Konferenssitulkit valmistautuvat perusteellisesti jokaiseen toimeksiantoon. Toimitetut ennakkomateriaalit vaikuttavat suoraan heidän suoritukseensa tapahtumapäivänä.
Esityslista ja puhujaluettelo
Tulkkien on tiedettävä tilaisuuden rakenne, kuka puhuu ja kuinka kauan. Viime hetken muutokset – edellisenä iltana lisätty puhuja tai istunto, joka venyy 45 minuuttia – vaikuttavat suoritukseen. Jaa esityslista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja ilmoita muutoksista heti, kun ne tulevat ilmi.
Puheet ja esitykset
Jos puhujat lukevat valmiista tekstistä tai käyttävät dioja, tulkkien pitäisi saada ne etukäteen – mieluiten 48–72 tuntia ennen tilaisuutta.
Näin he voivat valmistella terminologiaa, tarkistaa nimien ääntämisen ja ennakoida sisällön rakennetta. Puhuja, joka ei jaa mitään etukäteen ja puhuu nopeasti, on yleisin konferenssien laatuongelmien aiheuttaja.
Terminologia ja sanastot
Teknisissä tapahtumissa, kuten tieteellisissä konferensseissa, poliittisissa huippukokouksissa ja erikoisalafoorumeissa, käytetään terminologiaa, johon tulkit eivät välttämättä törmää tavanomaisessa työssään.
Lyhyt työkielen sanasto keskeisistä termeistä, lyhenteistä ja erisnimistä parantaa merkittävästi tarkkuutta ja johdonmukaisuutta koko tapahtuman ajan.
