Estudio de caso

Una empresa internacional de ciencias de la vida centraliza su gestión de proyectos de traducción

Descubre qué hizo esta importante empresa del ámbito de las ciencias de la vida para conseguir traducciones más rápidas y rentables.

 


Nuestro cliente, una empresa Fortune 50 del ámbito de las ciencias de la vida, distribuye dispositivos médicos y productos farmacéuticos y de consumo a más de 100 países y en más de 50 idiomas. La empresa tiene oficinas en todo el mundo y todas ellas necesitan traducciones.


El reto

Nuestro cliente se estaba enfrentando a muchos retos con su programa de traducción descentralizado. Los procesos eran incoherentes a través de la empresa, lo cual afectaba a la calidad y a los plazos de comercialización.

Las consecuencias del uso de este programa descentralizado fueron:

  • Dificultad para gestionar la conformidad normativa y el rendimiento de los proveedores
  • Calidad insuficiente e incoherencias entre los diferentes idiomas
  • Problemas a la hora de realizar un seguimiento y controlar el gasto en traducción
  • Falta de visibilidad y transparencia del proceso de traducción
  • Portabilidad limitada entre proveedores de servicios lingüísticos
  • Falta de ampliabilidad e interoperabilidad de las herramientas y la tecnología internas para poder responder a las crecientes necesidades de traducción

La solución

El cliente acudió a Acolad Life Sciences con varios objetivos principales, entre ellos:

  • Crear una estrategia de traducción centralizada para toda la empresa
  • Optimizar el proceso de traducción eliminando las ineficiencias
  • Integrar la tecnología existente con nuevas herramientas para obtener el máximo beneficio
  • Aumentar la visibilidad de los proyectos en curso de toda la empresa
  • Crear una única fuente acreditada de información para los activos lingüísticos que se utilizarían internamente y en toda la cartera de proveedores

La prioridad era consolidar la cartera de proveedores de traducción de más de 100 proveedores en un grupo más reducido y fácil de gestionar.

Acolad pasa a ser el principal socio de traducción

Tras un riguroso proceso de solicitud de propuestas para seleccionar a nueve proveedores oficiales, se eligió a Acolad como proveedor principal. El primer objetivo era desarrollar un programa de traducción centralizado que se implantaría a escala mundial y constaría de dos procesos operativos estándar principales:

  1. Procedimientos internos de gestión de proyectos de traducción
  2. Definición de cómo colaboraría la red del proveedor en proyectos futuros

Para apoyar el programa, como proveedor principal, Acolad también facilita la plataforma de tecnología que utilizarán todos los servicios de traducción: tanto los usuarios internos como otros proveedores aprobados. La plataforma centraliza todos los activos lingüísticos de la empresa para optimizar la colaboración entre todas las partes interesadas internas y externas:

Portal de gestión de proyectos de traducción

El portal de gestión de proyectos de traducción ofrece varias ventajas clave para el cliente, entre ellas:

Integración de la memoria de traducción

La integración del repositorio de memorias de traducción permite que todos los proveedores y divisiones puedan acceder al inventario de contenidos previamente traducidos.

 

Una de las ventajas más apreciadas del repositorio es que permite que los proveedores recuperen y descarguen el contenido de la memoria de traducción que necesitan para realizar la traducción fuera del portal, utilizando sus propios procesos y herramientas.

Integración de SAP Ariba y gestión de gastos de traducción

El portal incluye funciones de presupuestos centralizados y ofertas competitivas. La integración con SAP Ariba garantiza una captura rápida y sencilla de los costes aprobados.

 

El módulo de presupuestos de traducción incluido en el portal permite a las partes interesadas internas solicitar ofertas competitivas a todos los proveedores al mismo tiempo. Gracias a esta opción centralizada no es necesario enviar varios correos electrónicos a los distintos proveedores ni utilizar diferentes herramientas propias.

 

Una vez que el trabajo se ha adjudicado, la integración de SAP Ariba facilita la aprobación financiera, la emisión de órdenes de compra y el seguimiento financiero tanto en SAP Ariba como en el portal. El flujo de trabajo no se interrumpe, ya que el cliente no tiene que salir del portal y entrar en Ariba. Es una solución integral que comienza con la solicitud de presupuestos y termina con la emisión de la orden de compra. La integración les garantiza el cumplimiento a los proveedores aprobados. 

Estandarización de procesos

El portal también cuenta con un módulo para gestionar proyectos de traducción. Debido a la diversidad de requisitos por toda la empresa, para nuestro cliente era importante que los usuarios tuvieran la flexibilidad necesaria para poder crear sus propios flujos de trabajo adaptados a sus necesidades. El portal mantiene un buen equilibrio entre estandarización de procesos y flexibilidad, a la vez que registra una pista de auditoría detallada para cada proyecto.

Mejora en la coherencia de los contenidos

A través del repositorio de archivos, el portal almacena los glosarios, convenciones estilísticas, plantillas y procedimientos operativos normalizados adicionales para agilizar los procesos y garantizar la coherencia de todos los contenidos traducidos.

Adopción y diseño: experiencia de usuario intuitiva

El objetivo, aparte de contar con una funcionalidad potente, también era desarrollar una plataforma intuitiva y fácil de usar, adaptada a las necesidades del cliente y a los distintos perfiles de usuario. El propósito era garantizar que todos los usuarios pudieran aprender y adoptar el sistema en unos minutos, en lugar de tardar días o semanas.

 

El diseño intuitivo minimiza la necesidad de tener que facilitar una formación y una documentación demasiado largas. En última instancia, pensamos que los usuarios no tienen por qué entender los entresijos del proceso de traducción para gestionar su trabajo: el portal se ocupa ello. 

El resultado

Desde la puesta en marcha del portal, el tiempo de los procesos de traducción ha disminuido considerablemente, ya que ahora las divisiones de toda la empresa pueden aprovechar el contenido previamente traducido para sus propios proyectos. En lo que respecta a los proveedores, en lugar de tener acceso únicamente a las memorias de traducción que han creado para el cliente a lo largo de los años, ahora tienen acceso a las memorias de traducción compartidas de otros ocho proveedores, lo cual garantiza la coherencia de todo el contenido traducido.

Al animar a los proveedores a que presenten ofertas competitivas para los proyectos con una plantilla de presupuesto estándar, nuestro cliente ha podido reducir los costes de los proyectos y los plazos de entrega. Los proveedores saben que trabajan en un entorno muy competitivo y se les anima a ofrecer precios agresivos y ser innovadores para poder entregar los proyectos más rápido.

A medida que estos se completan, los proveedores van cargando memorias de traducción nuevas, de manera que la base de datos de contenidos traducidos que pueden reutilizarse es cada vez mayor, lo cual ayuda a reducir costes.

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  • 3000 usuarios
  • 14 000 proyectos realizados
  • Reducción de costes
  • Mejor coherencia entre los contenidos traducidos
  • Entregas de proyectos más rápidas

Observaciones de los usuarios

«Valoro mucho la transparencia que ha creado el portal; se acabaron los quebraderos de cabeza de tener que gestionar a mis proveedores».

«¡No me puedo creer todo el tiempo que me estoy ahorrando con esta herramienta!» 

«Es fantástico poder utilizar una herramienta claramente diseñada para mí, no para mis proveedores».

«Fue muy revelador descubrir la cantidad de contenido previamente traducido que había en la empresa y que puedo utilizar. Ha supuesto un enorme ahorro de tiempo y costes».

«Acabo de usar la herramienta por primera vez. Ha sido increíblemente fácil».

«Este programa y esta plataforma suponen una gran transformación para nuestra empresa».

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