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Lorsqu'on nous demande "Quel est votre métier ?" et que nous répondons "Je travaille chez Acolad, leader des services de localisation", nos interlocuteurs restent souvent perplexes. Mais nous tenons à préciser que l'activité principale de notre entreprise est plus complexe qu'il n'y paraît à première vue !
Beaucoup de nos clients ne savent pas vraiment ce qu'est la création de comptes rendus et de résumés de réunions jusqu'à ce qu'ils en aient réellement besoin dans leur travail. Ce qui est intéressant, c'est que le travail du rédacteur n'est que la partie émergée de l'iceberg, puisqu'il s'agit de fournir à nos clients un document complet et prêt à l'emploi à l'issue de leurs réunions.
Voici les principales étapes d'un travail d'écriture :
Comprendre le client
Le premier contact permet de comprendre les enjeux de la réunion : le type de réunion, le contexte et les objectifs de communication du client. Outre les informations pratiques (date, heure, lieu), cette étape est déterminante pour nous permettre d'offrir le niveau de retraitement idéal : le bon choix parmi nos solutions d'écriture (transcription, rapport, synthèse) détermine la satisfaction finale de notre client.
Une mission, un auteur
Le service de planification entre alors en action : déterminer qui est l'éditeur disposant de l'expertise appropriée pour chaque mission est le quotidien de nos planificateurs ! Ils doivent également trouver un juste équilibre entre leur présence aux réunions de rédaction et leur travail éditorial. Gardiens de leur emploi du temps, ils élaborent méticuleusement, semaine après semaine, un horaire personnalisé.
"Mon rôle est de gérer une équipe de rédacteurs et d'organiser leurs plannings (sur place ou à distance) et leurs rédactions, en fonction de différents critères : localisation géographique, planning des missions, équipes de rédacteurs rattachées à chaque client, types de documents à rédiger, délais de livraison...", explique l'un de nos responsables du département Planning.
"L'intervention du service de planification est une garantie de qualité et de continuité du service. Nous faisons le lien entre les chefs de projet, les rédacteurs et les autres acteurs de la production".
Dans Réunions, Organisation des priorités
Le jour J est arrivé : le rédacteur assiste, en face à face ou à distance, à la réunion : enregistrement audio, identification des participants et surtout... prise de notes ! La concentration est le fil rouge de l'éditeur lors de ces réunions.
Lors de la réalisation d'une synthèse, ils commencent leur travail d'analyse des propos tenus lors des débats. Si le document n'est pas produit en temps réel, le rédacteur reprend son travail de rédaction finale dès que possible après la réunion, tant que les débats sont encore frais dans son esprit.
Yeux aiguisés
Le chef du département de la planification décrit les responsabilités du département "Formation et relecture" : "Notre équipe est chargée de recruter de nouveaux rédacteurs chez Acolad et de leur offrir une formation complète. Par la suite, nous avons méticuleusement relu leurs documents afin de garantir qu'ils répondent aux normes de qualité souhaitées par Acolad".
Alors que nos rédacteurs sont soigneusement choisis et produisent un travail de grande qualité, notre équipe de relecture, forte de son expérience de rédacteur, révise attentivement les documents, sans laisser de place aux erreurs ou aux imprécisions.
Une livraison en bonne et due forme
Au-delà du contenu, l'équipe de livraison veille à ce que les règles de formatage soient respectées, qu'il s'agisse d'une norme Acolad ou d'un format spécifique au client. Leur responsabilité ultime est de mettre le document à la disposition du client.
La prise en charge, jusqu'à la fin de la mission
Il arrive que nos clients souhaitent clarifier un point ou apporter une correction : le service Qualité prend alors le relais, en entrant en contact direct avec le client si nécessaire. Dans tous les cas, les spécifications des clients, comme les acronymes par exemple, sont enregistrées pour les affectations futures de ces clients.
"Notre rôle est de répondre aux questions des clients concernant nos services de rédaction linguistique. De l'analyse des commentaires des clients à la mise en œuvre des solutions, nous vérifions l'adéquation du service au cahier des charges, évaluons les documents en réécoutant les enregistrements, et les réécrivons si nécessaire. Dans le cadre de missions complexes, nous conseillons également les équipes commerciales dans l'analyse des besoins du client", explique le responsable du département Qualité.
Avez-vous déjà pensé à tout le travail que représente la rédaction d'un document ? Même si les étapes sont nombreuses, elles peuvent être bouclées en quelques heures ou en quelques jours, selon le délai imparti par le client. C'est ce processus, façonné par des décennies d'expérience, qui garantit la qualité d'Acolad.
