Quando in un evento multilingue nessuna singola parte è responsabile dell’intera catena di erogazione, l’interpretariato ha un esito negativo. Non perché un interprete commetta un errore, ma perché la piattaforma, l'infrastruttura audiovisiva (AV) e il team di interpreti sono gestiti da fornitori separati che non condividono alcuna responsabilità.
L'interpretariato per eventi comprende l'erogazione di interpretazione simultanea, ibrida e in loco per conferenze, summit ed eventi aziendali. Questo articolo spiega quali sono le cause degli errori di erogazione e come prevenirli.
Le ragioni alla base dell'insuccesso di un interpretariato per eventi dal vivo
Un evento multilingue dal vivo si basa su diversi componenti interdipendenti: la piattaforma RSI, il team di interpreti, l'infrastruttura AV, il tecnico in loco e un piano di contingenza in caso di problemi di uno qualsiasi di questi elementi. Nella maggior parte degli ambienti, questi componenti sono gestiti da fornitori separati.
Quando qualcosa va storto durante una sessione live, la domanda è immediata: a chi spetta la risoluzione del problema? Se la risposta non è chiara sin dall’inizio, nessuno se ne assumerà la responsabilità nel corso dell'evento.
Un canale linguistico che non si attiva per una sessione plenaria. Una piattaforma RSI incompatibile con l'infrastruttura AV in loco. Un interprete che non riesce a connettersi prima dell'apertura. Ognuno di questi scenari rappresenta un fallimento visibile e in tempo reale di fronte a un pubblico internazionale. Ha ripercussioni dirette sull'organizzatore e non c’è alcun margine di recupero una volta che si verifica.
Il rischio in un evento multilingue va oltre il problema tecnico - può danneggiare la reputazione.
Quali differenze effettive comporta la collaborazione con un unico fornitore
Quando si lavora con un unico fornitore per un evento multilingue, si ha un unico punto di contatto per ogni componente del servizio: il team di interpreti, la piattaforma e l'infrastruttura AV in loco. Se qualcosa va storto durante una sessione, non si perde tempo a capire quale sia il fornitore responsabile. Si ha un solo numero da chiamare, perché è chiaro che la responsabilità di risolvere il problema spetta a quel fornitore.
Ciò comporta anche un unico contratto, un'unica serie di SLA e un'unica visione di rendicontazione dopo l'evento. Non relazioni con tre fornitori separati, ognuno dei quali copre il proprio ambito e si ferma lì.
Per eventi su larga scala, è questa la questione più importante. Alla COP30, Acolad ha fornito 885 sessioni di interpretariato nell'arco di 11 giorni coprendo diverse combinazioni linguistiche e formati di sessione: una portata operativa tale che non lascia spazio a lacune di coordinamento tra i fornitori.
In loco, RSI e ibrido: abbinare il formato al profilo di rischio
Il formato di erogazione dipende dal tipo di evento e dal suo profilo di rischio.
L'interpretariato in loco con interpreti in cabina è necessario quando la presenza fisica fa parte del protocollo, quando l’evento si svolge in contesti diplomatici di alto profilo o quando l’ambiente AV non supporta in modo affidabile una connessione remota. Rimane lo standard di riferimento per gli eventi internazionali di alto livello, dove qualsiasi dipendenza tecnica rappresenta un rischio inaccettabile.
L'RSI è adatto a vertici aziendali, riunioni di consigli di amministrazione internazionali e ad eventi distribuiti in cui i partecipanti si collegano da diverse sedi. Gli interpreti lavorano da un hub o da un ambiente remoto. I partecipanti ricevono l'audio tramite un'app o una piattaforma. L'RSI ha ampliato le possibilità di realizzazione anche senza un'infrastruttura completa con cabine, introducendo formati ibridi in cui alcuni partecipanti sono presenti in loco e altri da remoto.
L'erogazione ibrida combina entrambe le modalità. Gli interpreti in loco coprono le sessioni plenarie principali. L'RSI supporta sessioni di breakout o combinazioni linguistiche aggiuntive laddove una copertura completa con cabine non sia giustificata dal numero di partecipanti. Si tratta di una scelta sempre più frequente per i grandi eventi che gestiscono più lingue in più sale.
Tre domande da porsi prima di definire l'approccio all'interpretariato per un evento
Prima di definire l'approccio all'interpretariato, vale la pena porsi tre domande. Le risposte ti diranno se il fornitore è effettivamente in grado di gestire l'erogazione o se ti scaricherà la responsabilità del problema nel momento in cui se ne presenterà uno.
Prima domanda: a chi spetta la responsabilità del piano di contingenza? Un fornitore che mette a disposizione gli interpreti ma non controlla la piattaforma o l'infrastruttura AV non è in grado di far fronte ad eventuali problemi che dovessero sorgere per uno qualsiasi di questi elementi. Chiedi esplicitamente quale sia la procedura di escalation se la connessione dalla cabina si interrompe o se un interprete non riesce a connettersi. Se la risposta comporta la chiamata di un altro fornitore, si tratta di una lacuna a livello di responsabilità.
Seconda domanda: come vengono abbinati gli interpreti ai contenuti specialistici? Un summit con contenuti tecnici o politici specifici richiede interpreti con competenza nel settore, non solo la copertura linguistica. Il processo di verifica e abbinamento è un indicatore diretto della qualità.
Terza domanda: come si svolge la rendicontazione post-evento? Per le organizzazioni che gestiscono eventi ricorrenti, la rendicontazione per sessione, combinazione linguistica e indicatore di qualità rappresenta il modo in cui il servizio migliora nel tempo. Un fornitore che non è in grado di generare quei dati non sta gestendo un servizio: sta eseguendo un’attività una tantum.
Concetti chiave
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La maggior parte degli insuccessi nell'interpretariato per eventi sono dovuti a lacune di coordinamento, non a errori dell'interprete. Quando più fornitori condividono l'erogazione del servizio senza che vi sia un unico responsabile, nessuno si assume la responsabilità del problema quando questo si manifesta in tempo reale.
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La collaborazione con un unico fornitore comporta un unico contratto, un unico SLA e un unico punto di contatto per interpreti, piattaforma e infrastruttura AV. Non spetta a te gestire il coordinamento, ma al tuo fornitore.
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L'interpretariato in loco rimane lo standard per gli eventi internazionali di alto profilo con vincoli diplomatici, normativi o di dipendenza dall'AV. L'RSI è adatto a formati distribuiti e ibridi. La modalità di erogazione ibrida combina entrambe le soluzioni in base al profilo di rischio della sessione.
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Prima di stipulare un contratto, verifica chi è il responsabile del piano di contingenza, come vengono abbinati gli interpreti ai contenuti specialistici e cosa prevede la rendicontazione post-evento.
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Il rischio in un evento multilingue non è il guasto tecnico. Si tratta di un fallimento reputazionale di fronte a un pubblico internazionale senza possibilità di recupero.
