Atualizado a 13 de outubro de 2023

Como funciona uma tarefa de transcrição na Acolad?

Descobrir as etapas de um trabalho de escrita na Acolad. Eis os bastidores de um relatório ou resumo de uma reunião!
Como funciona uma tarefa de transcrição na Acolad?
Descobrir as etapas de um trabalho de escrita na Acolad. Eis os bastidores de um relatório ou resumo de uma reunião!

Quando as pessoas perguntam "Qual é a sua profissão?" e nós respondemos "Trabalho na Acolad, líder em serviços de localização", quem nos ouve fica muitas vezes momentaneamente desorientado. Contudo, estamos ansiosos por clarificar que a principal linha de trabalho da nossa empresa é mais complexa do que possa parecer à primeira vista!

Muitos dos nossos clientes não conhecem realmente o trabalho de criar atas e resumos de reuniões até necessitarem de facto deles no seu trabalho. O que é interessante é o facto de o trabalho do editor ser apenas a ponta do icebergue, dado que o que importa é fornecer aos nossos clientes um documento completo pronto a utilizar após as suas reuniões.

Eis as principais fases de uma tarefa de redação:

Compreender o cliente

O primeiro contacto é utilizado para compreender os desafios da reunião: o tipo de reunião, o contexto e os objetivos de comunicação do cliente. Além da informação prática (data, hora, local), esta fase é decisiva para que consigamos oferecer o nível ideal de reprocessamento: a escolha certa de entre as nossas soluções de redação (transcrição, relatório, resumo) determina a satisfação final do nosso cliente.

Uma missão, um redator

O Departamento de Planeamento entra então em ação: determinar quem é o editor com os conhecimentos especializados adequados para cada missão é o dia a dia dos nossos responsáveis pelo planeamento! Também necessitam de equilibrar cuidadosamente a sua presença em reuniões editoriais com o seu trabalho editorial específico. Atuando como protetores dos seus calendários, elaboram meticulosamente um calendário personalizado semana após semana.

"A minha função é gerir uma equipa de redatores e organizar os seus calendários (no local ou remotamente) e redação, de acordo com diferentes critérios: localização geográfica, calendários da missão, equipas de redatores ligadas a cada cliente, tipos de documentos a redigir, prazos de entrega, etc.", disse um dos gestores do nosso Departamento de Planeamento.

"A intervenção do Departamento de Planeamento constitui uma garantia de qualidade e continuidade do serviço. Somos a ponte entre gestores de projetos, editores e outras funções de produção."

Em reuniões, organização prioritária

O dia D chegou: o editor participa na reunião presencialmente ou à distância: gravação de áudio, identificação de participantes e acima de tudo… tomar notas! A concentração é o fio condutor do editor durante estas reuniões.

Durante a elaboração de uma síntese, começam o seu trabalho de analisar as observações durante os debates. Se o documento não for produzido em Tempo Real, o editor resume o seu trabalho final de redação o mais rapidamente possível após a reunião, enquanto os debates ainda estão bem presentes na sua mente.

Visão aguçada

O gestor do Departamento de Planeamento descreve as responsabilidades do Departamento de "Tradução e Revisão": "A nossa equipa é responsável por recrutar novos redatores na Acolad e por lhes proporcionar formação exaustiva. Subsequentemente, revimos meticulosamente os seus documentos para garantir que cumprem as normas de qualidade desejadas da Acolad."

Embora os nossos editores sejam escolhidos cuidadosamente e produzam um trabalho de elevada qualidade, a nossa equipa de Revisão, com a sua experiência enquanto editores, reveem atentamente os seus documentos, não deixando margem para erros ou linguagem imprecisa.

Uma entrega adequada

Além do conteúdo, a equipa de entrega assegura o cumprimento das regras de formatação, quer seja uma norma da Acolad ou um formato específico de um cliente. A sua responsabilidade final é disponibilizar o documento ao cliente.

Ser atencioso, até ao fim da missão

Por vezes, dá-se o caso de os nossos clientes quererem esclarecer um ponto ou efetuar uma correção: o departamento de Qualidade assume então o controlo, entrando em contacto direto com o cliente, se necessário. Em todos os casos, as especificações do cliente, como acrónimos, por exemplo, são registadas para as tarefas futuras destes clientes.

"A nossa função é tratar das questões do cliente relacionadas com os nossos serviços de redação linguística. Da análise do feedback do cliente à implementação de soluções, verificamos a adequação do serviço às especificações, avaliamos os documentos ouvindo novamente as gravações e voltamos a redigi-los se necessário. No contexto de tarefas complexas, também aconselhamos as equipas de vendas na análise das necessidades do cliente", explica o gestor do departamento de Qualidade. 

Alguma vez pensou sobre todo o trabalho subjacente à elaboração de um documento? Embora estejam envolvidas muitas fases, estas podem ser terminadas em apenas algumas horas ou alguns dias, dependendo do prazo do cliente. É este processo, moldado por décadas de experiência, que garante a qualidade da Acolad.

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