Het voorbereiden van een meertalig event, zoals een vergadering, seminar of symposium, vergt precisie en organisatie. Tolken wordt vaak over het hoofd gezien. Toch speelt het een cruciale rol en verdient het een eigen plek op de checklist van de persoon die de vergadering plant.
Ontdek de belangrijkste factoren waarmee jij rekening moet houden bij het plannen van een event met tolken!
Bepaal de tolkbehoeften
- Hoe vindt de vergadering plaats: fysiek, op afstand of een combinatie van beide?
- In het geval van een combinatie: hoeveel personen zullen fysiek aanwezig zijn of op afstand deelnemen?
- Welke talenzullen gesproken worden? Welke moeten vertaald worden?
- Wat is de datum en wat zijn de tijden?
- Wat is het onderwerp van de vergadering?
- Wat is de organisatie van de vergadering: enkel een speech of zijn er ook workshops of uitwisselingen tussen de voornaamste spreker en de deelnemers?
Aan de hand van deze informatie kun jij bepalen of jij behoefte hebt aan simultaan tolken, consecutief tolken of fluistertolken.
Voorbereiding van de tolkopdracht
- Stuur eventuele voorbereidende documenten zoals:
- De planning van het programma en de namen van de sprekers
- De uitzending van de presentatie
- Een glossarium met specifieke termen en acroniemen, indien beschikbaar
- Alle andere content waarover jij beschikt en die de tolken kan helpen om hun vertalingen voor te bereiden.
- Zorg voor apparatuur: een microfoon voor de tolken en koptelefoons voor de deelnemers.
- Zorg voor de perfecte locatie: Het is niet alleen belangrijk dat tolken de woorden duidelijk horen, maar zij moeten de spreker ook goed kunnen zien. Indien een direct zicht op de spreker niet mogelijk is, kun je de tolk ook plaatsen in een aangrenzende ruimte met een videoscherm voor een kwalitatief hoogstaande tolksessie.
