen Besprechung oder Veranstaltung kommt es auf klare, einfache Sprache an, damit alle gut folgen können. Virtuell ist das noch wichtiger als in Präsenz, da nonverbale Signale fehlen, etwa Körpersprache und Gesichtsausdruck, um Gesagtes zu interpretieren.
Auch kann es sein, dass die Teilnehmenden nebenher noch anderes erledigen. Daher ist es wichtig, dass einfach und geradlinig kommuniziert wird, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten.
Abgesehen davon können auch technische Grenzen oder Probleme mit virtuellen Plattformen es erschweren, komplex formulierte Sachverhalte oder Fachsprache zu verstehen, zum Beispiel eine schlechte Tonqualität, Verbindungsprobleme oder zu wenig Bandbreite.
Prüfen Sie selbstkritisch, ob Ihre Adressaten Ihre Inhalte verstehen werden. Vermeiden Sie Fachjargon oder andere nicht geläufige Fachtermini.
Der Einfluss kultureller Nuancen
Kulturelle Unterschiede sind eine Hürde in der Kommunikation. Agieren Sie unbedingt kultursensibel. Vermeiden Sie Sprache oder Gesten, die Ihre Teilnehmenden als beleidigend, verletzend oder unsensibel auffassen könnten.
Engagement von allen Seiten
Setzen Sie Spiele als „Eisbrecher“ ein, stellen Sie immer wieder Fragen und nutzen Sie interaktive Tools, etwa mobile Apps: Das hält Ihre Teilnehmenden bei der Stange. Sie bringen sich dann stärker ein und bleiben interessiert.
Veranschaulichung
Ein virtuelles Meeting wird durch visuelle Akzente lebendiger. Auch lassen sich Inhalte so schneller erfassen. Nebenbei baut kaum etwas so wirkungsvoll Sprachbarrieren ab wie die bildliche Darstellung relevanter Informationen.
